15

Лекция 15

Общие сведения о текстовом процессоре Microsoft Word

Общее название программных средств, предназначенных для создания, редакти­рования и форматирования простых и комплексных текстовых документов, — тек­стовые процессоры. В настоящее время в России наибольшее распространение имеет текстовый процессор Microsoft Word. Это связано прежде всего с тем, что его создатели относительно давно предусмотрели локализацию программы в России путем включения в нее средств поддержки работы с документами, исполненными на русском языке.

Основные версии текстового процессора Microsoft Word

Первоначальные версии текстового процессора Microsoft Word относятся к восьми­десятым годам и, соответственно, к операционной системе MS-DOS. Последней версией процессора для неграфической операционной среды была версия Microsoft Word 5.0. Она позволяла создавать, редактировать и распечатывать форматированные текстовые документы.

Основным преимуществом текстового процессора Word 5.0, отличавшим эту программу от конкурентных продуктов, была возможность встраивания в текст графических объектов, правда, без взаимодействия текста и графики (обтекания графических изображений текстом). Сегодня текстовым процессором Word 5.0 продолжают пользоваться при работе на устаревшем оборудовании (IBM PC AT 286).

Принцип WYSIWYG впервые был реализован в следующей версии программы, которая называлась Microsoft Word for Windows (Word 6.0). Благодаря этому прин­ципу значительно упростились и стали наглядными приемы форматирования доку­ментов. Будучи приложением Windows 3.1, программа получила возможность исполь­зовать системный буфер обмена, а пользователи получили мощное и удобное средство для создания комплексных документов.

Следующая версия программы называлась Microsoft Word 95 (Word 7.0). Она была ориентирована на графическую операционную систему Windows 95. Основным достижением этой версии стало то, что после нее текстовый процессор уже не рас­сматривается только как отдельное приложение. В состав офисного пакета Microsoft Office входит несколько приложений (с каждой новой версией пакета этот состав расширяется), и на процессор Microsoft Word возлагаются дополнительные функции интеграции прочих приложений. Он занимает центральное положение в системе и позволяет организовать эффективный обмен данными между составляю­щими приложениями, что позволило в значительной степени автоматизировать разработку офисных документов разной содержательности и сложности.

Еще одним важным нововведением седьмой версии стало управление взаимодействием текста со встроенными объектами, что значительно расширило набор возможностей при форматировании документов

Восьмая версия программы Microsoft Word 97 (Word 8.0), вошедшая в состав пакета Microsoft Office 97, внесла относительно мало практически полезных изменений для повседневной офисной работы. Так, например, ее жесткая ориентация на использо­вание шрифтов UNICODE затруднила обмен данными с большинством приложений, выпущенных «третьими» фирмами, и создала пользователям проблемы при печати материалов на большинстве печатающих устройств. Дополнительные средства оформления текстовых документов, представленные в этой версии, имели практи­ческое значение только при разработке электронных (экранных) документов. Начиная с этой версии текстовый процессор Microsoft Word можно рассматривать как средство автоматизации авторской деятельности (authoring system). При использо­вании этой программы следует четко определять целевой объект — документ элек­тронный или печатный. Для разных типов документов используют разные средства, приемы и методы. Применение неадекватных средств значительно усложняет последующие этапы работы с документом. В итоге, в качестве средства разработки электронных документов Word 97 не заменил Web-редакторы, а в качестве средства создания печатных документов внес ряд неудобств по сравнению с предыдущей версией Word 95.

Следующей версией текстового процессора Microsoft Word 2000 (Word 9.0), входящая в состав пакета Microsoft Office 2000. В ней устранены основные недостатки предыдущей версии, заметно улучшена система управления и введены мощные средства поддержки сетевых режимов работы. Предполагается, что основным стилем производительной работы с текстовым процес­сором Word 2000 должна стать совместная деятельность рабочих групп над общими проектами в рамках корпоративных сетей.

Последней (к времени Ноября 2002 г.) является версия текстового процессора Microsoft Word XP (Word 10.0), входящая в состав пакета Microsoft Office XP. В ней устранены основные недостатки предыдущей версии, заметно улучшены средства поддержки сетевых режимов работы. Предполагается, что основным стилем производительной работы с текстовым процес­сором Word должна стать совместная деятельность рабочих групп над общими проектами в рамках корпоративных сетей.

Рабочее окно процессора Microsoft Word.

Рабочее окно процессора Microsoft Word имеет основные элементы управления:

строка меню, панель инструментов, рабочее поле и строка состояния, включающая индикаторы. Начиная с процессора Microsoft Word 95, панель инструментов является настраиваемой.

Режимы отображения документов

Начиная с шестой версии Microsoft Word поддерживает несколько режимов пред­ставления документов.

В обычном режиме представляется только содержательная часть документа без рекви­зитных элементов оформления, относящихся не к тексту, а к печатным страницам (колонтитулы, колонцифры, подстраничные сноски и т. п.). Этот режим удобен на ран­них этапах разработки документа (ввод текста, редактирование, рецензирование), а так­же во всех случаях, когда содержательная часть документа имеет более высокое значе­ние, чем внешнее представление. В этом режиме операции с объемными документами проходят быстрее, что важно при работе на малопроизводительных компьютерах.

В режиме Web-документа экранное представление не совпадает с печатным. Это отступление от принципа WYSIWYG, но оно характерно для электронных публи­каций в World Wide Web, поскольку заранее не известно, каким средством про­смотра и на каком оборудовании будет отображаться документ. Понятие печатной страницы для электронных документов не имеет смысла, поэтому назначенные пара­метры страницы не учитываются, а форматирование документа на экране является относительным. В этом режиме разрабатывают электронные публикации.

В режиме разметки экранное представление документа полностью соответствует печатному, вплоть до назначенных параметров печатной страницы. Этот режим удобен для большинства работ, связанных с форматированием текста, предназна­ченного для печати.

В режиме структуры документ отображается с утрированным выделением его структуры. Режим полезен в тех случаях, когда разработку документа начинают с создания плана содержания. Он отличается тем, что при его включении на панели инструментов автоматически открывается вспомогательная панель Структура, эле­менты управления которой позволяют править структуру документа.

Выбор одного из четырех вышеуказанных режимов представления документа выпол­няют с помощью командных кнопок, расположенных в левом нижнем углу окна приложения, или командами меню Вид.

Через меню Вид доступно также специальное представление (пятый режим) Схема документа, при котором окно приложения имеет две рабочие панели. На левой панели представляется структура документа, а на правой — сам документ. Этот режим, сочетающий достоинства режима разметки и режима структуры, полезен при навигации по объемному документу — его удобно использовать не при создании, а при просмотре документов сложной структуры.

Через меню Файл доступны еще два режима представления документа, используе­мые для предварительного просмотра. Для электронных документов используют команду

Файл > Предварительный просмотр Web-страницы, а для печатных доку­ментов —

Файл > Предварительный просмотр. В первом случае созданный документ отображается как Web-страница в окне броузера, зарегистрированного операци­онной системой в качестве принятого по умолчанию (желательно, чтобы это был броузер Microsoft Internet Explorer 5.0 или 6.0). Во втором случае документ представляется в специальном окне.

Приемы работы с командами строки меню

Как и в большинстве других приложений, корректно соблюдающих идеологию Windows, строка меню текстового процессора Microsoft Word как элемент управ­ления отличается тем, что обеспечивает доступ ко всем функциональным возмож­ностям программы. Не всегда этот доступ самый удобный, во многих случаях другие элементы управления использовать проще, но строка меню удовлетворяет прин­ципу функциональной полноты.

Меню, открывающиеся из строки меню, обладают свойством функциональной автонастройки. Расширенные возмож­ности приложения не могли не отразить­ся в изобилии элементов управления, открываемых через строку меню. В нем не всегда удобно ориентироваться. Поэто­му пункты строки меню открываются в два приема. На первом этапе открывают сокращенное меню, и, если необходимого элемента управления в нем нет, откры­вают расширенное меню наведением ука­зателя мыши на пункт раскрытия. Ис­пользованные пункты расширенной части меню далее открываются в составе сокра­щенного меню.

Панели инструментов Microsoft Word

Начиная с седьмой версии Microsoft Word поддерживает возможность самостоя­тельной настройки панелей инструментов. Настройку выполняет пользователь путем подключения функциональных панелей, необходимых ему по роду деятель­ности (Вид > Панели инструментов). Расширение общей панели инструментов со­провождается некоторым уменьшением площади рабочего окна документа. Пере­мещение функциональных панелей производят методом перетаскивания за рубчик, расположенный на левом краю панели.

В последней версии текстового процессора панели инструментов не только допус­кают настройку, но и обладают контекстной чувствительностью. Так, при выделе­нии в поле документа какого-либо объекта, автоматически открывается панель инструментов, предназначенная для его редактирования.

Назначение панелей инстру­ментов:

Стандартная

Элементы управления файловыми операциями, редактированием, экранным отображением

Устанавливается по умолчанию

Форматирование

Элементы управления форматированием документа

Устанавливается по умолчанию

Visual Basic

Доступ к средствам создания и редактирования макросов и Web-сценариев, а также к настройке средств обеспечения безопасности при запуске макросов

Макросы служат для автоматизации типовых операций. Web-сценарии обеспечивают динамичный характер просмотра Web-страниц

Web

Элементы управления для навигации в Web-структурах данных

В качестве Web-структур могут выступать World Wide Web, корпоративные сети Intranet, системы Web-документов локального компьютера

Web-компоненты

Комплект готовых компонентов для создания элементов управления Web-страницы или электронной формы

применяются для создания обратной связи с потребителем документа (опросные листы, анкеты, бланки заказов и заявок и прочее)

Word-Art

Элементы управления для создания художественных заголовков

Автотекст

Средство быстрого доступа к настройке функции автотекста

Одновременно прадоставляет быстрый доступ к средствам настройки функций автозамены и автоформата

База данных

Элементы управления, характерные для работы с базами данных (сортировка, поиск, управление структурой таблиц и прочее)

В качестве базы данных могут выступать как таблицы Access, так и собственные таблицы Word

Буфер обмена

Средство управления расширенным буфером обмена Word 2000

Буфер обмена Word 2000 в отличие от стандартного буфера обмена Windows может содержать до 12 объектов

Настройка изображения

Элементы управления для основных функций настройки растровых изображений

Позволяют настраивать яркость, контрастность, размер, рамку, режимы обтекания текстом и прочие параметры выделенного растрового объекта

Рамки

Элементы управления для создания фреймов (не путать с рамками, создаваемыми с помощью панели инструментов Таблицы и границы)

Word 2000 поддерживает два типа фреймов. Фреймы в электронных документах представляют собой особью прямоугольные области, предназначенные для вывода нескольких Web-документов в рамках одной Web-страницы. Фреймы в печатных документах представляют особые области печатной страницы для вывода специальной информации, например колонтитулов

Рецензирование

Элементы управления для проведения редактирования и комментирования документов без искажения исходного текста

Измененные данные сохраняются в том же документе на правах новых версий. Автор исходного текста имеет возможность просмотреть замечания и предлагаемые изменения, после чего принять их или отвергнуть

Рисование

Элементы управления и инструменты для выполнения простейших чертежно-графических работ

Графические объекты, создаваемые инструментами данной панели, имеют характер векторных объектов

Таблицы и границы

Элементы управления для создания таблиц и оформления текстовых блоков рамками

Дополнительно предоставляет средства для сортировки данных и проведения итоговых расчетов в таблицах (функция Автосумма)

Формы

Элементы управления для разработки стандартных форм

Word 2000 позволяет создавать три типа форм: Web-формы, являющиеся объектами Web-страниц; формы Word, распространяемые и заполняемые как электронный документ; печатные формы

Элементы управления

Набор готовых компонентов ActiveX для создания элементов управления Web-страниц и Web-форм

Средства данной панели инструментов позволяют не только использовать около 150 готовых компонентов, но и проводить установку и регистрацию дополнительных компонентов ActiveX