Дерево целей организации
Общие функции управления
Целевая модель организации является исходной базой для определения объемов и видов управленческих работ, которые обеспечивают их достижение. Речь идет о функциях, которые входят составными частями в любой процесс управления вне зависимости от особенностей (размера, назначения, формы собственности и пр.) той или иной организации. Дать исчерпывающий перечень функций управления весьма затруднительно. Но несмотря на многообразие, они подразделяются на общие и конкретные.
Общими функциями являются: планирование; организация; координация и регулирование; мотивация; контроль. Они представляют собой части управленческого цикла, определяют специализацию труда управленческого персонала. Характерной особенностью общих функций является их взаимное проникновение друг в друга. Например, планирование организуется, координируется, стимулируется, контролируется, анализируется. Организация планируется, координируется, стимулируется, контролируется и т.д.
1. Планирование - это вид управленческой деятельности, связанный с составлением планов организации и ее составных частей. По своей сути, функция планирования отвечает на три следующих основных вопроса:
Где мы находимся в настоящее время? (оценка сильных и слабых сторон организации).
Куда мы хотим двигаться? (оценка возможностей и угроз в окружающей организацию среде и определение целей и задач организации).
Как мы собираемся сделать это? (разработка стратегий, программ и планов для достижения целей, определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам).
Прогнозирование и планирование определяют перспективу развития и будущее состояние системы производства. Оказывая активное воздействие на систему, они способствуют усилению темпов развития производства, обнаружению дополнительных резервов, материальных источников, применению передовых методов и форм воздействия на весь производственный механизм.
В командно-административной системе планирование на предприятии выполняло роль инструмента постановки задач подразделениям и распределения ресурсов между ними для реализации однозначно заданных сверху целей. Оно также было средством контроля и оценки результатов работы. Его главная характерная черта - директивность - отражала концепцию народнохозяйственного планирования как единой системы планов, каждый из которых должен точно выполнять предписанные ему задания и обеспечивать тем самым бесперебойную работу всего народнохозяйственного механизма управления. Общепризнанно, что это сыграло положительную роль, так как без научно обоснованного планирования, сосредоточения усилий и ресурсов на главных направлениях, строгой государственной дисциплины и подчинения личных и коллективных интересов государственным в стране не была бы ликвидирована неграмотность, не был бы создан второй в мире по величине индустриальный потенциал и т.д.
В новых условиях хозяйствования планы предприятия не "спускаются" сверху, ресурсы обеспечиваются за счет собственных средств, а ответственность за ассортимент, качество и результаты полностью несут сами организации. В связи с этим план становится основой деятельности, так как без него невозможно: обеспечить согласованность в работе всех составных частей организации и во взаимосвязях с рыночной инфраструктурой; контролировать процессы; определять потребность в ресурсах; стимулировать трудовую активность работающих на предприятии.
Сам процесс планирования позволяет более четко формулировать целевые установки и использовать систему показателей, необходимую для последующего контроля результатов. Важно и то, что планирование укрепляет взаимодействие руководителей разных уровней и служб организации.
Планы - это не директивы, которым надо жестко следовать, а индикаторы, показывающие эффективные пути решения целей и задач организации в конкретной ситуации ее развития.
Планирование - это непрерывный процесс использования новых путей и способов в совершенствовании деятельности организации за счет выявленных возможностей окружающей среды, анализа сильных сторон, возникновения новых условий и факторов.
Организация - функция управления, задачей которой является формирование структуры организации, а также обеспечение всем необходимым для ее нормальной работы - персоналом, материалами, оборудованием, зданиями, денежными средствами и др.
Эта функция управления на предприятии охватывает главным образом исполнительскую и оперативную деятельность. Ее цели - формирование управляющей и управляемой подсистем, установление конкретных параметров, режимов работы подразделений предприятия, отношений между ними.
Организовать - это значит разделить на части и делегировать выполнение общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий, а также установления взаимосвязей между различными видами работ.
В результате действия функции организации управления достигается соответствие существующей системы новым целям, установленным в плановых заданиях. Если такого соответствия нет, то при помощи организации создаются новые системы или реорганизуются старые в целях придания им качеств, необходимых для достижения поставленных целей.
Функция организации охватывает всю систему управления. Ее особенностью по сравнению с другими функциями является то, что она обеспечивает взаимосвязь и эффективность действия всех других функций.
Посредством организации соединяются люди и подразделения в единый производственный организм. Однако это соединение не случайно, а подчинено законам управления и задаче производства. Благодаря действию функции организации устанавливается и взаимодействие между объектом и субъектом управления.
Мотивация - это деятельность, имеющая целью активизировать трудовой коллектив и каждого работающего в организации и побудить их эффективно трудиться для выполнения целей, сформулированных в планах. В процессе мотивации:
устанавливаются или оцениваются неудовлетворенные потребности;
формулируются цели, направленные на удовлетворение потребностей;
определяются действия, необходимые для удовлетворения потребностей.
Действия по мотивации включают экономическое и моральное стимулирование, обогащение самого содержания труда и создание условий для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития. Осуществляя эту функцию, менеджеры должны постоянно воздействовать на факторы результативной работы членов трудового коллектива. Современные менеджеры внимательно относятся к таким факторам, как разнообразие работы по содержанию;
рост и расширение профессиональной квалификации работающих;
удовлетворение от работы и ее результатов;
повышение ответственности;
условия для проявления инициативы;
осуществление самоконтроля.
Определение степени достижения поставленных целей осуществляется при помощи контроля, который представляет собой процесс установления отклонения от предусмотренных величин и действий людей в хозяйственной деятельности.
Посредством функции контроля выявляются проблемы, что позволяет скорректировать деятельность организации на предотвращение кризисного положения. Контроль позволяет фиксировать ошибки, сознательные и несознательные нарушения и исправлять их до того, как они возникнут на пути достижения цели. Вместе с тем контроль дает возможность определить, какая деятельность была наиболее эффективна.
Контроль не должен ограничиваться только рамками деятельности контрольных органов. Он входит в обязанности руководителя любого ранга. Контроль способствует укреплению дисциплины и соблюдению законности. Благодаря ему, обеспечиваются единство решений и их выполнение, достижение поставленных задач, а также предупреждаются ошибки и недоработки.
Координация - функция, обеспечивающая бесперебойность и непрерывность процесса управления. Главная задача координации - достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Коммуникации - это сеть информационных каналов между частями организации. Главная цель координации - устранение помех и отклонений от заданного режима работы.