15.Понятие электронного офиса. Типовые процедуры обработки документов в электронном офисе

Множество взаимосвязанных компьютерных технологий, осуществ­ляющих автоматизацию документооборота: сбора, хранения, передачи и рассылки документов называют электронным офисом. Эти технологии безбумажного делопроизводства, выполняемые прикладными программа­ми, основаны на использовании информационных систем и сетей, позво­ляющих достичь важных целей:

·              автоматизация обработки и передачи документов;

·              хранение документации в памяти систем;

·              интеграция всех процессов документооборота;

·              повышение информированности руководства;

·              уменьшение стоимости документального обеспечения;

·              сокращение времени поиска документов;

·              создание качественно новой информационной базы документации.

 

В результате этого, электронный офис осуществляет комплексную обработку документов, связанных с деятельностью организации или пред­приятия. Используемые здесь технологии опираются на базы данных, ин­формационные хранилища, электронные библиотеки. В перечень функций, выполняемых электронным офисом, входят:

·              учет и анализ корреспонденции;

·              учет кадров и ведение бухгалтерии;

·              составление и отслеживание договоров;

·              обслуживание производства заказов, сбыта продукции;

·              выполнение экспертиз и проведение консультаций;

·              анализ и разработка предложений по ликвидации узких мест;

·              проведение баланса и оценок работы;

·              ревизия отчетности;

·              ведение электронных картотек.

 

Широкое распространение в электронных офисах получают службы экспертиз и консультативные службы. Они включают анализ и контроль за деятельностью (ревизия отчетности, баланс, оценка работы). Задачей электронных картотек является хранение, каталогизация, и поиск докумен­тов. Календарное планирование предоставляет возможность составления планов проведения мероприятий. Важным процессом, выполняемым в электронном офисе, является обработка изображений, от простых гистограмм до сложных географиче­ских карт и технических чертежей. Программное обеспечение компьютер­ной графики позволяет осуществлять всевозможную обработку докумен­тов.

 

В электронных офисах широко используется служба обработки тек­стов. Она позволяет форматировать, редактировать, запоминать и распеча­тывать документы. Служба тесно связана с электронной почтой. Сообще­ния, пересылаемые по этой почте, создаются и редактируются благодаря программе-редактору. Полученные документы размещаются в специально создаваемых для этих целей базах данных. Все большую популярность по­лучают телеконференции. Методы анализа позволяют классифицировать документы по их содержанию. Эти же методы дают возможность разме­щать документы в запоминающих устройствах и осуществлять поиск нуж­ных документов.

 

Передача документов сотрудникам требует решения вопросов, ко­му, в какое время и что надо направлять. Чаще всего, необходим обмен информацией между сотрудниками, участвующими в решении общей зада­чи. Необходимо также наблюдение за сроками выполнения возникающих работ. Создание электронного офиса позволяет заменять компьютерами сотрудников, выполняющих монотонную и не требующую высокой квали­фикации работу (обработка корреспонденции, подготовка отчетов). По­степенно, по мере расширения функций, выполняемых электронным офи­сом, работа остальных сотрудников становится все более активной и твор­ческой.

16.Программные средства электронного офиса

 

Для электронного офиса разрабатывается и предлагается обширное программное обеспечение, которое решает множество задач, связанных с конторской деятельностью. В их число входит:

·         использование текстового и графического редактора;

·         работа с электронными таблицами;

·         применение систем управления базами данных и информацион­ными хранилищами;

·         использование программ подготовки презентаций.

 

Особо важную роль в электронном офисе имеет система управления документами предприятия либо организации. Она обеспечивает работу со всей информацией, связанной с деятельностью юридических лиц. Необхо­димость в использовании этой системы связана с тем, что документы, хра­нящиеся в базах данных общества, содержат много ценного, выявляемого лишь при комплексной их обработке. Этой цели отвечает система, обеспечивающая управление документами, т.е. способная созда­вать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы. Главная обязанность этой системы – поиск и индексирование докумен­тов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно также знать, кто пользуется документами в любой мо­мент времени.

 

Основными функциями системы являются:

·              прием, регистрация и учет документов;

·              упорядочение и классификация документов;

·              обработка документов;

·              дописывание комментариев к документам;

·              поиск документов по названиям разделов, ключевым словам, синони­мам, словам с похожим написанием;

·              создание личных библиотек документов;

·              изменение конфигурации документов;

·              контроль версий документов при их модификации;

·              предоставление возможности удаленного доступа к документам не зави­симо от места их хранения;

·              управление информацией;

·              обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;

·              пересылка и рассылка документов;

·              администрирование учета и архивирования данных.

 

Ядром системы является комплекс прикладных программ, включая информационное хранилище, расположенных на сервере. Специальные программы обеспечивают удобный интерфейс пользователя с ядром. Тре­тий элемент структуры системы – средство индексирования документов, их поиска, размещенное в файл-сервере. Здесь регистрируются места хране­ния документов. Последние могут находиться в любых объектах сети.

17.Аппаратные средства электронного офиса

Аппаратные средства электронного офиса – это устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных. Они подразделяются на основные и дополнительные. Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько ПК, объединенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать, устройства автоматического ввода информации. Дополнительные аппаратные средства электронного офиса служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов.

18.Пользовательский интерфейс и его виды

Пользовательский интерфейс или интерфейс пользователя (англ. «User interface») в информационных технологиях – это элементы и компоненты программы, которые оказывают влияние на взаимодействие пользователя с программным обеспечением; это совокупность правил, методов и программно-аппаратных средств, обеспечивающих взаимодействие пользователя с компьютером.

Пользовательский интерфейс – это совокупность информационной модели проблемной области, средств и способов взаимодействия пользователя с информационной моделью, а также компонентов, обеспечивающих формирование информационной модели в процессе работы.

Пользовательский интерфейс означает среду и метод общения человека с компьютером (совокупность приемов взаимодействия с компьютером). Интерфейс часто отождествляется с диалогом, который подобен диалогу или взаимодействию между двумя людьми. Он включает правила представления информации на экране и правила интерактивной технологии, например, правила реагирования человека-оператора на то, что представлено на экране.  С точки зрения категорий пользователей можно выделить:

 интерфейс конечного пользователя, обеспечивающий выбор объектов и методов из предлагаемого (чаще всего фиксированного) набора;

 интерфейс системного администратора, обеспечивающий расширенный набор средств и позволяющий изменять или создавать новые интерфейсные объекты или сценарии.

Однажды грамотно разработанный интерфейс пользователя способствует экономии времени пользователей и разработчиков. Для пользователя уменьшается время изучения и использования системы, сокращается число ошибок, появляется чувство комфортности и уверенности. Разработчик может выделять общие блоки интерфейса, стандартизировать отдельные элементы и правила взаимодействия с ними, сокращать время проектирования системы.  Эти блоки позволяют программистам создавать и изменять приложения более просто и быстро. Например, из-за того, что одна и также панель может быть использована во многих системах, разработчики приложений могут использовать одни и те же панели в различных проектах.

19.Принципы построения пользовательских интерфейсов

Пользовательский интерфейс (англ. user interface,UI) является своеобразным коммуникационным каналом, по которому осуществляется взаимодействие пользователя и компьютера.

Стандарт в информатике определяют как общепринятые требования, предъявляемые к техническому, программному, информационному и иному обеспечению, которые обеспечивают возможность стыковки и совместной работы систем. Различают:  1) стандарты де-юре (объявленные и принятые официально);  2) стандарты де-факто (не оформленные в виде документа, но применяемые на практике).

Развитие информационных технологий связано с национальными и международными стандартами. Международные стандарты создаются на основе следующих принципов, определенных Всемирной торговой организацией (ВТО):  1) открытость,  2) прозрачность,  3) непредвзятость и соблюдение консенсуса,  4) эффективность и целесообразность,  5) согласованность и нацеленность на развитие.

Принципы создания удобного интерфейса известны. В качестве самых общих принципов при создании пользовательских интерфейсов можно рассматривать три основных положения:

1. Программа должна помогать выполнить задачу, а не становиться этой задачей.

2. При работе с программой пользователь не должен ощущать себя дураком.

3. Программа должна работать так, чтобы пользователь не считал компьютер дураком.

   Первый принцип — это так называемая "прозрачность" интерфейса. Интерфейс пользователя должен быть интуитивно понятным, простым для освоения, и не создавать для пользователя проблем, которые он вынужден будет преодолевать в процессе работы. Используйте стандартные, без излишнего украшательства компоненты, применяйте привычные, используемые аналогичными программами приёмы управления, и Вы достигнете критериев выполнения первого принципа.    Второй принцип заключается в пренебрежении интеллектуальными способностями пользователей. часто пользователи не только не умеют работать за компьютером, но и просто боятся предпринять что-либо самостоятельно. Поэтому интерфейс пользователя должен быть максимально дружественным.    Тем более, что опасения пользователей зачастую оправданны, ведь стоимость программы, да и самого компьютера не идёт ни в какое сравнение со стоимостью, например, созданной многолетними усилиями базы данных. Именно поэтому программист при создании интерфейса пользователя обязан всегда встраивать в программу "защиту от дурака" - от неправильных действий и ввода пользователем неверных данных. Но некоторые программисты чересчур увлекаются такой защитой, делают ее слишком назойливой, и в результате работа программы напоминает знаменитое "шаг влево, шаг вправо считается побегом"! И то, что программист создаёт как решение проблемы, само начинает создавать проблемы.    Для соблюдения второго принципа не нужно позволять программе "исправлять" действия пользователя и указывать, что как именно ему действовать, загоняя в узкие рамки. Также не следует чрезмерно увлекаться выводом информационных сообщений-подсказок, особенно диалоговых, это отвлекает пользователя от работы. А лучше вообще предусмотреть возможность отключения подсказок.    Третий принцип заключается в том, чтобы создавать программу с максимально возможными "умственными" способностями. Несмотря на быстрое развитие компьютерной техники, даже широко распространённые программы лишь весьма условно можно назвать имеющими искуственный интеллект. Они мешают работе пользователя, выводя на экран диалоговые окна с глупыми вопросами, вызывающими недоумение даже в простейших ситуациях. В результате пользователи в сердцах восклицают: "Ну и тупая же эта машина"!    У меня лично вызывают раздражение постоянные вопросы практически всех текстовых редакторов о том, не сохранить ли изменённый текст, хотя первоначальный и нынешний текст не отличаются ни символом. Да, я что-то набирал, но потом вернул всё назад, неужели нельзя сообразить! Приходится проверять, не испортил ли я всё-таки что-нибудь.

20.Понятие открытой системы. Свойства открытых систем

Открытая система — это система, которая способна взаимодействовать с другой системой посредством реализации международных стандартных протоколов.

Протокол — это набор правил, определяющих взаимодействие устройств, программ, систем обработки данных, процессов или пользователей.

1.Переносимость прикладного программного обеспечения и повторная применимость программного обеспечения. Под переносимостью приложений понимается перенос всего соответствующего данному приложению программного обеспечения на другие платформы. Под повторной применимостью программного обеспечения понимается перенос в новые приложения некоторой части работающих программ, что также имеет большое практическое значение и непосредственно относится к целям открытости систем.

2.Переносимость данных означает возможность переноса на новые прикладные платформы данных, хранящихся во внешней памяти существующих систем информационных технологий. Переносимость данных обеспечивается применением в открытых системах стандартов, строго регламентирующих форматы и способы представления данных.

3.Функциональная совместимость (интероперабельность) прикладного программного обеспечения — это возможность обмена данными между различными прикладными программами, в том числе между программами, реализуемыми на разнородных прикладных платформах, а также возможность совместного использования данных.

Интероперабельность — это способность системы взаимодействовать с другими системами посредством обмена информацией и совместного ее использования.

4.Функциональная совместимость (интероперабельность) управления и безопасности — это унификация и целостность средств административного управления и управления информационной безопасностью, т. е. для обеспечения интеграции систем их средства административного управления и средства защиты должны строиться в соответствии с международными стандартами.

5.Переносимость пользователей — это обеспечение возможности для пользователей информационных технологий избежать необходимо­сти переобучения при взаимодействии с системами, реализованными на основе различных платформ.

6.Расширяемость — это способность системы эволюционировать с учетом изменений стандартов, технологий и пользовательских требований.

7.Масштабируемость — свойство системы, позволяющее ей эффективно работать в широком диапазоне параметров, определяющих технические и ресурсные характеристики системы (примерами таких характеристик могут служить: число процессоров, число узлов сети, максимальное число обслуживаемых пользователей).

8.Прозрачность реализаций — это способ построения системы, при котором все особенности ее реализации скрываются за стандартными интерфейсами, что и обеспечивает свойство прозрачности реализаций информационных технологий для конечных пользователей систем

9.Поддержка пользовательских требований — это точная спецификация пользовательских требований, определенных в виде наборов сервисов, предоставляемых открытыми системами приложениям пользователей.

Однако открытая система необязательно должна быть полностью доступна другим открытым системам. Это ограничение может быть вызвано необходимостью защиты информации в компьютерах и средствах коммуникаций и обеспечивается путем физического отделения или путем использования технических возможностей. Сущность технологии открытых систем состоит в обеспечении возможности переносимости прикладных программ между различными платформами и взаимодействия систем друг с другом. Эта возможность достигается за счет использования международных стандартов на все программные и аппаратные интерфейсы между компонентами систем.