Ms Access: разработка отчётов.

Средство MS Access по разработке отчётов предназначено для создания макетов отчётов, по которым будет осуществляться вывод данных из таблиц или отчётов в виде выходного печатного документа. Отчёт состоит из:

1. Данных, полученных из таблицы или запроса.

2. Данных макета отчёта (надписи, заголовки и так далее).

Перед началом создания отчёта необходимо выбрать поля, которые в него будут включены и выбрать поля для группировки и сортировки, а так же поля, по которым будут подводиться итоги. Если все выбранные поля находятся в одной таблице, то в качестве источника строк выбирается эта таблица. Если же выбранные поля находятся в разных таблицах, то в качестве источника данных используется запрос, полученный по этим таблицам.

Разделы отчётов:

1. Заголовок отчёта печатается в самом начале отчёта один раз в верхней части страницы. Обычно используется для заголовка отчёта дата.

2. Верхний колонтитул печатается в верхнем поле каждой страницы. Используется для вывода заголовков столбцов, номеров страниц.

3. Заголовок группы появляется в начале каждой группы записей.

4. Область данных содержит основной текст отчёта. В этом разделе появляются данные для каждой записи таблицы или запроса.

5. Нижний колонтитул появляется в нижней части каждой таблицы. Используется для вывода итоговых значений ли номеров страниц.

6. Примечание отчёта печатается один раз в конце отчёта. Используется для вывода общих итогов, подписей, заключений. Чтобы включить все разделы отчёта используется команда: «Вид — Колонтитулы», «Вид — Заголовок\Примечание».

Способы создания отчётов.

1. Конструктор отчётов — позволяет самостоятельно создать отчёт любой сложности.

2. Мастер отчётов — автоматически создаёт отчёт на основе выбранных полей таблиц или запросов. В мастере существует 6 шагов:

   1. Выбор таблиц или запросов.

   2. Выбор полей.

   3. Выбор группировки, сортировки.

   4. Формы печатного макета.

   5. Стиля оформления.

   6. Готово.

3. Автоотчёт: Столбец или ленточный. Создаётся автоматически, указывается только имя таблицы или запроса.

4. Мастер диаграмм — создаёт отчёты в виде диаграммы.

5. Почтовые наклейки — создаёт отчёт, отформатированный для печати почтовых наклеек.

Команда: отчёты — создать.

Ms Access: автоматизация работы пользователя (макросы и модули).

Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определённые операции. Макрос является удобным средством выполнения простых задач: открыть и закрыть форму, запуск отчётов, связывание различных объектов БД, определение назначенных клавиш, открытие БД.

Модули — набор описаний и процедур на языке VBA для приложений, собранных в одну программную единицу. Модули используются для упрощения управления БД, создания пользовательских функций, скрытия сообщений об ошибках, создания или обработки объектов, обработке записей по одной.

Инструкция VBA позволяет перебирать наборы записей по одной и выполнять действия над отдельной записью.

Основные понятия и компоненты языка sql. Инструкция и имена.

SQL — Structured Query Language — Язык структурированных запросов. Это универсальный компьютерный язык, применяемый для создания модификаций и управления данными в реляционных БД. SQL используется для реализации всех функциональных возможностей, необходимых для управления БД:

1. Организация данных — SQL позволяет определять и изменять структуру представления данных и устанавливать отношения.

2. Обработка данных — SQL позволяет изменять содержимое БД (добавлять, удалять, обновлять).

3. Управление доступом — SQL позволяет ограничить возможности пользователя по чтению и изменения данных (защита от несанкционированного доступа), координировать параллельную работу нескольких пользователей.