Глава 3. Форматирование, создание и редактирование документа

Основные операции Word для создания нового документа рассмотрим на примере общего документа Сбербанк, представленного в готовом виде в приложении 1.

Создание нового документа

Задание 1. На диске С: , в папке Мои документы, создать папку с любым именем (задать свою фамилию), создаваемый документ назвать Сбербанк.

Последовательность выполнения:

Создать папку. В папке Мои документы создать свою папку и задать своё имя.

Запустить Word. Выполнить команду Пуск / Программы, найти и запустить Word.

Появляется окно с именем Документ 1. Вводимый текст рассматривается Word как новый документ, которому необходимо присвоить имя.

Задать имя новому файлу:

• В окне Word выполнить команду Файл / Сохранить как…

• В диалоговом окне Сохранение документа:

• найти и открыть ранее созданную папку со своей фамилией;

• установить курсор в окне Имя файла и ввести имя Сбербанк;

• щёлкнуть кнопку Сохранить.

• В рабочем окне Word в строке заголовка окна появится Сбербанк - Microsoft Word.

Теперь текст, набираемый в этом документе, будет храниться под именем Сбербанк.

При создании документов в Word необходимо позаботиться о периодическом сохранении вводимой информации. Это осуществляется либо вручную, либо автоматически. В первом случае необходимо не забывать выполнять команду Файл / Сохранить или щёлкать по кнопке Сохранить на панели инструментов Стандартная.

Во втором случае Word может автоматически через определённые промежутки времени сохранять сделанные изменения. Это позволяет восстановить документ без потери данных после сбоя работы программы или после внезапного отключения питания компьютера.

Для включения автоматического сохранения необходимо:

• Выполнить команду Сервис / Параметры и в окне Параметры открыть вкладку Сохранение.

• Установить флажок на команду автосохранение каждые. В правой части ввести промежуток времени в минутах, например, 5. Через каждые 5 минут документ будет автоматически сохраняться.

• Нажать кнопку ОК.

Форматирование документа

Используя средства форматирования Word, можно создать новый документ с удобным для восприятия внешним оформлением. Меню Формат (Рис.1) и кнопки панели Форматирование (Рис.2) позволяют менять оформление всего документа или отдельных его частей.

Рис. 1 Меню Формат

Рис. 2 Панель форматирования

Формат страницы определяется размером листа бумаги, величиной полей, книжной или альбомной ориентацией, верхним и нижним колонтитулами, расположением сносок и задаётся с помощью команды Файл \ Параметры страницы.

Открывается окно с вкладками, представленное на Рис. 3.

Рис. 3 Параметры страницы

Вкладка Размер бумаги. На этой вкладке устанавливается размер бумаги - стандартный А4 (ширина – 21 см, высота – 29,7 см) или другой размер из списка.

Вкладка Поля здесь задаются размеры полей, а также ориентация страницы (книжная или альбомная).

Вкладка Макет содержит дополнительные возможности:

Начать раздел – здесь, открыв список, можно выбрать варианты начала раздела: на текущей странице, с новой колонки, со следующей страницы, с чётной страницы, с нечётной страницы.

Вертикальное выравнивание – из списка можно выбрать разные варианты заполнения листа (по верхнему краю, по центру, по ширине, по нижнему краю).

На всех вкладках окна Параметры страницы внизу слева присутствует кнопка По умолчанию. Не следует нажимать эту кнопку случайно, так как в дальнейшем все сделанные установки будут использоваться для всех вновь создаваемых документов.

Задание 2. В документе Сбербанк задать размер бумаги – А4 (ширина – 21 см, высота – 29,7 см), Ориентация – книжная;

Задать поля страницы: верхнее и правое по 2 см, нижнее –1,5 см, левое 3 см; от края до колонтитулов верхнего и нижнего по 1,25 см.

Последовательность выполнения действий:

• Выполнить команду Файл / Параметры страницы. В открывшемся диалоговом окне Параметры страницы во вкладке Размер бумаги установить заданные величины.

• Во вкладке Поля установить заданные размеры полей и колонтитулов.

Форматирование документа кроме формата страницы включает форматы абзаца, символа и раздела.

Абзац в Word создаётся нажатием на клавишу Enter. При этом ставится маркер абзаца. При нажатой кнопке Непечатаемые знаки , которая находится на стандартной панели инструментов, можно видеть, что абзац – это область текста, заключённая между двумя соседними маркёрами абзаца.

Новый абзац создаётся после следующего нажатия клавиши Enter и наследует формат предыдущего, то есть все предыдущие установки сохраняются.

Если при оформлении документа нужно обратить внимание на какую-то часть текста, можно выполнить его форматирование.

Формат абзаца задаётся командой Формат \ Абзац.

На рисунке 4 в окне Абзац видно, что при форматировании абзаца можно изменять положение текста выделенного абзаца относительно страницы. А именно, можно задать отступы от правого и левого полей страницы, междустрочный интервал и интервал перед и после абзаца и др.

Рис. 4. Окно Абзац

Формат символа определяет внешний вид отдельных символов или фрагментов текста (вид шрифта, размер, начертание и др.). Форматирование символов выполняется с помощью команды Формат/ Шрифт. Следующий вводимый символ наследует форматирование предыдущего.

Формат раздела используется при создании документа со страницами разных форматов в отдельных разделах. Документ разбивается на разделы с помощью команды Вставка \ Разрыв.