1. Особенности подготовки деловых писем.

Для писем используются бланки либо с угловым, либо с продоль-ным расположением реквизитов, причем на «угловых» бланках поме¬щается больше текста. Эти виды бланков различаются тем, что инфор¬мация об авторе, письма на «угловых» бланках размещается в левом верхнем углу листа, а на «продольных» — в центре верхней части листа. Информация об авторе включает наименование организации (в соот-ветствующих случаях и ее структурного подразделения), название вы¬шестоящей организации (если она есть), юридический адрес, телефон, факс, адреса электронной почты и веб-страницы, а также эмблему или товарный знак организации (для государственных организаций — изоб¬ражение Государственного герба Российской Федерации).

Ниже на бланке проставляются (от края левого поля листа) дата под-писания и регистрационный номер письма, а если этот документ является ответом на полученное письмо, то на следующей строке указыва¬ются номер и дата входящего документа.

Адресат указывается в правой верхней части листа. Первая строка этого реквизита на «угловом» бланке находится на одном уровне с рек¬визитом «Наименование организации» (при наличии вышестоящей организации — на уровне ее наименования), а на «продольном» — на одном уровне с датой и номером письма. Каждая строка реквизита «Ад¬ресат» начинается на одном расстоянии от края левого поля.

В деловой переписке приняты три формы изложения: от третьего лица единственного числа (Государственная Третьяковская галерея про¬сит Вас...), от первого лица множественного числа (просим Вас.) и от первого лица единственного числа (прошу Вас...).

В деловых письмах обязательно проставляется отметка об испол¬нителе: фамилия (или фамилия, имя и отчество полностью) и телефон лица, подготовившего проект письма, независимо от занимаемой дол¬жности. Эти сведения необходимы, потому что у получателя письма могут возникнуть вопросы либо ему может понадобиться дополнитель¬ная информация.

18. Особенности подготовки деловых писем.

Рекомендательное письмо - один способ предоставления рекомендаций.

Структура рекомендательного письма обычно выглядит следующим образом.

Сначала указывается заголовок (т.е. “Рекомендательное письмо“).

Далее следует обращение (например, «Вниманию всех заинтересованных лиц»). Данный пункт является необязательным.

После этого предоставляется информация о том, где и как долго работал (учился) соискатель, в каком качестве его знает рекомендатель (например, если рекомендатель начальник, то можно указать: «г-н Х работал в компании «N» под моим руководством с… по…», если коллега, то: «сотрудничал с… по…» и т.п.).

В следующей части рекомендательного письма говорится о занимаемых должностях, выполняемых обязанностях, профессиональных навыках, достижениях и успехах рекомендуемого лица, а также дается характеристика его личных качеств, которые соответствуют занимаемой должности и подчеркивают его профессионализм.

После этого можно указать причину ухода из компании (например, «ликвидация занимаемой должности в связи с реорганизацией в компании», но данный пункт является необязательным).

Далее следуют непосредственно рекомендации и пожелания (например, «Профессиональные навыки и личностные качества г-на Х позволяют рекомендовать его для дальнейшей работы на аналогичной должности. Надеюсь, что приобретенный опыт работы позволит г-ну Х быть востребованным специалистом. Желаю ему дальнейших успехов в творческой деятельности»).

В конце документа находится подпись рекомендателя, ниже указывается его должность, фамилия, имя, отчество, контактный телефон и дата.