12 Создание электронных форм

Электронные формы Word

Форма - это документ с незаполненными областями, в которые вводятся данные. Формы напоминают обыкновенные бумажные бланки. На любом бланке, кроме постоянного текста есть пустые графы, куда нужно вписывать конкретные сведения. Подобные графы - поля предусмотрены и в электронных формах: текстовое поле, поле-флажок, поле-список.

План создания формы

Разместите в шаблоне базовую структуру формы (постоянный текст).

Вставьте поля подходящего типа.

Для каждого поля задайте размер,значение по умолчанию, справочную информацию.

Защитите шаблон.

Сохраните шаблон.

Содержание темы

Вставка полей формы

Текстовое поле

Поле переключатель

Поле со списком

Текстовое поле

Текстовое поле обычно предусматривают в той форме, где пользователь часто вводит какую-либо (символьную, цифровую) информацию. Для добавления поля:

Выведите на экран панель инструментов Формы.

Установите курсор в позицию, где должно располагаться текстовое поле.

Нажмите кнопку Текстовое поле на панели инструментов Формы. На экране в позиции курсора появится серый прямоугольник

Нажмите кнопку Параметры поля формы и задайте нужные параметры поля:

в поле Тип укажите вид создаваемого поля:

Обычный текст поле воспринимает любой введенный текст: слова, числа и символы

Число поле воспринимает только числа

Дата поле воспринимает только даты

Текущая дата при создании новой формы Word вставляет текущую дату

Текущее время при создании новой формы Word вставляет текущее время

Вычисления поле содержит значение в соответствии с указанной в поле формулой

Замечание: Поля Текущая дата, Текущее время, Вычисления в форме изменяться пользователем не могут.

В поле Текст по умолчанию можно вставить текст, который сразу будет предлагаться при создании новой формы. Этот текст не является неизменным, его можно отредактировать и заменить. Это поле следует использовать тогда, когда вы точно знаете, какую информацию вводят в это поле чаще всего. Если текст по умолчанию не набирать, то поле при создании формы останется пустым.

Если в поле тип вы выбрали поле-вычисление, то поле Текст по умолчанию превратиться в поле Выражение. В этом поле необходимо задать формулу. Формула начинаться со знака "=" (равенства) и может содержать константы, ссылки на поля формы (закладки), знаки операций.

В поле Ограничение длины можно задать конкретную длину текста, допустимую в этом текстовом поле формы. Число 25, например, позволит вводить не более 25 символов.

В списке Формат текста укажите формат, который Word будет применять к тексту, набираемому пользователем в текстовом поле формы. Обратите внимание: название этого списка меняется в соответствии с видом поля формы, выбранным вами в поле Тип.

Если вы не против, чтобы пользователь сам вносил данные в текстовое поле, оставьте флажок Разрешить изменение в активном состоянии. Когда флажок сброшен, в поле появляется лишь текст по умолчанию, недоступный для правки.

Если вы планируете данное поле использовать в вычислениях, то в поле Закладка укажите название поля.

Нажмите кнопку Ок.

Содержание темы

Поле переключатель

Если форма составляется в виде вопросника, предлагающего ответы типа "Да" или "Нет", то удобно использовать поля-переключатели. Создание поля:

1. Установите курсор в место положения поля.

2. Нажмите кнопку Флажок (панель инструментов Формы).

3. Нажмите кнопку Параметры поля формы и задайте нужные параметры поля:

В разделе Размер переключателя можно установить точный размер поля-флажок или включить автоматическое регулирование размера переключателя по высоте окружающего текста.

Для вставки пустого переключателя в разделе По умолчанию активизируйте значение Снять, значение Установить - делает переключатель включенным при создании формы.

Если вы не против, чтобы пользователь управлял переключателем, оставьте флажок Поле доступно в активном состоянии.

4. Нажмите кнопку ОК.

Содержание темы

Поле со списком

Поле список дает возможность выбрать нужный вариант из списка, а не вводить его вручную. Первый вариант в списке является вариантом, предлагаемым по умолчанию.

Создание поля:

1. Установите курсор в место положения поля.

2. Нажмите кнопку Поле со списком (панель инструментов Формы).

3. Нажмите кнопку Параметры поля формы и задайте элементы списка:

В поле Элемент внесите вариант, который вы хотите добавить к списку. Нажмите кнопку Добавить, чтобы включить вариант в поле Список элементов. Чтобы ввести еще одно значение повторите данные действия. Можно создать список максимум из 25 вариантов.

Для удаления элемента из Списка элементов выделите элемент и нажмите кнопку Удалить.

Формируя список, элементы можно добавлять в любом порядке, т.к. допускается их перестановка. Для передвижки, выделите элемент в поле Список элементов и воспользуйтесь стрелками в разделе Сдвиг.

4. Для использования поля переключатель Поле доступно должен быть активен.

5. Нажмите кнопку ОК.

Содержание темы

Создание справочного текста для полей формы.

Чтобы помочь и себе и другим правильно заполнить форму, нелишне снабдить каждое поле формы справочным текстом. При этом вам нужно решить, когда будет появляться справка: автоматически в строке состояния при входе в поле формы или только при нажатии клавиши F1. В последнем случае справочный текст обычно помещается в информационное окно. Чтобы создать справочный текст для поля формы:

Выберите нужное поле и нажмите кнопку Параметры поля формы.

Нажмите кнопку Текст справки в окне параметров поля формы.В результате на экране раскроется диалоговое окно ╚Текст справки поля формы╩.

Активизируйте соответствующий вкладыш, определяющий способ вывода справки на экран (Строка состояния, Клавиша F1).

Выберите справку из списка Элемент автотекста (автотекст с текстом справки должен быть уже создан) или введите текст в поле Текст справки.

Нажмите кнопку ОК.

Содержание темы

Защита формы

Защита формы:

активизирует поля, чтобы они начали реагировать на внешние действия,

предотвращает вмешательство пользователя в структуру формы.

Для установления защиты:

Выполните команды меню Сервис √ Установить защиту;

Выберите режим ╚Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм╩;

В поле Пароль можно указать пароль (при снятии защиты система потребует вас указать пароль);

Нажмите кнопку Ок.

После установления защиты пользователь может только заполнять поля формы, но не может изменить постоянный тест формы.

Для снятия защиты:

выполните команды меню Сервис - Снять защиту;

укажите пароль, если защита была выполнена с паролем.

Содержание темы

Внесение изменений в форму

Для внесения изменений с формы надо снять защиту.

Внесите нужные изменения (отредактируйте текст формы, удалите, добавте поля формы и т.д.).

Установите защиту.

Сохраните шаблон формы.

Содержание темы