Содержание
Введение 3
1. Власть и лидерство 4
2. Организация рабочего места секретаря 7
3. Понятие документооборота предприятия 10
4. Организация документооборота на предприятии 12
Заключение 18
Список литературы 20
Введение
Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении , хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения.
Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.
В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года.
Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.
Целью данной работы является рассмотреть организацию документооборота предприятия.
Задачи:
- изучить организационные формы делопроизводства на предприятии;
- рассмотреть процесс документооборота на предприятии;
- описать организацию документооборота.
1. Власть и лидерство
Власть есть право, которым обладает человек вследствие того служебного положения, которое он занимает в организационной структуре. Власть, если ее рассматривать с этой точки зрения, имеет межличностный характер и не имеет ничего общего с конкретным человеком, занимающим его положение. Напротив, авторитет в большой мере персонифицирован и имеет отношение к умению человека добиваться выполнения задач путем оказания влияния на других людей. Таким образом, авторитет есть прямой результат воздействия личности человека.
Известны примеры, когда высокопоставленные менеджеры, облеченные всеми правами, которые сопутствуют должности в коридорах исполнительной власти, имеют, по-видимому, мало авторитета или способности влиять на других. Есть также много людей, не имеющих формального права воздействовать на других, которые, тем не менее, становились чрезвычайно влиятельными.
Во всех случаях, когда мы имеем дело с властью, подразумеваем степень влияния менеджера на подчиненного. Влияние — это поведение одного индивида, которое вносит изменение в поведение другого.
Авторитет, как уже указывалось, является важнейшим фактором личного влияния. Авторитет — это заслуженное доверие, которым руководитель пользуется у подчиненных, вышестоящего руководства и коллег по работе. Это признание личности, оценка коллективом соответствия субъективных качеств менеджера объективным требованиям. Авторитет руководителя, связанный с выполнением его основных функций согласно занимаемой должности, должен подкрепляться личным примером и высокими моральными качествами. В этом смысле следует различать два источника (статуса) авторитета: официальный, определяемый занимаемой должностью (должностной статус); реальный авторитет — фактическое влияние, реальное доверие и уважение (субъективный статус).
Руководитель, пользующийся авторитетом, располагает к себе людей, положительно влияет на них.
Забота об авторитете руководителя — не только его личное дело, но и высшего руководства, и руководителя одного уровня, и особенно подчиненных, которые призваны его укреплять, оберегать и повышать. Авторитет следует рассматривать как фактор, облегчающий управление, повышающий его эффективность.
Слово «лидер» многозначно, переводится с английского языка на русский как:
1) Ведущий, руководитель;
2) Корабль, возглавляющий группу, караван судов;
3) Спортсмен или спортивная команда, идущие первыми в соревновании;
4) Едущий впереди велосипедиста мотоциклист (гонка за лидером).
В менеджменте лидерство является ключевой ситуационной переменной, определяется качествами руководителя, и подчиненных, ситуацией.
Лидерство (англ. Leader) - управленческие взаимоотношения между руководителем и последователями, основанные на эффективном для данной ситуации сочетании различных источников власти и направленные на побуждение людей к достижению общих целей.
Выделяют формальное и неформальное лидерство. В первом случае влияние на подчиненных оказывается с позиций занимаемой должности. Процесс влияния на людей через личные способности, умения и другие ресурсы получил название неформального лидерства.
Руководитель может влиять на пути или средства достижения цели с помощью следующих приемов:
• разъяснения того, что ожидается от подчиненного;
• оказания поддержки, наставничества и устранения сковывающих помех;
• направления усилий подчиненных на достижение цели;
• создания у подчиненных таких потребностей, находящихся в компетенции руководителя, которые он может удовлетворить;
• удовлетворения потребности подчиненных, когда цель достигнута.
Различные ситуационные модели помогают осознать необходимость гибкого подхода к руководству.
Руководители должны выбирать форму власти сообразно ситуации. Какого-то оптимального стиля руководства не существует. При этом адаптивный, ориентированный на реальность, стиль руководства является самым эффективным.