1 Постановка задачи
1.1 Описание бизнес-процесса
ЗАО «Компьютерная техника» является официальным дилером компании «Никс» и специализируется на оптовой и розничной продаже комплектующих, периферии, оргтехники, сетевого оборудования, расходных материалов, а также на поставке компьютеров под торговой маркой компании «Никс». Преимуществами работы с компанией «Никс» является:
Низкие цены в сочетании с широким ассортиментом — прайс-лист содержит на 26 октября 2011 года, 12447 наименований товаров, из них 90 моделей компьютеров.
Наличие современного склада: все товары, перечисленные в прайс-листе, имеются на складе. Состояние склада всегда доступно на официальном сайте компании «Никс» www.nix.ru обновляемый несколько раз в день.
Информационная поддержка клиентов - на официальном сайте присутствует полный русскоязычный каталог компьютерного оборудования, содержащий фотографии и описания товаров.
Грамотный, тщательно подобранный персонал, сервисный центр, отдел технической поддержки, отдел сборки компьютеров на заказ.
Доставка товара осуществляется через один из транспортных каналов (авиа, авто, ж/д и т.д.) по усмотрению заказчика.
Зарезервированный товар собирается и упаковывается заранее, до приезда экспедитора. Подготавливаются все необходимые бухгалтерские документы, сотруднику остается только расписаться в документах и получить качественно и грамотно упакованный товар.
Весь, подготавливаемый к перевозке или выдаче по предварительному заказу, товар пакуется опытными упаковщиками в коробки, с соблюдением максимально доступных мер для предотвращения повреждения или расхищения груза в пути. Специально обученные сотрудники компании регулярно проверяют качество упаковки товара в поисках возможных ошибок упаковщиков, что способствует поддержанию результатов упаковки на постоянно высоком уровне.
На официальном сайте выкладываются адреса всех дилеров компании «Никс», что способствует увеличению спроса и продаж.
Преимущественно товар реализуется за наличный расчёт клиента или если это фирма то путём безналичного расчёта т.е. банковским переводом на счёт ЗАО «Компьютерная техника».
Закрытое акционерное общество (ЗАО) — форма организации публичной компании, акционерное общество, акции которого распределяются только среди учредителей или заранее определённого круга лиц. Акционеры такого общества имеют преимущественное право на приобретение акций, продаваемых другими акционерами. Число участников закрытого акционерного общества ограничено законом. Как правило, закрытое акционерное общество не обязано публиковать отчётность для всеобщего сведения, если иное не установлено законом.
В ЗАО "Компьютерная техника" 5 учредителей, которые собираются 2 раза в год и решают вопросы:
Избрание членов ревизионной комиссии общества и досрочное прекращение их полномочий.
Образование исполнительного органа общества, досрочное прекращение его полномочий.
Уменьшение уставного капитала общества путём уменьшения номинальной стоимости акций.
Увеличение уставного капитала общества путём увеличения номинальной стоимости акций или размещения дополнительных акций
Внесение изменений и дополнений в устав общества или утверждение устава общества в новой редакции.
Назначение директора и досрочное прекращение его полномочий.
Утверждение годовых отчётов, бухгалтерской отчётности, в том числе о прибылях и убытках общества, а также распределение прибыли и убытков общества по результатам финансового года (проводится только по окончанию финансового года).
Заключение сделок, в совершении которых есть заинтересованность.
Утверждение внутренних документов, регулирующих деятельность органов управления акционерного общества и т.д.
Управлением предприятия ЗАО «Компьютерная техника» занимается генеральный директор. В его ведении находятся вопросы стратегического характера.
Директор подчиняется непосредственно генеральному и фактически управляет деятельностью компании на оперативном уровне. Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков.
Рисунок 1 - Организационная структура ЗАО «Компьютерная техника»
Центральная проблема организации состоит в координации закупок и продажи. В виду небольшого размера рассматриваемого предприятия закупка и продажа находится в одних руках т.е. эти отделы имеют одного руководителя, в компетенцию которого входят вопросы закупки по всему ассортименту. Преимущество этой формы состоит в том, что руководитель владеет сферой сбыта и информацией о спросе, что дает ему быстро реагировать на изменения на рынке. На предприятии не используется разделения в соответствии с группами товаров, степени обслуживания, величине покупателей и т.д.
Отдельно выделен бухгалтерский отдел. Этот отдел состоит из главного бухгалтера, двух бухгалтеров и кассира. В обязанности главного бухгалтера входит ведение бухгалтерского учёта, формирование отчётов для налоговой инспекции, начисление налогов, решение всех вопросов связанных с налоговой отчётностью и др. Кассир принимает выручку. Два бухгалтера оформляют документы по движению товара.
Рисунок 2 - Внешние и внутренние информационные связи отдела закупок и сбыта ЗАО «Компьютерная техника»
В отделе закупок и сбыта работают менеджеры. Задачами данного отдела являются:
формирование ассортимента товаров;
организация закупок;
приём товаров;
управление торговыми агентами;
приём заказов на поставку товаров;
получение доставленного товара.
Каждый из менеджеров отвечает за определённые ему функции. Так, менеджер по закупкам отвечает за организацию поставок товаров, приём товаров, слежением за товарными запасами. Менеджер по сбыту готовит необходимые материалы (бланки заказов и рекламную продукцию). Он же занимается приёмом заказов от покупателей по телефону и в торговом зале офиса, контролирует деятельность склада, следит за отгрузкой товара и возвратами от покупателей, организационными вопросами, анализом деятельности.
Рисунок 3 – Схема бизнес-процессов