Практичне заняття

Оформлення службових листів

Мета: набуття навичок укладання службових листів

Завдання

1. Пояснити роль службового листування в управлінській діяльності.

2. На прикладі самостійно підготовлених заздалегідь зразків листів пояснити порядок оформлення довідково-інформаційних документів:

• склад реквізитів;

• вимоги до тексту;

• реєстрація вихідних документів.

3. Пояснити, чому вихідні документи готують у двох примірниках?

4. Вказати відмінності між оформленням листів, які потребують відповіді і тими, які відповіді не потребують.

5. Особливості листування із зарубіжними партнерами.

6. Правила оформлення відправлення вихідної кореспонденції.

7. Звіт оформити у вигляді супровідного листа.

Запитання для самоперевірки

1. Що таке управлінський документ?

2. Чим відрізняється формуляр документа від формуляра-зразка?

3. Пояснити класифікацію організаційно-розпорядчої документації.

Завдання для самостійної роботи

1. Ознайомитися з рекомендованими джерелами і літературою.

2. Виконати вправи по оформленню всього складу реквізитів документа за ДСТУ 4163-2003 (розділи 4 і 5).

3. Поділити службові листи на групи за функціональною ознакою: гарантійний; відповідь; запрошення; рекламаційний; супровідний, відмова, інформаційний, запит, прохання, пропозиція (подання), підтвердження, нагадування, повідомлення, рекламний.

4. Укласти зразки листів: гарантійний; відповідь; запрошення; рекламаційний; супровідний, відмова, інформаційний, запит, прохання, пропозиція (подання), підтвердження, нагадування, повідомлення, рекламний.

5. Укласти зразки управлінських документів:

Акт. (Види актів. Склад змістової частини. Реквізити акту).

Договір. (Види договорів. Склад змістової частини. Реквізити договорів).

Контракт. (Види контрактів. Склад змістової частини. Реквізити контрактів).

Доповідна записка. (Види доповідних записок. Склад змістової частини. Реквізити доповідних записок).

Посадова інструкція. (Склад змістової частини. Реквізити посадових інструкцій).

Лист. (Види листів. Склад змістової частини. Реквізити листів).

Положення про структурний підрозділ. (Склад змістової частини. Реквізити положень).

Постанова. (Види постанов. Склад змістової частини. Реквізити постанови).

Правила. (Види правил. Склад змістової частини. Реквізити правил).

Наказ. (Види наказів. Склад змістової частини. Реквізити наказів).

Протокол. (Види протоколів. Склад змістової частини. Реквізити протоколів).

Розпорядження. (Види розпоряджень. Склад змістової частини. Реквізити розпоряджень).

Рішення. (Види рішень. Склад змістової частини. Реквізити рішень).

Довідка. (Види довідок. Склад змістової частини. Реквізити довідок).

Зразки виконувати за допомогою ПК.

Підшити зразки документів до спеціальної теки.

Література: 15, 22, 23, 37, 39,40,41, 44, 51, 64, 65, 69, 70, 72, 73

Тема 4 Оформлення організаційно-розпорядчої документації

УСОРД. Призначення, склад та особливості оформлення організаційно-розпорядчої документації.

Особливості оформлення довідково-інформаційних документів. Оформлення документів з особового складу.

Оформлення документів колегіальних органів. Організаційно-технічні заходи щодо підготовки та проведення нарад. Протоколи. Види протоколів.

Довідково-інформаційні документи: Звіти. Службові листи. Доповідні записки. Правила їх оформлення.

Документи з особового складу. Види документів. Документи особового походження. Ведення документації з особового складу. Підготовка й оформлення наказів з особового складу.

Юридична сила документа як функція управління. Надання документу юридичної сили. Реквізити, що зазначають юридичну силу документа.

Печатки й штампи установи. Порядок зберігання й проставляння.