2. Операції вхідного документу

Всі операції з розгляду вхідних документів здійснюються за допомогою системи автоматизованого документообігу, що входить до складу пропонованого рішення.

При реєстрації документа, що надійшов до органу державної влади або місцевого самоврядування, уповноважений на це державний службовець заповнює екранну форму. Система автоматично відповідно до прийнятого в організації правилами формує реєстраційний номер документа, а користувач вводить усі необхідні дані про документ, у тому числі коротку анотацію, і при необхідності приєднує відсканований, (а при можливості — розпізнаний засобом оптичного розпізнавання) електронний образ документу.

При великому потоці вхідних документів діловод може направити документ у спеціалізовану ділянку сканування. Там документ буде відсканований високопродуктивними технічними засобами потокового сканування і образ автоматично приєднається до вже введеної РК.

Після реєстрації діловод визначає посадову особу даного органу влади, яка повинна розглянути документ, що надійшов. При наявності можливості діловод може підготувати і проект резолюції. САДД самостійно направить реєстраційну картку визначеній діловодом посадовій особі.

Винесення резолюції по документу повинне бути відбите в РК внесенням прізвищ автора і виконавця резолюції, а також тексту резолюції (якщо текст є). Це може робити як сам автор резолюції, так і його помічник, що має доступ до документа і право реєстрації винесеної резолюції. При цьому, незважаючи на те, що резолюція вноситься від імені уповноваженої посадової особи, система цілком зберігає інформацію про користувача, який в дійсності записав текст резолюції в РК документа.

Після запису резолюції РК документа стане доступною посадовим особам, призначеним виконавцями резолюції.

Виконання резолюцій

Резолюція, винесена по вхідному документу, може вимагати від виконавців проведення яких-небудь дій або бути нейтральною — наприклад «взяти до відома». З погляду автоматизації документообігу найбільш цікавими є резолюції, що вимагають від виконавців підготовки внутрішніх або вихідних документів.

Розпорядження про підготовку документа, що міститься в резолюції, породжує окремий виробничий процес підготовки документа.

Цей процес традиційно складається з наступних етапів:

• підготовка тексту проекту документа;

• узгодження проекту документа;

• затвердження проекту документа.

Основна за трудомісткістю задача — підготовка тексту проекту документа — вже давно в багатьох органах влади вирішується за допомогою засобів обчислювальної техніки. При цьому формальні операції документообігу, такі, як візування при узгодженні і затвердження, вимагають роботи з паперовим документом.

Підготовлений цілком в електронному вигляді документ необхідно роздрукувати і зареєструвати в САДД. Здійснюється це в порядку, схожому з реєстрацією будь-якого іншого документа за винятком того, що необхідність у скануванні відпадає. САДД дозволяє проконтролювати процес узгодження і затвердження паперового документу, врахувати висунуті зауваження і довести їх до уваги виконавців.

Підготовка документа ведеться сучасними технологіями роботи з документами, наданими рішеннями Microsoft. Більш докладний опис цих рішень наведено в розділі «Підготовка документів».