Методические рекомендации по выполнению типовых заданий

• Провести фильтрацию базы данных по одному или нескольким полям.

Решение:

• Для того, чтобы сузить диапазон данных до размеров необходимых для исследования, следует применить фильтрацию. Для этого выделите заголовки полей, по которым проводите фильтрацию, и в меню Данные выберите команду Фильтр, а затем — команду Автофильтр.

• В результате, названия полей снабжаются стрелками, нажимая на которые можно выбирать требуемые значения полей. Например, критерием отбора, может выступать значение поля «год» (например, «2006» или «2007»). Необходимая часть отфильтрованных данных переносится на отдельный лист для выполнения задания.

• Для того, чтобы убрать фильтрацию, необходимо повторно в меню Данные выбрать команду Фильтр, а затем — команду Автофильтр.

• Построить сводную таблицу с заданным макетом

Решение:

• Выделить данные, по которым строится сводная таблица. Для этого подвести курсор к левому верхнему углу таблицы и нажать левую кнопку мыши.

• В меню «Данные» выбрать «Сводная таблица».

• В появившемся окне диалога нажать кнопку «Далее».

• В появившемся окне диалога скорректировать диапазон данных, если это необходимо, и нажать кнопку «Далее».

• В новом окне нажать на кнопку «Макет» и составить макет сводной таблицы, перетаскивая мышкой поля в строки, столбцы, данные или на страницу (условие). Например, для построения сводной таблицы, содержащей группировку стоимостных и физических объёмов импорта 17 товарной группы по месяцам за два года для разных таможен ЮТУ, следует использовать следующий макет (см. Рис. 1):

• поле «месяц» поместить в строку;

• поле «год» поместить в столбец;

• поля «стоим» и «вес» поместить в данные;

• поле «таможня» поместить в страницу.

• Нажать «ОК».

• Нажать кнопку «Готово».

• При необходимости изменения макета таблицы установить курсор на таблице, нажать правую кнопку мыши, выбрать «Мастер» и изменить макет.

• Выбрать нужную операцию над данными в сводной таблице

Решение.

• В появившейся сводной таблице установить курсор на значения данных и нажать правую кнопку мыши. В появившемся контекстном меню выбрать «Параметры поля» и указать необходимую операцию над данными (Сумма, Количество значений, Среднее, Максимум, Минимум и т.д.). Пример представлен на рисунке 2, операция над данными - Сумма.

• Для дополнительных операций, в частности для вычисления удельных весов, необходимо установить курсор на значения данных и нажать правую кнопку мыши. В появившемся контекстном меню выбрать «Параметры поля» и нажать на кнопку «Дополнительно». В появившемся окне заменить слово «Обычная» на необходимую операцию (например, «Доля от общей суммы по столбцу»). Пример представлен на рисунках 4-5.

• Перегруппировать данные в сводной таблице

Решение.

• Поля, помещенные на страницу в макете сводной таблицы, располагаются вверху сводной таблицы и снабжены стрелками. По умолчанию группировка проводится по всем значениям данных полей. Для того чтобы провести группировку по определенному значению выбранного поля, необходимо нажать на стрелку рядом с названием данного поля и выбрать нужное значение из появившегося списка; затем нажать кнопку «ОК». Можно провести группировку по одной из таможен, например по «Ростовской», как на рисунке 5.

• Если в сводной таблице в данные помещается более одного поля, то для более наглядного представления информации следует перетащить кнопку «Данные» под кнопку с названием столбца (в нашем примере под кнопку «год», см. Рис. 3).

• Кнопки с названиями полей сводной таблицы снабжены стрелками. Для удаления какой-нибудь строки или столбца следует нажать на стрелку рядом с названием этого поля (например, поля «год») и снять маркер с данного значения поля (например, со значения «2003»). Из-за отсутствия некоторых данных в строчках может появляться значение «пусто», его следует убрать указанным выше способом.