Элементы операционной системы: подсистема обеспечения, трансформирующая подсистема и подсистема планирования и контроля.«Входы» и «выходы» операционной системы
Эффективность организации зависит от правильного выбора операционной стратегии. В зависимости от стратегии организации строится операционная система. Операционная система ‑ это совокупность взаимосвязанных подсистем (рис. 3.5):
перерабатывающей;
обеспечения;
планирования и контроля.
Для иллюстрации функций каждой из подсистем мы используем пример нашего университета
Рис. 3.5. Операционная система и ее подсистемы.
Перерабатывающая подсистема является основной составляющей частью производственной системы и осуществляет функцию преобразования входных затратных ресурсов на выходные прибыльные результаты (товары, услуги).
"Вход" может быть представлен сырьем, заказчиком либо готовой продукцией, полученной из другой производственной системы. Операционные ресурсы включают в себя пять основных элементов, которые получили название 5Ps операционного менеджмента (5Ps of operational management) от следующих английских слов:
персонал (People);
заводы (Plants);
материалы и комплектующие изделия (Parts);
процессы (Processes);
системы планирования и управления (Planning and Control Systems).
Персонал ‑ это рабочая сила, непосредственно либо косвенно занятая в производстве продукции или услуг.
Заводы ‑ это фабрики, производственные и сервисные подразделения компании, на которых изготавливается продукция или предоставляются услуги.
Материалы и комплектующие проходят преобразование в производственной системе.
Процессы охватывают оборудование и этапы производства продукции и услуг. Системы планирования и управления ‑ это процедуры и информация, используемые менеджерами в процессе эксплуатации производственной системы.
Во время переработки ресурсов происходит изменение их формы, внутренних свойств, местоположений, добавляется стоимость живой и овеществленного труда. Производственное преобразование может иметь следующий характер.
Физическое преобразование как результат производственного процесса.
Изменение места расположения как результат транспортировки.
Обмен как результат розничной торговой операции.
Складское хранение как результат складского обслуживания.
Физиологическое преобразование как результат медицинского обслуживания.
Информационное преобразование как услуга телекоммуникации.
Несомненно, перечисленные выше преобразования не являются взаимоисключающими. Так, например, супермаркет одновременно позволяет покупателю (1) сравнивать цены и качество предлагаемых им товаров (информационное преобразование), (2) хранить определенные товары на складе до тех пор, пока в них не возникнет необходимость (складирование), и (3) продавать товары (обмен).
На выходе процесса производства результаты переработки могут быть как положительные (качество товаров или услуг, прибыль, занятость населения), так и негативные (технологические дефекты, затраты, безработицу).
Все преобразования ресурсов в перерабатывающей подсистеме осуществляются строго согласно принятой технологии, под которой в широком смысле понимают объединение квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и технических знаний, необходимых для осуществления желательных преобразований в материалах, информации или людях.
Для университета основными результатами деятельности являются произведение и распространение знаний через научно-исследовательскую и педагогическую деятельность профессорско-преподавательского состава среди студенческой молодежи.
На входе в перерабатывающую подсистему поступают: материалы, в частности бумага и канцелярские товары, капиталовложения, инвестированные в аудитории, лаборатории, кабинеты, мебель, оборудование. Информация о достижениях в разных областях науки поступает из разных печатных источников через посещение библиотек, проведение методических и научных семинаров на заседании кафедры, поддержание профессиональных контактов с коллегами других учебных заведений на научно-практических конференциях. Необходимая энергия подается от коммунальных служб для освещения, отопления и кондиционирования университетских помещений, а также для работы разного оборудования.
Подсистема обеспечения не связана непосредственно с производством „выходов", но она исполняет необходимые функции обеспечения бесперебойной ритмичной работы контролирующей подсистемы на основании информации о состоянии ее деятельности.
Подсистема обеспечения состоит из трех функциональных подсистем низшего порядка: подсистемы технической подготовки производства новых продуктов (услуг); подсистемы технического обслуживания производственной системы в процессе ее функционирования; подсистемы ресурсного обеспечения производственных процессов.
В нашем университете подсистема обеспечения состоит из библиотеки, вычислительного центра, ремонтно-эксплуатационной службы, административно-хозяйственной части, научно-исследовательской части, книжных киосков, кафетериев, типографии, издательства, милиции университетского городка и т.п.
Функция, которая считается частью подсистемы обеспечения в одном учреждении, может быть составной частью перерабатывающей подсистемы в другой организации. Так, например, в университете типография выполняет функцию обслуживания, а в коммерческом предприятии она может быть основной перерабатывающей подсистемой.
Подсистема планирования и контроля получает от перерабатывающей подсистемы информацию о состоянии системы, выполнении графика выпуска продукции, незавершенном производстве и уровне запасов. Информация поступает из внутренней среды: о целях, структуре, задачах, технологии и людях, политике руководства, основных направлениях деятельности и других внутренних параметрах.
Внутренняя информация об изменениях‑ это сведения о ситуационных факторах внутри предприятия. Поскольку предприятия являются системами, созданными людьми, то внутренние изменения преимущественно являются результатом управленческих решений. Так, в процессе планирования руководство разрабатывает цели и доводит их в структурные подразделения предприятия. Этот процесс является мощным механизмом координации предпринимательской деятельности, потому что указывает подразделениям предприятия, к чему они должны стремиться.
Для того, чтобы предприятия выживали в рыночной экономике и обеспечивали соответствующую эффективность своей деятельности, им необходимо постоянно собирать информацию о внешней среде и приспосабливаться к ее изменениям. К такому роду информации принадлежат нормативно-законодательные акты государственных органов власти, спрос потребителей на продукцию, наличие и стоимость ресурсов, тенденции развития технологий, поведение конкурентов, кредитные отношения и источника трудовых ресурсов.
Внешняя среда многогранная и состоит из различных факторов влияния на деятельность производственных систем, поэтому приходится ограничиваться информацией относительно влияния лишь тех факторов, от которых решающей мерой зависит успех предприятия.
Исследователи и практики утверждают, что в современных условиях становления рыночной экономики в нашей стране воздействие внешнего окружения на предприятия изменяется с нарастающей скоростью. Эта скорость характеризует подвижность среды. Принимая во внимание сложность функционирования предприятий в условиях быстро подвижной внешней среды, подсистема планирования и контроля должна опираться на более разностороннюю информацию, чтобы принимать эффективные решения относительно своих внутренних составляющих. Еще больше усложняет процесс принятия решений неопределенность внешней среды, которая является функцией количества информации о конкретном факторе, а также функцией уверенности в этой информации. Если информации недостаточно или есть сомнения в ее достоверности, среда становится неопределенной. А чем неопределеннее внешняя среда, тем труднее принимать эффективные решения.
Подсистема планирования и контроля должна обработать весь этот большой объем довольно сложной информации и выдать решения (приказы, планы, распоряжения и т.п.), как именно должна работать перерабатывающая подсистема. Принятые конкретные решения преимущественно содержат планирование производственных мощностей, диспетчеризацию, управление материально- техническими запасами, контроль качества.
В нашем университете функции планирования и контроля bвыполняет администрация: приемочная комиссия, деканаты, учебная часть, диспетчерская служба, отдел кадров. Расписание занятий составляют на основании планов дисциплин, имеющегося профессорско-преподавательского состава и имеющихся аудиторий. Качество преподавания контролируется с помощью анализа Министерством образования, на заседаниях кафедры, посещением занятий заведующими кафедры, модульной аттестации студентов. Постоянное внимание отводится нуждам в дополнительных средствах механизации и компьютеризации учебных процессов.