2. Способы исправления ошибок в документах и учетных регистрах.

При выполнении записей, связанных с отражением хозяйственных операций или составлением отчетов, могут быть допущены ошибки – от простых описок до неправильных корреспонденций счетов.

В бухгалтерском учете существуют документы, в которых исправления ошибок не допускаются, - это банковские документы и некоторые кассовые документы (приходный и расходный кассовый ордера). Для исправления ошибок в других бухгалтерских документах существуют различные способы.

Законом о бухгалтерском учете предусмотрено три способа исправления ошибок:

• метод корректуры;

• метод дополнительных ошибок;

• метод «красного сторно» (метод отрицательных чисел).

Метод корректуры применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.

Суть данного метода заключается в том, что ошибочное число или сумма зачеркивается тонкой линией таким образом, чтобы под зачеркнутым можно было прочесть написанное. После этого сверху или сбоку (на полях) пишется правильное число, а внизу листа делается запись с оговоркой об исправлении следующего содержания: «Исправленному верить. Исправлено (число прописью) на (число прописью)». Ставится дата исправления ошибки и заверяется подписью лица, внесшего исправления. Вносить исправления может лицо, составившее документ, либо его начальник. Как правило метод используется в пояснительных записях к бухгалтерским балансам или в справках бухгалтерии.

Метод дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда при правильно выбранной корреспонденции счетов сумма операции приуменьшена (преувеличена).

Суть этого метода заключается в том, что при исправлении ошибки делают дополнительную проводку по тем же счетам, т.е. в той же корреспонденции, на сумму разницы между правильной цифрой и той, которая записана.

Метод «красного сторно» (метод отрицательных чисел) применяется в тех случаях, когда в учетных записях указана неправильная корреспонденция.

При исправлении такой ошибки неправильная запись повторяется по тем же счетам, т.е. повторяется неправильная корреспонденция в той же сумме, только красным цветом, который означает отрицание в бухгалтерском счете. После этого обычными чернилами отражается запись по соответствующим счетам в соответствующей сумме.

3. Инвентаризация: порядок проведения и оформления. Виды инвентаризации и их краткая характеристика.

Инвентаризация – это способ проверки соответствия фактического наличия числящихся на балансе организации ценностей, их сохранности и правильности хранения, обязательств и прав на получение средств данным бухгалтерского учета. Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены соответствующими документами и отражены в бухгалтерском учете, а также внести необходимые уточнения и исправления.

Цель проведения инвентаризации – обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Кроме того, это один из наиболее действенных механизмов внутреннего контроля за сохранностью имущества организаций, полнотой и своевременностью осуществления расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам по уплате налогов и сборов, соблюдением требований законодательства при осуществлении и учете финансово-хозяйственной деятельности, своевременным выявлением ошибок в учете и внесением исправлений в данные бухгалтерского учета и отчетности.

Объектами инвентаризации являются:

– все имущество организации независимо от его местонахождения;

– все виды финансовых и других обязательств организации;

– имущество, не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете (находящееся на ответственном хранении, арендованное, полученное для переработки);

– имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Под имуществом организации понимаются: основные средства, нематериальные активы, незавершенное строительство и другие капитальные вложения, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие активы.

Инвентаризация имущества проводится по его местонахождению и по каждому материально-ответственному лицу.

Объекты, сроки и порядок проведения инвентаризации определяются руководителем организации, собственником имущества данной организации или уполномоченным им органом, за исключением случаев, когда ее проведение является обязательным в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Порядок проведения и оформления инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации на предстоящий финансовый год или ряд лет утверждается руководителем организации одновременно с принятием учетной политики как самостоятельный документ либо отражается в приказе по учетной политике как одно из ее направлений исходя из особенностей деятельности организации.

Помимо обязательных инвентаризаций, в данном порядке (и в учетной политике организации) должно быть отражено: сколько раз в отчетном году и когда проводятся инвентаризации, перечень инвентаризируемых при каждой из них видов имущества и обязательств.

Порядок проведения инвентаризаций в организации предполагает создание постоянно действующей инвентаризационной комиссии в составе руководителя предприятия или его заместителя (председателя комиссии), главного бухгалтера, начальников структурных подразделений (служб), представителей общественности. В состав комиссий также могут быть включены специалисты внутреннего аудита организации или независимых аудиторских организаций.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества создаются рабочие инвентаризационные комиссии в составе представителя руководителя организации, назначившего инвентаризацию (председатель комиссии), специалистов (экономистов, бухгалтеров, инженеров, технологов, товароведов, специалистов ОТК, независимых аудиторов и т.п.). В состав комиссии должны включаться опытные работники, хорошо знающие инвентаризируемое имущество, порядок формирования цен, первичный учет.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии допускается возлагать проведение инвентаризации на нее.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность отражения данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, внесенных в инвентаризационные описи и акты, и своевременность оформления результатов инвентаризации.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий и порядок проведения инвентаризации устанавливаются приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации, который является письменным заданием на ее проведение.

В приказе (постановлении, распоряжении) указываются:

• причины инвентаризации;

• состав центральной и рабочих инвентаризационных комиссий;

• перечень инвентаризируемого имущества и обязательств;

• место проведения инвентаризации;

• сроки проведения инвентаризации (дата начала и окончания);

• срок сдачи материалов в бухгалтерию.

Рабочие инвентаризационные комиссии:

• осуществляют инвентаризацию ценностей и денежных средств в местах хранения и производства;

• совместно с бухгалтерией организации участвуют в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли;

• вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска товарно-материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их сохранностью, а также реализации сверхнормативных и неиспользуемых ценностей.

Указанные комиссии несут ответственность:

• за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя;

• полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и средств в расчетах;

• правильность указания в описи отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, а также цены и т.п.);

• правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации в установленном порядке.

Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках ценностей с целью сокрытия недостач и растрат или излишков товаров, материалов и других ценностей подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.

В межинвентаризационный период в организациях систематически должны проводиться проверки и выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Эти проверки и инвентаризации осуществляются по распоряжению руководителя работниками инвентаризационных групп, состоящими в штате предприятия, или специальными комиссиями, в состав которых включаются должностные лица, хорошо знающие товарно-материальные ценности, бухгалтерский учет и отчетность, а также представители общественности.

Виды инвентаризаций

Инвентаризации могут быть:

– обязательными и инициативными. В некоторых случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь или нормативными правовыми актами Минфина РБ, организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Такие инвентаризации являются обязательными.

Проведение инвентаризации является обязательным в следующих случаях:

– при смене собственника (передаче имущества в аренду, выкупе или продаже);

– при ликвидации или реорганизации организации

– при смене руководителя организации или другого материально-ответственного лица;

– при установлении фактов хищения, других злоупотреблений имущественного характера, порчи, утраты имущества или по иным причинам;

– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

– по решению контролирующих, судебных или иных уполномоченных на то органов;

– в других случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь или нормативными правовыми актами Министерства финансов Республики Беларусь (например, на 1 января 1998 года – постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 13.06.1997 №706 «О проведении полной инвентаризации драгоценных металлов и драгоценных камней в Республике Беларусь»).

Кроме обязательных инвентаризаций, организации могут проводить инициативные инвентаризации в соответствии со спецификой их деятельности или необходимостью дополнительного контроля за обеспечением достоверности данных об имуществе и обязательствах. Сроки и порядок проведения подобных инвентаризаций устанавливаются ими самостоятельно;

– плановыми и внеплановыми. Инвентаризации, проводимые в соответствии с утвержденным в организации порядком, характеризуются как плановые. Кроме плановых, организации могут проводить внеплановые (внезапные) инвентаризации с целью проверки сохранности отдельных видов имущества у материально-ответственных лиц или по другим причинам;

– полными и частичными. При осуществлении полной инвентаризации проверкой охватываются все объекты имущества и обязательств организации в соответствии с установленным порядком ее проведения.

При частичной инвентаризации проверяются один или несколько видов имущества в определенных местах хранения и обязательств (например, инвентаризация объектов основных средств, дебиторской задолженности);

– проводимыми сотрудниками организации или сотрудниками контролирующих, судебных или иных уполномоченных на то органов. Инвентаризации имущества и обязательств в организациях проводятся инвентаризационной комиссией. В состав инвентаризационной комиссии организации могут включить не только своих работников, но и сотрудников независимых аудиторских организаций.

Инвентаризацию имущества вправе производить контролирующие, судебные или иные уполномоченные на то органы. В этом случае перечень проверяемого имущества устанавливается руководителем контролирующих и иных органов (его заместителем). Указанные органы вправе привлекать для проведения инвентаризации имущества организации экспертов, переводчиков и других специалистов. Проверка фактического наличия имущества производится при участии должностных лиц, материально-ответственных лиц и работников бухгалтерской службы организации.