Создание запросов

Запрос в Access – это требование предоставить информацию, накопленную в таблицах БД. Для создания нового запроса нужно в окне базы данных выбрать вкладку Запросы, пункт создания запросов с помощью Мастера и щелкнуть по кнопке Создать. Откроется окно Новый запрос. В этом окне предлагается выбрать один из пяти пунктов: Конструктор, Простой запрос, Перекрестный запрос, Повторяющиеся записи и Записи без подчиненных.

Рассмотрим создание запроса в режиме конструктора. После выбора пункта Конструктор и щелчка по кнопке OK Access откроет два окна: Добавление таблицы и Запрос на выборку, представляющий собой бланк запроса по образцу. В окне Добавление таблицы на вкладке Таблицы следует выбрать нужную таблицу для запроса. Затем необходимо один раз щелкнуть правой кнопкой мыши на верхней половине бланка запроса по образцу и выполнить команду Добавить таблицу. Выбранная таблица или несколько таблиц отобразятся в верхней части бланка запроса. Нижняя область бланка разбита на столбцы – по одному столбцу на каждое поле будущей результирующей таблицы.

Из таблицы верхней части бланка двойным щелчком левой кнопки мыши переносят в результирующую таблицу нужные поля. Таким образом, формируется структура запроса.

Отобранные данные можно отображать в отсортированном виде, т.к. сортировка существенно облегчает их анализ. При щелчке на строке Сортировка в нижней части бланка запросов открывается кнопка раскрывающегося списка, в котором можно выбрать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию. Возможна многоуровневая сортировка – сразу по нескольким полям.

Дополнительным средством, обеспечивающим отбор данных по заданному критерию, является Условие отбора. Для каждого поля в нижней части бланка можно задать индивидуальное условие. В строке «Условие отбора» можно поставить, например, в поле «Фамилия»=Иванов, и будут отобраны все студенты с фамилией Иванов.

Запуск формирования запроса производится нажатием кнопки ! на панели инструментов окна конструктора запросов. Запрос необходимо сохранить.

Запрос на выборку может создавать большие таблицы, работать с которыми неудобно, поэтому более целесообразно результаты запроса сортировать. Сортировки возможны по возрастанию и по убыванию. Направление это указывается в строке «Сортировка бланка запроса по образцу». Если сортировка указана по нескольким полям, то сначала будет произведена сортировка по первому полю; при обнаружении повторяющихся записей, сортировка будет по второму полю и т.д.

Формирование отчетов

При формировании отчета необходимо:

• Определить макет отчета;

• Собрать для отчета данные;

• Создать отчет средствами Access.

Быстрее всего отчет в Access создается с помощью Мастера по разработке отчетов, который выполняет за пользователя всю рутинную работу. Для создания нового отчета необходимо на вкладке Отчеты окна базы данных нажать кнопку Создать. Откроется диалоговое окно новый отчет, в котором необходимо выбрать источник отчета, т.е. таблицу или запрос и способ создания: Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет в столбец, Автоотчет ленточный, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки.

Выбрав пункт Мастер отчетов, следует щелкнуть по кнопке ОК, появится окно выбора полей. В этом окне надо заполнить список Выбранные поля.

Далее необходимо сгруппировать поля на странице отчета. На этом этапе задаются поля для создания сносок и шапок, при этом можно задать до четырех полей группировки для отчета. Созданная иерархия полей изображается на правой половине окна.

После нажатия кнопки Далее вызывается окно выбора порядка сортировки. В дополнительных полях для сортировки задаются поля для сортировки раздела данных.

В нижней части диалогового окна сортировки расположена кнопка Итоги. Щелчок по ней приводит к появлению диалогового окна. Оно позволяет задавать дополнительные вычисления с данными числовых полей.

Щелчок по кнопке ОК возвращает диалоговое окно сортировки. Два следующих диалоговых окна Мастера отчетов – это окна выбора макета данных и выбора стиля.

Наконец, завершение диалога с Мастером происходит в диалоговом окне выбора имени отчета. Существует два варианта выхода:

• Просмотр отчета;

• Изменение структуры отчета.

Создать отчет без вопросов Мастера можно с помощью команд Автоотчет диалогового окна Новый отчет.