БІЛЕТ №1.

1. Управлінська іформація, її властивості та класифікація за функціональним призначенням.

Інформація виступає як основа процесу управління. За допомогою інформації реалізується зв'язок між суб'єктом і об'єктом або між керуючою і керованою частинами системи управління.

Інформаційну складову управлінської праці становить збирання, зберігання, опрацювання і передача інформації. Через органи управління проходить велика за обсягом, різноманітністю і динамікою інф-ція. Одна її частина мас безпосередньо управлінський характер, інша виражає взаємозв'язки державного апарату із суспільством, з його численним проявами і потребами, інтересами громадян. Інф-цію, яка циркулює в органах державної влади можна зазначити як соціально- управлінську інф-цію. Будь-який вид ииробничо-економічної діяльності грунтується на відповідному інф-ному забезпеченні, в тому числі економічною, науково-технічною, оглядово- аналітачною, фактографічною та ін. інф-цією. Інформаційне забезпечення управління —це організація цілеспрямованих масивів інф-ції й інф-них потоків, яка включає збирання, зберігання, опрацювання і передавання інф-ції з метою аналізу одержаних результатів для підготовки, обгрунтування і прийняття управлінських рішень органами влади. Управлінську інф-цію можна поділити на З категорії:

1) інф-ція стратегічного планування, яка дозволяє керівництву приймати рішення із встановлення довготермінових цілей, формувати політику їх досягнення;

2) контрольна управлінська інф-ція використовується менеджерами середнього рівня для координації різних підконтрольних їм дій;

3) оперативна інф-ція допомагає виконувати звичайні повсякденні операції -розрахунок зарплати, фінансові розрахунки тощо. Інф-ний ринок на сьогоднішній день є галуззю, яка динамічно розвивається, інф-на продукція і послуги трансформуються в ринковий товар, який як і будь-який інший товар продається та ' купується. Він володіє основними властивостями ринкового товару: -корисність: -рідкісність: -універсальність. Крім цього інф-на продукція і послуга характеризується додатковими властивостями: -якісними (догові рність, об'єктивність, своєчасність, релевантність, паритетність);

- 1 кількісні (повнота, достовірність), цілісні (цілісність і вартість).

Інф-на продукція та послуга стають наукоємкими. Також прослідковується тенленція до зростання термінів і вартості їх виготовлення та одночасного скорочення тривалості їх життпюго циклу на ринку. На сьогоднішній день в діяльності підприємства важливим с інформування менеджера. Для реалізації цього процесу заважають наступні фактори: відсутність єдиного інф-ного простору: розрив інф-них зв'язків, відсутність обліку інф-ції, становлення національної інф-ної структури. Усі ці фактори пов'язані з соціально-політичними, економічними катаклізмами в кін. XX ст. в нашій країні.

Невід'ємним фактором бізнесово-ринкових відносин є ризик. Ризик - явище об'єктивне, уникати його не потрібно, потрібно аналізувати і оцінювати його, щоб піти на виправданий ризик. В цьому ключову роль відіграє інф-не забезпечення тому, що знижує невиправданий ризик.

Управлінська інф-ція поділяється на: 1) інф-ція в галузі менеджменту - попередня діяльність підприємства, компетентність, репутація на ринку, професіоналізм, традиції компанії, стиль роботи керівництва, тривалість роботи;

2) інф-ція в галузі виробництва - інф-ція про технологічні процеси, сировину, матеріали, переваги і ступінь конкурентноздатності продукції, науково-технічної та інтелектуальної можливості, партнерські зв'язки;

3)інф-ція в галузі збуту - інф-ція про клієнтів, стан конкурентності і її вплив на стан партнерства;

4)іиф-ція в галузі розподілення – інформація про способи надходження продукції від виробника до споживача;

5)інф-ція в сфері фінансування - дані про обігові кошти та способи їх використання;

6) інф-ція в сфері прогнозів – інформація про можливість виготовлення нових видів продукції;

7)інф-ція в сфері фінансів – дані про результати господарської діяльності.

Крім даних різновидів інф-ції її можна класифікувати за:

1) функціональним призначенням і характером діяльності структурних підрозділів;

2) за відношенням повідомлення до суб'єкта, який управляє структурним підрозділом;

3) за типом зв'язку: прямий або зворотній;

4) інформація за походженням:

- зовнішня і внутрішня;

5) інформація за матеріальними носіями:

на електронних та паперових носіях,

6) функціональним призначенням і характером діяльності структурних підрозділів;

7) за відношенням повідомлення до об’єкта, який управляє структурним підрозділом;

8) за відношенням до цільової аудиторії;

9) за логічним змістом;

10) за процедурою перетворення;

11) за методом фіксації;

12) за ступенем додаткового опрацювання перед використанням.

2. Система каталогів та картотек як компонент пошукового апарату інф-них установ.

Каталог - це впорядкований за різними ознаками перелік док-тів, які є у фонді однієї чи декількох інф-них установ, що розкриває склад і зміст цих фондів. Основне завдання каталогів забезпечити користувача багато аспектною інф-цією про фонди однієї чи декількох інф-них установ.

Завдання каталогів полягає у забезпеченні споживачів багатоаспектною інформацією про фонди інформаційних установ.

Види каталогів:

1. За формою існування:

• Каталоги, що функціонують у ручному режимі;

• Каталоги, що функціонують у ручному режимі;

2. Залежно від читацького призначення:

• Службові;

• Читацькі.

3. В залежності від охоплення фонду:

• Зведені або корпоративні інформаційно-пошукові системи;

• Каталоги на фонд однієї інформаційної установи;

• Каталоги на окремі частини фонду;

4. За способом групування матеріалів:

• Алфавітні;

• Систематичні;

• Предметні;

• Нумераційні.

5. За видами документів, що відображаються:

• Каталоги книг;

• Каталоги нот;

• Каталоги карт;

• Каталоги видань образотворчого мистецтва;

• Каталоги на ком пакт-диска.

На сучасному етапі розвитку інформаційних установ створюють електронні каталоги, які дозволяють відмовитись від ведення традиційних каталогів, оскільки забезпечують можливість здійснювати пошук документів за різними ознаками.

Найбільш фундаментальним електронним каталогом володіє бібліотека США. У цьому каталозі представлена значна кількість російських видань.

Катротеки – вторинні документи, реалізовані в катроновій формі або у формі баз даних, які відображають документи підібрані за певною ознакою, незалежно від їх наявності у фонді певної інформаційної установи.

Картотеки доповнюють каталоги, розкриваючи зміст окремих видань, подають оперативну інформацію про найновіші досягнення науки, техніки і культури, забезпечують користувачів інформацією, навіть якщо вона відсутня у фонді інформаційної установи.

За характером інформації картотеки поділяються:

1) бібліографічні:

• Універсальні – подають відомості з усіх галузей знань;

• Тематичні;

• Спеціальні – про окремі види документів і спрямовані на задоволення запитів нестандартного характеру.

2) Фактографічні.

До універсальних картотек належить:

1. Систематична картотека статей (СКС)або база даних статей із періодичних видань.

2. картотека нових надходжень.

У СКС подаються такі відомості про такі види документів:

• Статті з журналів і газет;

• Статті із видань, що продовжуються;

• Статті із збірників.

Для ефективного функціонування СКС необхідно здійснювати їх регулярне редагування. Матеріали повинні зберігатись 3-5 років, інформація з мовознавства та літературознавства зберігається 7-8 років. Для полегшення пошуку створений алфавітно-предметний покажчик.

У сучасних умовах СКС переводиться на електронну форму, тут використовуються ключові слова.

Тематичні картотеки не є обов’язковим елементом пошукового апарату інформаційної установи. Кожна установа самостійно вирішує про доцільність створення такої картотеки. Створюючи тематичну картотеку інформаційна установа певною мірою прогнозує появу інтересу до інформації з певної теми.

Бази даних та картотеки створюють :

1. До знаменних і пам’ятних дат;

2. З актуальних проблем комплексного характеру;

3. З актуальних тем тимчасового характеру.

До бази даних включаються відомості переважно про книги, статті з журналів та збірників. Матеріал групується в залежності від теми в певній логічній послідовності.

Спеціальні картотеки є не обов’язковими для ведення інформаційних установ. Вони спрямовані на задоволення нестандартних запитів користувачів.

Тематичні картотеки не складаються тоді, коли с нові бібліографічні посібники, коли тема картотеки співпадає з рубрикою СКС. Матеріали тематичних картотек розташовані за тематичними розділами. До спеціальних картотек (СпК) відносять: 1)картотека рецензій- відображає рецензії на галузеву наукову або художню літературу. Ця картотека вміщує опис творів, що рецензуються і бібліографічний опис творів. Картотека рецензій на наукову літературу побудована за галузями, а на художню - за алфавітом авторів і назв творів, що рецензуються; 2)картотека персоналів відображає інф-цію, що пов'язана із життям і діяльністю окремої особи чи осіб. Матеріали розташовані в алфавіті персональних рубрик; 3) картотека назв творів худ. літератури відображає назви творів худ. літераіури, що розташовані в алфавітному порядку, дозволяє встановити автора твору, якщо відома назва; 4) картотека худ.творів в періодичних виданнях відображає відомості про різні жанри творів худ. літератури, які опубліковані на сторінках періодичних видань, матеріали розміщені в алфавітному порядку. Фактографічні картотеки – вміщують не відомості про док-ти, а інф-цію з сутності певних питань, їх аналогічні фактографічні бази даних. Сучасний етап функціонування інф-них установ характеризується тим, що у пошуковому апараті все більше документується фактографічної інф-ції. В основному це адресна інф-ція. Ця тенденція характерна для органів НТІ та спеціальних бібліотек. В універсальних наукових бібліотеках останнім часом популярними є фактографічні бази даних.

БІЛЕТ №2.

І. Класифікація інф-них док-тів.

Інф-ні док-ти можна поділити за різними ознаками. З погляду методики їх створення доцільно буде розподілити їх за ознакою наявності в них вивідного знання. Вивідне знання - це знання, яке безпосередньо в опрацьованому джерелі не містилося, але було виведене з них шляхом логічного опрацювання вихідної документації. За цією ознакою док-ти поділяють на 2 групи: оглядово-реферативні - містять опрацьовану вихідну інф-цію без аналітичних оцінок, критичних міркувань або оригінальних висновків з боку укладача, тобто це док-ти, які не містять вивідного знання: оглядово-аналітичні — група док-тів, яка передбачає аналітичну оцінку вихідної інф-ції та розроблені укладачем висновки, рекомендації, прогнози та містять вивідне знання. Інф-ні док-ти класифікують за такими ознаками:

1) глибина згортання інф- ції (рівень ущільнення змістової інф-ції в інф-ному док-ті);

2) метод викладу інф-ції (конструкція інф-ного док-ту, спосіб викладання змістової інф-ції у вторинному док-ті);

3) форма використання інф-ції (яким способом можна використовувати вторинну інф-цію з інф-ного док-ту).

За першою ознакою вирізняють такі рівні інф-ції в інф-ному док-ті:

1)сигнальна інф-ця (бібліографічна інф-ція); 2)реферативна; 3) оглядова інф-ція.

За другою ознакою виділяють такі види інф-них док-тів:

1)док-т- екстракт (інф-ний док-т. побудований на реченнях, екстрагованих з тексту вихідного док-ту); 2)перефразований док-т: З інтерпретований док-т (синтезований інф-ний док-т).

За третьою ознакою виділяють такі види інф-них док-тів: 1 )иисьмовий д-т: 2)друкований д-т; 3)машинозчитувальний д-т.

Розрізняють такі методи викладу інф-ції в інф-ному док-ті: інф-ний док-т екстракт, перефразований інф-ний док-т, інтерпретований док-т.

Тематичні добірки як вид аналітичних док-тів - це синтезована сукупність первинних док-тів. частини тексту, рефератів, анотацій, рисунків, схем, діаграм, підібраних з певного питання (проблеми), їх роблять за 2 умов: при сталому споживацькому інтересі до певної проблеми і тоді, коли не має узагальнених публікацій з неї, інф-ція розосереджена в широкому колі джерел.

Інформаційний реферат найповніше розкриває зміст док-ту, передає важливі фактичні та теоретичні відомості. Інформативність реферат досягається внаслідок скороченого викладення змісту першоджерела.

Бібліографічний посібник – це впорядкована множина бібліографічних даних, що об'єднані за змістом, формою та іншими ознаками.

Дайджест - док-т, що становить добірку витягів із конкретного тексту, відібраних і згрупованих такми чином, щоб дати про нього загальне уявлення чи добірку найцікавіших матеріалів, передрукованих з інших видань. Дайджести можуть бути неперіодичними, періодичними чи продовжуваними. Дайджестом також називають короткий виклад чого-небудь. Це фрагменти текстів багатьох док-тів (цитати, витяги, конспекти, інколи реферати), підібрані з певної теми, не забезпеченої узагальнюючими публікаціями, яка є у сфері постійних інтересів споживачів.

Реферат – багатоцільовий засіб відбиття інф-ції та багато функціональний інформаційний документ.

Науково - допоміжний бібліографічнний посібник – це бібліографічний посібник, призначений на допомогу науково-дослідній діяльності. Його цільове призначення вказане у визначенні, читацьке призначення, відповідно є такими: науковцям, спеціалістам різних галузей знань та виробництва.

Оглядова довідка - інф-ний док-т, призначений для ознайомлення користувачів з основними положеннями, що з'явилися у пресі або неонублікованих виданнях з теми або галузі, що цікавить користувача. Може надаватись користувачеві як відповідь на разовий запит. За змістом може бути: тематична або багатогалузева. Перефразування тексту інформаційного док-ту—це метод побудови тексту вторинного док-ту на основі передачі ключових положень з вихідного тексту у перефразованому вигляді. Інтерпретація - побудова тексту вторинного док-ту на основі узагальненого уявлення про зміст вихідного док-ту.

2. Вивчення споживачів інформації та їхніх потреб як необхідна умова надання інф-них послуг користувачам. Інф-не обслуговування – це процес надання інф-них послуг споживачу або забезпечення користувачів інф-ції, яке здійснюється інф-мими установами шляхом надання інф-них послуг. Інф-на послуга здійснюється у визначеній законом формі, інф-ної діяльності, спрямована на доведення інф-ної продукції до споживача з метою задоволення їх інф-них потреб. Інф-на продукція - це матеріалізований результат інф-ної діяльності комунікативних посередників, призначений для задоволення інф-них потреб споживачів.

В процесі інф-ного обслуговування в сучасних умовах використовують так звану маркетингову концепцію, яка орієнтована на розширення комунікації з користувачами та одержання відомостей про них. Ця концепція розглядає споживача як один із сегментів інф-ного ринку. Кожна інф-на установа повинна знати яких користувачів обслуговує і в чому полягає специфіка їх інф-них потреб. Однією із тенденцій, що притаманна сучасному інф-ному сервісу є тенденція персоніфікації, тобто максимального врахування та задоволення інф-них потреб конкретного споживача. Вивчення інф-ної потреби дозволяє визначити кількісні і якісні критерії обслуговування. Отже, моніторинг іфн-ної потреби споживача з метою визначення тенденцій їх розвитку і можливостей прогнозування є одним із основних завдань, які стоять перед інф-ною установою.

Потреба у вторинній інф-ції виникає на основі потреби у первинній інф-ції. Інф-на потреба (ІП) - потреба людини або групи людей в інф-ції, що відповідає характеру дії чи роботи, яка виконується споживачем інф-ції. Споживач інф-ції - людина або група людей, яка одержує соціальну інф-цію. ІП виникає у споживача у процесі їх базової діяльності, а задовольняється в процесі інф-ної діяльності. Базова діяльність - будь-який вид суспільної діяльності, яким займається споживач інф-ції. Види базової діяльності: 1)професійна (наукова, виробнича, творча, педагогічна); 2)навчальна; 3 )популяризаторська; 4)виховна; 5)самоосвітня; 6)дозвільна. З 1-4 бази діяльності породжують ділові інф-ці потреби; 5-6 база породжують культурпо-інф-ні потреби.

Інф.потреба - це необхідність отримання інф-ції, щоб одержати необхідну інф- цію в більшості випадках споживачу треба звернутися де первинних док-тів.

Отже, інфрм.потреба породжує док-ну потребу. Щоб задовольнити цю потребу споживач звертається до різних джерел вторинної інф-ції, потреба у вторинній інф-ції сприяє задоволенню інф.потреби.

Риси інф-них, документальних та бібліографічних потреб: 1)всі погреби є суспільними, оскільки вони породжені суспільством, належать суспільній свідомості і відрізняються від природних суспільних потреб; 2)всі ці потреби є об'єктивними за змістом, оскільки відображають реальні зв'язки споживача з умовами його діяльності: 3)ці потреби є суб'єктивними за формою існування, тобто вони виникають і існують у свідомості споживачів інф-ції.

Інф.потреби споживачів можуть поділятися на 3 групи: суспільні інф.потреби властиві всім членам суспільства; колективні або групові інф.потреби - потреби різних соціальних груп; індивідуальні інф.потреби - суб'єктивні потреби окремих індивідів.

Для організації інф-ної діяльності будь-якої установи потрібно знати основні групи споживачів. В зв'язку з цим особливої актуальності набули питання виявлення факторів, які обумовлюють групові інф.потреби. До таких факторів відносяться: 1)види базової діяльності споживачів: 2)вік споживача; 3)спеціальність або галузь знань і практичної діяльності; 4)характер праці, посада; 5)регіональний фактор-сукупність геологічних та географічних та ін особливостей регіону; 6)психологічні особливості. Класифікація споживачів інф-ції:

1)керівники всіх рангів;

2)спеціалісти різних сфер народного господарства, науки, культури;

3) робітники і працівники с/г;

4)лектори, пропагандисти, популяризатори знань;

5)студенти вузів та ін навч. закладів.

Методи вивчення інф.потреб : 1 )методи отримування фактичних відомостей; 2)методи обробки та аналізу даних: 3)методи прогнозування інф.потреб.

Білет №3.

Поняття про державний документ ний фонд України, його характерні риси, передумови створення, аспекти функціонування.

Документний фонд (ДФ) – розглядається як систематичне зібрання документів відібраних фондоутримувачем відповідно з його завданнями та інформаційними потребами користувачів. ДФ є зібрання документів, приведених в певну систему. Для вивчення ДФ застосовують такий науковий метод як системний підхід.

Основними завданнями формування і розвитку ДФ є:

1) підвищення ролі ДФ в соціально-економічному та культурному життя суспільства;

2) інформування державного ДФ України. Державна політика повинна забезпечити створення в кожному регіоні повноцінних та оптимальних за обсягом і складом фондів, орієнтованих на задоволення як загальнокультурних так і професійних потреб громадян. Ці фонди мають бути об’єднані в єдину інформаційну систему;

3) створення в Україні Національного фонду «Україніка» для повного задоволення національних потреб укр.народу тощо.

Основними компонентами ДФ є: елементи (документи, з яких складається фонд); зв’язки; структура (будова).

Основними зовнішніми функціями є:: кумуляційна (у фонді зберігаються документи по профілю фондоутримувача); меморіальна . Крім зовн. функцій фонд виконує і внутрішні функції: основна, інформативна, технологічна, та прототипу.

Ознаки ДФ відображають зовнішні особливості ДФ: 1) наявність документів; 2) множинність документів; 3) профіль документного фонду; впорядкованість док.фондів; 4) призначення ДФ для використання користувачами; 6) постійна готовність фонду до використання.

Властивості ДФ відображають внутрішні особливості: 1) цілісність ДФ; 2) відкритість; 3) динамічність; 4) стати стичність, яка характеризує ДФ як стабільну систему; 5) розсіяння документів у просторі і часі; 6) концентрація; 7) стохастичність (ймовірність); 8) управління ДФ; 9) надійність.

Усі типи і види ДФ різних систем і відомств об’єднані в державний документ ний фонд України, який поступово розбудовується, створюється на основі взаємодії різних фондоутримувачів як у формуванні, так і у використанні їх фондів. Система ДФ має ієрархічну властивість, тобто у кожній ланці цієї системи утворюються ДФ різних рівнів, які мають різну повноту, обсяги, що здійснюються від фондів нижчого до фондів вищого рівня. Бібліотечні фонди зосереджені в Національній бібліотеці Академії Наук України, архівні - в центральному архіві органів влади і управління, музейні – у центральних, національних та всеукраїнських музеях, довідково-інформаційні – в ЦНТІ.