5. Изготовление конфиденциальных документов

Процедура приема черновика документа от исполнителя:

а) получение руководителем участка изготовления документов от исполнителя бумажного черновика или учтенной дискеты (с бумажным экземпляром учетной карточки — описи документов, записанных на носителе) с черновиком подготовленного документа или получение оформленного черновика по защищенной линии связи от компьютера исполнителя;

б) проверка наличия на черновике письменного разрешения на изготовление проекта документа, подписанного полномочным руководителем;

в) проверка реального наличия на магнитном носителе (дискете) черновика одного документа и соответствия его данным, указанным в бумажном экземпляре учетной карточки носителя, заверение соответствия росписями исполнителя и сотрудника участка;

г) проверка наличия всех реквизитов и частей документа, обозначения фамилии исполнителя;

д) подсчет количества листов черновика;

е) внесение отметки о получении носителя (рабочей или стенографической тетради, дискеты и т.п.) во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя.

Процедура традиционной или автоматизированной регистрации черновика:

Традиционная регистрация проекта документа:

а) внесение исходных сведений о черновике в журнал учета черновиков и проектов документов;

б) резервирование машинописного номера (регистрационного номера этапа изготовления) проекта документа в контрольном журнале учета карточек подготовленных документов или определение этого номера по валовой картотеке учетных карточек (если на документ заполняется два экземпляра карточки); при использовании единой нумерации документов на участке изготовления и участке учета подготовленных документов — одновременное резервирование аналогичного номера в контрольном журнале участка учетаподготовленных (изданных) документов;

в) проставление машинописного номера на титульном листе и (или) листах черновика (в электронный черновик документа учетный номер вносится с клавиатуры ЭВМ или автоматически), на чистом бланке учетной карточки подготовленного документа и в журнале учета черновиков и проектов документов;

г) изъятие листов черновика из спецблокнота и фиксирование изъятия каждого листа на корешке или в контрольном листе спецблокнота;

д) возврат спецблокнота исполнителю;

е) вкладывание в черновик или подкалывание к листам черновика пронумерованной учетной карточки подготовленного документа;

ж) передача черновика документа для печати машинистке (оператору ЭВМ) под роспись в журнале учета черновиков и проектов документов.

Автоматизированная регистрация проекта документа:

а) заполнение на экране ЭВМ учетной карточки подготовленного документа и внесение в карточку очередного единого порядкового номера по участку изготовления и участку учета подготовленных (изданных) документов;

б) автоматическое внесение новых сведений в электронную опись (контрольный журнал) учетных карточек подготовленных документов, проверка правильности внесенной записи;

в) проставление машинописного номера на листах черновика;

г) изъятие листов из спецблокнота, оформление изъятия на корешке (или в контрольном листе) спецблокнота, возвращение спецблокнота исполнителю;

д) распечатка на бумажном носителе страхового экземпляра учетной карточки подготовленного документа;

е) внесение отметки о распечатке в электронную учетную карточку документа;

ж) подтверждение подлинности бумажного экземпляра электронной карточки росписью руководителя участка изготовления документов с проставлением печати и даты;

з) передача черновика для печатания оператору ЭВМ под роспись в бумажном экземпляре электронной учетной карточки;

и) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выполненных операциях, проставление росписи руководителя участка изготовления документов.

Процедура печатания и выдачи проекта документа исполнителю:

При традиционной регистрации проекта документа:

а) заполнение необходимых граф пронумерованной учетной карточки подготовленного документа;

б) печатание на пишущей машинке или с помощью персональной ЭВМ текста и реквизитов документа с учетом требований государственного стандарта;

в) обозначение на нижнем поле напечатанного комплекта экземпляров каждого листа документа учетного (машинописного) номера;

г) обозначение на оборотной стороне последнего листа всех экземпляров документа учетного (машинописного) номера, грифа конфиденциальности, количества отпечатанных (изготовленных) экземпляров, при необходимости их целевого назначения, фамилии исполнителя, индекса машинистки (оператора) и даты печатания (изготовления) документа;

д) передача отпечатанного проекта документа, черновика и учетной карточки руководителю участка изготовления документов;

е) проверка правильности и комплектности отпечатанного проекта документа, его соответствия черновику;

ж) заполнение соответствующих граф в учетной карточке и роспись руководителя участка в карточке или журнале учета черновиков;

з) при изготовлении документа на дискете — внесение сведений о нем в электронный и бумажный экземпляры учетной карточки (описи документов) носителя, заверение записи в бумажном экземпляре карточки росписями руководителя участка и исполнителя; при необходимости изготовление страховой копии документа на другой дискете;

и) проверка исполнителем комплектности и правильности изготовления проекта документа, просмотр дискеты, если документ был изготовлен на этом носителе;

к) выдача исполнителю всех экземпляров проекта документа и черновика под роспись в учетной карточке подготовленного документа;

л) передача учетной карточки (и дискеты со страховой копией проекта документа) на участок изданных документов (исходящий участок);

м) при журнальной системе учета документов — передача отпечатанного проекта документа и черновика на исходящий участок для регистрации в журнале учета подготовленных документов;

и) при журнальной системе учета документов — выдача исполнителю отпечатанного проекта документа и черновика под роспись в журнале учета подготовленных документов на исходящем участке.

При автоматизированной регистрации проекта документа:

а) печатание бумажного документа, оформление специфических реквизитов или изготовление документа на учтенной дискете;

б) передача отпечатанного документа и черновика руководителю участка изготовления документов;

в) при поступлении от исполнителя дискеты с подготовленным проектом Документа (без черновика) или передачи готового проекта документа полиции защищенной компьютерной связи — их регистрация руководителем участка (без перепечатывания) с заполнением указанных выше учетных форм;

г) проверка правильности и комплектности изготовленного проекта документа, его соответствия черновику;

д) заполнение соответствующих граф и зон электронного экземпляра учетной карточки подготовленного документа, проставление электронной подписи руководителя участка;

е) автоматическое внесение сведений об отпечатанном проекте документа в электронную опись документов, выданных конкретным исполнителям;

допечатка на принтере строки о выданном проекте документа и черновике в традиционную внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя;

возвращение описи исполнителю;

ж) допечатка на принтере информации, внесенной в электронную учетную карточку, в бумажный экземпляр этой карточки, заверение внесенных сведений росписью руководителем участка;

з) если документ изготовлен на дискете — внесение сведений о нем в электронный экземпляр учетной карточки (описи документов) носителя, автоматическая допечатка на принтере внесенной записи в бумажный экземпляр этой описи, заверение записи росписями руководителя участка и исполнителя; при необходимости изготовление страховой копии документа на другой дискете;

и) выдача исполнителю изготовленного проекта документа и черновика под роспись в бумажном экземпляре электронной учетной карточки; проверка исполнителем состава полученных документов, просмотр дискеты;

к) выдача исполнителю магнитного носителя (дискеты), содержащего черновик документа, вместе с бумажным экземпляром учетной карточки носителя (описью) и допечатанной в карточке отметкой об изготовлении проекта документа;

л) выдача исполнителю проекта документа, изготовленного с бумажного носителя на дискете, аналогично указанным выше пунктам;

м) передача исполнителю изготовленного проекта документа и черновика или возвращение ему зарегистрированного проекта документа, полученных руководителем участка полиции защищенной компьютерной связи, осуществляется также по этой линии связи с предварительной передачей исполнителем своей электронной подписи, фиксированием ее в электронной учетной карточке передаваемого документа и автоматическим внесением соответствующей записи в электронную опись массива документов компьютера исполнителя;

н) передача бумажного экземпляра учетной карточки подготовленного документа и электронной карточки на участок изданных документов;

о) уничтожение в базе данных компьютера участка изготовления документов всех материалов по изготовлению данного документа и самого документа кроме записей в электронных описях;

п) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выполненных операциях, проставление росписи руководителя участка изготовления документов.

Процедура перепечатывания отдельных листов и документа в целом:

а) получение от исполнителя отдельных листов или документа в целом для перепечатывания;

б) получение с участка изданных документов традиционной учетной карточки или электронной (на дискете или полиции защищенной компьютерной связи) и бумажного экземпляра электронной учетной карточки подготовленного документа; внесение соответствующих отметок в карточки и опись, контрольный журнал:

в) внесение отметок в учетные формы о перепечатывании отдельных листов без изменения общего количества листов в документе;

г) внесение отметок в учетные формы о перепечатывании отдельных листов с изменением общего количества листов в документе;

д) допечатка на принтере в бумажный экземпляр электронной учетной карточки соответствующих сведений, заверенных росписью руководителя участка изготовления документов;

е) заполнение новых учетных форм при полном перепечатывании документа;

ж) внесение дополнений и изменений в электронную опись документов, выданных конкретным исполнителям, допечатка необходимых сведений в традиционную внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя;

з) выдача отдельных листов и документа исполнителю под роспись в бумажном экземпляре электронной учетной карточки;

и) возвращение традиционной или электронной учетной карточки и ее бумажного аналога на участок изданных документов;

к) уничтожение в базе данных участка изготовления документов всех материалов по перепечатыванию отдельных листов и документа в целом кроме записи в электронных описях;

л) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выполненных операциях, проставление росписи руководителя участка изготовления документов.

Процедура снятия копий с документа, производства выписки и изготовления дополнительных экземпляров документа:

а) получение документа от исполнителя или от сотрудника соответствующего участка;

б) получение учетной карточки документа (традиционной или электронной и ее бумажного экземпляра) с соответствующего участка;

в) проверка наличия на документе разрешения полномочного руководителя на снятие копии или производство выписки, изготовление дополнительных экземпляров документа;

г) внесение отметки о получении документа во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя;

д) выполнение на каждую копию или выписку операций процедур 2 и 3;

е) внесение отметки о снятии копии или производстве выписки в учетные формы основного документа;

ж) внесение отметки о дополнительно размноженных экземплярах в учетные формы основного документа;

з) внесение соответствующих отметок в Основной документ;

и) внесение дополнений и изменений в электронную опись документов, выданных конкретным исполнителям, допечатка необходимых сведений во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя;

к) выдача копии, выписки или дополнительно размноженных экземпляров исполнителю под роспись в традиционной карточке или .бумажном экземпляре электронной учетной карточки выписки, копии или основного документа;

л) возвращение исполнителю основного документа под роспись в учетной карточке документа или с уничтожением расписки;

м) возвращение сотруднику соответствующего участка учетных форм документов, а также основного документа и его учетной формы, если документ был получен не от исполнителя;

и) передача традиционной учетной карточки или электронной карточки и ее бумажного аналога, заполненных при изготовлении выписки или копии документа, на участок изданных документов;

о) уничтожение в базе данных компьютера участка изготовления документов всех материалов по изготовлению копий, выписок и дополнительных экземпляров документа, кроме записей в электронных описях;

п) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выполненных операциях, проставление росписи руководителем участка изготовления документов.

Процедура передачи учетных карточек изготовленного документа на участок изданных документов:

При традиционной регистрации проекта документа:

а) проверка соответствия сведений о подготовленном документе в учетной. карточке и контрольном журнале учета карточек;

б) проверка наличия росписи исполнителя в карточке за полученный проект документа;

в) передача карточки сотруднику участка изданных документов;

г) уничтожение перепечатанных л истов документа;

д) внесение отметки о новом местонахождении документа в контрольный журнал учета карточек.

При автоматизированной регистрации проекта документа:

а) проверка правильности оформления электронной учетной карточки и ее бумажного аналога (распечатки), их соответствия;

б) проверка наличия росписи исполнителя за полученный проект документа в бумажном экземпляре учетной карточки;

в) проверка уничтожения в базе данных участка изготовления документов всех электронных документов и материалов, связанных с изготовлением документов, кроме записи в электронной описи учетных карточек документов и электронной описи документов, выданных исполнителям, внесение соответствующей отметки в бумажный экземпляр карточки, заверенной второй росписью;

г) уничтожение перепечатанных листов документа;

д) передача бумажного экземпляра электронной карточки сотруднику участка изданных документов, передача электронной карточки на компьютер этого участка;

е) внесение отметки о новом местонахождении карточки в электронную опись учетных карточек участка изготовления документов;

ж) внесение в машинный журнал (протокол) обоих участков сведений о выполненных операциях, проставление росписей руководителей обоих участков.