Тема: теоретические основы делопроизводства

План лекции: 1. Информационное обеспечение предприятия.

2. Виды и классификация документов.

3. Особенности управленческой документации.

4. Конфиденциальная информация.

5. Международные стандарты по делопроизводству.

1. Информационное обеспечение предприятия.

Делопроизводство координирует все этапы деятельности предприятия – от проектирования до практической реализации управленческого решения. Делопроизводство определяется как деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих функций.

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Одной из важных частей управленческого труда является информация, которая дает совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой систем и внешней среды.

Любая информация должна быть, по-возможности, цельной, точной, краткой, но с достаточной степенью полноты, достоверной, удобной к восприятию и оценке, с высокой степенью анализа, надежной и, главное, своевременной. Это необходимо для выработки и принятия правильного решения. Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия решения. Информация должна быть оперативной, т.е. такой чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

Одним из видов информационного обеспечения управления является документация.

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:

1. Прием входящих документов;

2. Предварительное рассмотрение (секретарем);

3. Регистрация документов;

4. Рассмотрение документов руководством;

5. Принятие решения руководителем и направление документов на исполнение;

6. Контроль за исполнением документов;

7. Формирование документов в дела;

8. Использование документов в информационно-справочной работе;

9. Определение сроков хранения документов:

1. передача в архив,

2. дальнейшее использование,

3. уничтожение документов.

Степень совершенства работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

2. Виды и классификация документов.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация, составленные определенным образом, подписанные и заверенные деловые бумаги управленческого, организационно-экономического и правового характера, которыми оформляются различные хозяйственно-финансовые операции, правовые отношения и действия юридических и физических лиц.

Система документов – комплекс взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности предприятий, организаций.

Классификация документов – это объединение их в отдельные виды и группы (дела, папки) по одному или нескольким характерным и аналогичным показателям.

С помощью классификации работники аппарата управления получают информацию по тому или иному вопросу и возможность быстро найти документ, потребовавшийся в процессе работы.

Признаки, по которым классифицируются документы, должны быть существенными и определяющими характер информации, которую несут в себе документы. По этим признакам именуются группы, наименование которых должны строго соответствовать их содержанию.

Делопроизводство принято разделять на общее (административное), систематизирующее документацию административной управленческой деятельности, и на специальное, систематизирующее специальные документы (бухгалтерские, инженерные, кадровые и т.п.)

Однако, при всем многообразии документов, вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие группы документов:

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

1. И нформационно-справочные - документы общего информационного характера (акты, служебные записки, служебные письма, телеграммы, телефонограммы и т.п.)

2. Организационно-регламентирующие – устав, штатное расписание, положение, должностная инструкция и т.д.

3. Распорядительные – приказы, решения, указания, распоряжения, протоколы.

4. Документация по личному составу – заявления, приказы по личному составу, личные дела, личные карточки, трудовые контракты, трудовые книжки.

5. Планово-отчетные документы – различные виды планов, отчетов, анализы, обзоры.

6. Нормативные документы государственных органов – документы, регулирующие различные вопросы деятельности предприятия (налоги, экология и т.д.)

7. Коммерческие документы – относящиеся к предпринимательской деятельности.

8. Финансово-бухгалтерские документы – сметы, годовые отчеты, и т.д.

9. Банковские документы – связанные с работой банков.

В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя организации или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, для того чтобы выработать правила их составления и оформления, формы и методы работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.

Документы классифицируются по следующим признакам:

1.По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяют­ся на:

• письменные (рукописные и печатные);

• технические - это обобщенное название документов, отражающих техническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую. Ос­новная часть технических документов выполняется графическими приема­ми (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;

• фоно-, аудио·, акустические документы - содержание которых передано посредством звукозаписи (звуковые файлы);

• кинодокументы - изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной

аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении;

• фотодокументы - изобразительные документы, содержание которых пере­дано фотографическим способом;

• аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию.

2. По ценности содержания: научные, исторические, оперативные и т. д.

3. По назначению: для фиксации событий, для передачи информации, для выполнения основных задач.

4. По стадиям создания:

• черновик (предварительная редакция документа);

• беловик (чистовик);

• подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований ГОСТа);

• копия документа - точное воспроизведение подлинника. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизи­ты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фо­токопия);

• отпуск - копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

• дубликат - копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или ори­гинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;

• выписка - копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;

• автограф - документ, написанный рукой автора.