Лекция № 3. СУБД.

База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации.

Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных средств, предназначенный для создания структуры новой базы и наполнения её содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации.

Объекты СУБД:

1	Таблицы	строка – запись; столбец – поле. Если записей в таблице нет, это означает, что её структура образована только набором полей.
2	Формы	средства для ввода данных. Дают пользователю возможность заполнять только те поля, которые ему положены. В форме можно разместить специальные элементы управления для автоматизации ввода: счётчики, раскрывающиеся списки, флажки, переключатели и т. д. С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать. Для этого применяют специальные средства оформления.
3	Запросы	служат для извлечения данных из таблиц и представления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое заполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять вычисления в таблицах и т.д. Запросы играют важную роль для обеспечения безопасности. Чем меньше доступа к базовым таблицам имеют конечные пользователи, тем лучше. Снижается риск того, что неумелыми действиями они повредят данные таблицы. Предоставив разным пользователям разные запросы можно разграничить их доступ к данным в строгом соответствии с кругом персональных обязанностей. Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу .Когда мы работаем с основными таблицами базы, мы физически имеем дело с жестким диском, когда же на основании запроса, мы получаем результирующую таблицу, то имеем дело с электронной таблицей, не имеющей аналога на жестком диске. Это только образ отобранных полей и записей. Работа с образом происходит гораздо быстрее и эффективнее. Записи в основных таблицах содержатся в естественном порядке. С помощью запросов можно отобрать необходимые данные или отсортировать их.
4	Отчеты	похожи по структуре на формы, но предназначены только для вывода данных. Причем не на экран, а на печать. Поэтому они содержат специальные элементы оформления, характерные для печатных документов.
5	Страницы	Это особый объект, выполненный в ходе НТМL, размещённый на WEB - странице. Сам по себе этот элемент не является базой данных, но содержит компоненты, через которые осуществляется связь WEB - страницы с базой данных. Пользуясь этими компонентами посетитель WEB - узла может просматривать записи баз данных в полях страницы доступа.
6	Макросы и модули	Макросы состоят из последовательности команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования (Visual Basic for application). Это одно из средств, с помощью которого разработчик базы может заложить в неё нестандартные функциональные возможности, удовлетворяющие специфическим требованиям заказчика, повысить быстродействие системы, а также уровень защищённости.

Проектирование базы данных.

1. Разработка технического задания.

Техническое задание должен представить заказчик. При подготовке технического задания составляют:

• список исходных данных, с которыми работает заказчик;

• список выходных данных, которые необходимы заказчику для управления структурой своего предприятия;

• список выходных данных, которые не являются необходимыми для заказчика, но которые он должен предоставлять в другие организации.

2. Разработка структуры таблицы базы данных.

• составляется список полей;

• определяют тип для каждого поля, размер поля;

• распределяют поля генерального списка по базовым таблицам. На первом этапе производят распределение по функциональному признаку. Цель: обеспечить, чтобы ввод данных в одну таблицу производился в рамках одного подразделения. Наметив столько таблиц, сколько подразделений охватывает база данных, переходят к дальнейшему делению таблицы. Критерием необходимости деления является факт множественного повтора данных в соседних записях, т. е. таблицу надо поделить на две взаимосвязанные.

• Каждой из таблиц намечают ключевое поле. В качестве такого выбирают поле, данные в котором повторяться не могут. Если в таблице нет таковых полей, которые могут использовать как ключевые, то можно ввести дополнительное поле типа «счетчик».

• Расчерчивают связи между таблицами. Существует несколько типов возможных связей между таблицами: «один к одному», «один ко многим», «многие ко многим». Связь между таблицами организуется на основе общего поля, причем в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, т.е. на стороне «один» должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторимые значения. Значения на стороне «многие» могут повторяться. Про подобные таблицы говорят, что они связаны реляционными отношениями. Системы управления, работающие со связанными таблицами, называются системами управления реляционными базами данных.

• Проектирование базы данных – разработка схемы данных – это последний этап работы над техническим заданием. После согласования с заказчиком приступают к непосредственному созданию базы данных.

С

Создание структуры таблиц базы данных

Ввод и редактирование данных в таблицах базы данных

Обработка информации бд

С использованием запросов

С помощью программ

Вывод информации из бд

С использованием отчетов

Без использования отчетов

хема обобщённой технологии работы пользователя в СУБД.

Рис. 1

С использованием формы

Без использования формы

Каждая конкретная СУБД имеет свои особенности, которые необходимо учитывать. Однако, имея представление о функциональных возможностях любой СУБД, можно представить обобщенную технологию работы пользователя в этой среде (Рис. 1). Рассмотрим основные этапы.

Создание структуры таблиц базы данных

При формировании новой таблицы базы данных работа с СУБД начинается с создания структуры таблицы. Этот процесс включает определение перечня полей, из которых состоит каждая запись таблицы, а также типов и размеров полей.

Практически все используемые СУБД хранят данные следующих типов: текстовый (символьный), числовой, календарный, логический, примечание. Некоторые СУБД формируют поля специального типа, содержащие уникальные номера записей и используемые для определения ключа.

СУБД, предназначенные для работы в Windows, могут формировать поля типа объекта OLE, которые используются для хранения рисунков, графиков, таблиц.

Если обрабатываемая база данных включает несколько взаимосвязанных таблиц, то необходимо определение ключевого поля в каждой таблице, а также полей, с помощью которых будет организована связь между таблицами.

Создание структуры таблицы не связано с заполнением таблиц данными, поэтому эти две операции можно разнести во времени.

Ввод и редактирование данных

Заполнение таблиц данными возможно как непосредственным вводом данных, так и в результате выполнения программ и запросов.

Практически все СУБД позволяют вводить и корректировать данные в таблицах двумя способами:

• с помощью предоставляемой по умолчанию стандартной формы в виде таблицы;

• с помощью экранных форм, специально созданных для этого пользователем.

СУБД, работающие с Windows, позволяют вводить в созданные экранные формы рисунки, узоры, кнопки. Возможно построение форм, наиболее удобных для работы пользователя, включающих записи различных связанных таблиц базы данных.

Обработка данных, содержащихся в таблицах

Обрабатывать информацию, содержащуюся в таблицах базы данных, можно путем использования запросов или в процессе выполнения специально разработанной программы.

Конечный пользователь получает при работе с СУБД такое удобное средство обработки информации, как запросы. Запрос представляет собой инструкцию на отбор записей.

Большинство СУБД разрешают использовать запросы следующих типов:

• запрос-выборка, предназначенный для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяющий эти данные;

• запрос-изменение, предназначенный для изменения или перемещения данных; к этому типу запросов относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление;

• запрос с параметром, позволяющий определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.

Результатом выполнения запроса является таблица с временным набором данных. Записи этого набора могут включать поля из одной или нескольких таблиц базы данных. На основе запроса можно построить отчет или форму.