2.4 Організація обліку реалізації товарів у автоматизованих бухгалтерських

системах

На сьогодні сфера роздрібної торгівлі є однією із провідних галузей економічної діяльності. В нових умовах в даній галузі відбулися значні зміни, які зумовлюють необхідність подальшого розвитку методології, методики, організації і удосконалення бухгалтерського обліку.

Бухгалтерський облік торговельної діяльності завжди мав свої особливості в порівнянні з обліком інших видів діяльності. Сьогодні бухгалтерам торговельних підприємств постійно доводиться долати складнощі перехідного періоду. Тому необхідно привернути увагу до організації бухгалтерського обліку діяльності торговельних підприємств в умовах його реформування з метою забезпечення користувачів повною, достовірною та об’єктивною інформацією про фінансовий стан підприємства та результати його діяльності. Значення обліку підвищується при використанні облікових даних управлінським персоналом в процесі прийняття управлінських рішень.

Комп’ютерні інформаційні системи дозволяють сьогодні:

- обробляти і зберігати велику кількість однакових у структурному плані одиниць облікової інформації;

- здійснювати вибірку інформації з великої кількості даних;

- виконувати складні математичні розрахунки;

- одержувати за лічені хвилини паперові копії будь-якого документу (первинних документів, форм звітності тощо);

- багато разів відтворювати будь-які дії (наприклад, роздрукування примірників певного документу тощо);

При автоматизації обліку торговельних підприємств слід чітко розрізняти інформаційні комп’ютерні системи, призначені для автоматизації ведення бухгалтерського обліку і системи, які призначені для виконання облікових робіт, пов’язаних з оперативним обліком придбання, зберігання та продажу товарів [44].

Сучасні програмні продукти для автоматизації обліку роздрібної торговельної діяльності надають наступні основні можливості (рис. 2.7).

Рис. 2.7. Можливості програмних продуктів автоматизації роздрібної торгівлі.

Комп’ютерна система дозволяє моделювати картину продажів, що могла б скластися при встановленні різних цін на товари, оцінювати наявні товарні запаси, обчислювати витрати, що припадають на конкретні товари, виявляти найбільш вигідних постачальників. Володіючи такою інформацією, можна закуповувати найбільш ходовий товар в оптимальній кількості. Внаслідок цього зменшуються терміни оборотності засобів, скорочуються витрати.

Застосування комп’ютерів і автоматизованих інформаційних систем вносить значні зміни в організацію документування, які полягають у використанні електронних носіїв первинної інформації і електронних первинних документів, в автоматичному складанні первинних документів.

Сучасні системи автоматизації бухгалтерського обліку включають великий набір типових рішень, що забезпечують основні ділянки обліку, але на кожному підприємстві є свої неповторні особливості обліку, які неможливо заздалегідь передбачити. На ринку бухгалтерських програм немає програмних продуктів, які були б стандартом для автоматизації обліку. Однак широкі інструментальні можливості деяких систем у взаємодії з високою кваліфікацією спеціалістів з обліку дозволяє розв’язувати найскладніші задачі. Правильний вибір засобів автоматизації та програмного забезпечення дозволяє легко і миттєво адаптувати роботу бухгалтерії до правових норм, які часто змінюються.

До компонентів інформаційного забезпечення реалізації товарів відносять: дані, необхідні для вирішення завдань обліку, методи і засоби подання облікових даних, систему уніфікованих документів, систему і методику створення баз даних, інформаційну взаємодію завдань обліку, засоби формалізації запису даних, організації потоків облікової інформації, інформаційну послідовність виконання завдань обліку [55].

Створення інформаційного забезпечення полягає в пошуках джерел отримання інформації на підставі існуючої системи обліку та збереження економічної інформації, системи документообігу, діючих нормативних документів тощо.

Робочі місця в бухгалтерському відділі ВАТ «Київський ЦУМ» можна поділити умовно на три рівні управління (рис. 2.8).

Рис. 2.8. Рівні управління робочими місцями бухгалтерського обліку на

ВАТ «Київський ЦУМ»

Робочі місця бухгалтера першого рівня призначено для формування і підготовки первинних документів, обробки і використання інформації, що формується на місцях виникнення інформації. Це дає змогу системно і своєчасно оформити усі відхилення від нормальної роботи структурних підрозділів, оперативно втручатися у господарські процеси.

Робочі місця бухгалтера другого рівня дають можливість проводити контроль первинної інформації, розв’язувати у діалоговому режимі регламентовані завдання з кожної дільниці обліку.

Робочі місця бухгалтера третього рівня призначено для проведення аналізу роботи структурних підрозділів підприємства у цілому, узагальнення зведених даних, складання оперативної і періодичної звітності, здійснення контролю за використанням трудових, матеріальних і фінансових ресурсів.

Розвинута система рівневої побудови робочих місць бухгалтера має не тільки велике значення у функціонуванні системи, але є вихідною для побудови інформаційної послідовності при розв’язанні завдань обліку, контролю і аналізу господарської діяльності.

В Україні використовується значна кількість програмних продуктів для автоматизації бухгалтерського обліку, найбільш популярними з яких є: “Парус”, “Fin Expert”, “Бест”, “Lady Fin”, «Банкомзв’язок», “Фінанси без проблем”, “1С: Бухгалтерія” та ін.

На даному підприємстві використовується програма «Банкомзв’язок» та його складовий програмний продукт призначений саме для ведення обліку – «ERP». Також активно використовується «Exel».

«Банкомзв’язок ERP» це комплексна автоматизована система управління товарними, матеріальними, фінансовими та людськими ресурсами підприємства.

Дана програма автоматизує такі складові господарської діяльності як бюджетне та виробниче планування, управлінський, бухгалтерський облік, логістичні операції. Вона складається з модулей та програмних елементів, котрі відповідають за певну функціональність та обробку даних. Все це поєднується та комбінується для реалізації різних задач, котрі стоять перед користувачами.

Основні особливості цієї програми:

- Ведення синтетичного й аналітичного обліку стосовно потреб підприємства;

- Можливість ведення кількісного багатоваріантного обліку;

- Одержання всієї необхідної звітності та різнорідних документів по синтетичному й аналітичному обліку;

- Повна настроюваність: можливість доповнювати і змінювати план рахунків бухгалтерського обліку, систему проводок, ведення аналітичного обліку, форм первинних документів, форм звітності;

- Можливість автоматичного друку вихідних (первинних) документів.

Вихідними даними для програми є господарські операції, що вносяться та фіксуються в спеціальній базі даних.

На підставі введених господарських операцій програма формує звітність по синтетичному обліку та різні допоміжні документи, зокрема:

- Оборотно-сальдову відомість за рахунками і субрахунками (Додаток Н);

- аналіз рахунка за підсумками і кореспонденцію даного рахунка з відповідними рахунками (Додаток О);

- обороти по дебету і кредиту рахунка і відповідне сальдо, а також обороти і сальдо по рахунках за відповідний період;

- журнал-ордер і відомість рахунку (Додатки П, Р);

- зведені проводки-підсумки за відповідною кореспонденцією;

- аналіз рахунка за датами;

- звіт по журналу операцій – вибірку проводок із журналу операцій за визначеними рахунками, кореспонденцією та іншими ознаками;

- картку рахунка і всі проводки з даним рахунком.

Програма може утримувати відомості за будь-який період часу.

Для ведення аналітичного обліку програма дозволяє вводити необмежену кількість довідників об’єктів аналітичного обліку (субконто): за видами товарів, підрозділами, співробітниками та ін.

Усі документи по аналітичному рахунку формуються у грошовому, а якщо це потрібно, то і в натуральному виразі.

Зокрема, видаються такі документи щодо реалізації товарів:

- оборотно-сальдова відомість, що утримує дані про сальдо та обороти за об’єктами обліку;

- картка субконто, що містить усі проводки з даним об’єктом обліку;

- аналіз рахунка за субконто – кореспонденції з різними рахунками кожного об’єкта обліку;

- аналіз субконто – зведення всіх підсумків за даними субконто.

Крім цього, програма дає змогу створювати звіти довільної форми, що використовують дані не лише синтетичного, а й аналітичного обліку, що вигідно при реалізації товарів вроздріб через мережу магазинів.

Товарні операції є одними з найпоширеніших в господарській практиці. Дана програма дозволяє автоматизувати облік надходження, переміщення, продажі товарів на підприємстві, облік прибутків від їхньої реалізації відповідно до вимог національних стандартів бухгалтерського обліку. Паралельно ведеться і податковий облік цих операцій.

Для обліку доходу від реалізації в торгівлі застосовуються рахунки класу 7 (702 "Дохід від реалізації товарів"). Аналітичний облік на цьому рахунках в програмі організований в розрізі субконто "Види діяльності" і "Місця зберігання". Для обліку собівартості реалізованих товарів застосовуються рахунки класу 9 (902 "Собівартість реалізованих товарів"). Аналітичний облік на цьому рахунку ведеться по субконто "Види діяльності". В кінці звітного періоду ці рахунки закриваються.

Слід відмітити, що особливістю використання комп'ютерних програмах автоматизації обліку даного типу є обєднання двох моделей ведення обліку для підприємств роздрібної торгівлі та інших галузей народного господарства. Перша передбачає уніфікацію документів та їх представлення в системі подвійного запису. Первинні документи розглядаються як доповнення до господарських операцій, характерних для різних підприємств, при цьому найголовніша складова

інформаційної бази системи обробки облікових даних – массив господарської інформації у вигляді господарських операцій. Друга модель передбачає комплексне використання даних автоматизованого обліку з метою управління, планування роботи підприємства, багаторазове складання і на будь яку дату аналітичних звітів. При цьому не існує єдиного універсального програмного продукту, котрий однаково підходив би по своїй конфігурації та функціональності для всіх суб’єктів господарювання, адже при веденні обліку реалізації товарів вроздріб користувачам необхідно мати не тільки стандартні інструменти та сервіси ведення операцій, а й певні розширюючи функції котрі доповнюють та удосконалюють специфіку використання в дані галузі. Для других користувачів, орієнтованих на виконання інших завдань, потрібні вже наступні елементи та конфігурації програми автоматизації обліку. Все залежить від специфіки конкретної галузі та конкретного кола завдань, котрі слід вирішувати за допомогою даних програмних продуктів. Автоматизований облік дає обліковим працівникам і керівникам великі можливості щодо оперативності та якості ведення обліку господарських операцій і складання звітності.

Отже, створення програм комплексної автоматизації обліково-аналітичного процесу та підвищення комп’ютерної грамотності фахівців сфери бухгалтерського обліку – одне з головних завдань, що стоять перед виробниками бухгалтерських програм. Вирішення цих завдань підніме вітчизняний облік на якісно новий рівень. Завдання автоматизації - підвищення якості роботи, як бухгалтерів, так і бухгалтерії в цілому. Відомо, що найбільша кількість помилок в обліку (при “паперовій технології”) виникає на етапі переносу даних з одного облікового регістру в інший, а також при формуванні різного роду довідок і звітів. При автоматизованому обліку ведеться як правило, лише один обліковий реєстр, всі інші формуються автоматизовано і ризик помилки дорівнює нулю. Кожен бухгалтер знає, скільки часу і сил займає підготовка тих чи інших довідок, звітів, іншої оперативної довідково-аналітичної інформації, яка завжди потрібна негайно. Використання засобів автоматизації дозволяє практично повністю вирішити цю проблему – протягом декількох хвилин можуть бути підготовлені різноманітні і деталізовані дані і розрахунки, необхідні для прийняття правильних рішень.

РОЗДІЛ 3

КОНТРОЛЬ ТА ЕКОНОМІЧНИЙ АНАЛІЗ РЕАЛІЗАЦІЇ ТОВАРІВ НА ПІДПРИЄМСТВАХ РОЗДРІБНОЇ ТОРГІВЛІ