5.11. Робота зі списками

Незважаючи на те, що основним призначенням MS Excel є обробка числової інформації, формування ділової графіки, подання даних у формі таблиць ідеально підходить для створення, оброблення і підтримку нескладних, але великих баз табличних даних. Такі бази даних в MS Excel називають списками.

У цьому плані MS Excel можна розглядати як нескладну СУБД реляційного типу. Реляційні бази даних подаються у формі звичайних двовимірних електронних таблиць-відношень (relation). База даних (список) в MS Excel – той самий робочий аркуш з його стовпцями і рядками, текстом, числами й іншими елементами але сформований за певними правилами.

Списком називають набір рядків таблиці, який містить пов’язані між собою дані з певної предметної сфери. Розрізняють списки користувача і списки – бази даних.

Списки користувача створюються користувачем для подальшого автозаповнення таблиці даними. Елементами списку користувача можуть бути як дані, що вже набрані в таблиці, так і дані, які вводяться безпосередньо користувачем під час створення списку.

Списком (базою даних) називають набір даних, які містить інформацію про певні об’єкти.

Перед тим, як створювати список, потрібно ретельно продумати його структуру, тому що від цього залежить в подальшому спосіб і ефективність добування з нього необхідної інформації. При проектуванні списку зверніть увагу на те, дані якого типу будуть зберігатись у списку і яку інформацію ви збираєтесь з нього отримувати, і тільки після цього приступайте до створення списку. Щоб відповісти на питання, чи оптимально побудований список, проаналізуйте, зможуть чи ні інші користувачі без сторонньої допомоги, розібратися в його структурі.

Змінити структури списку при подальшій роботі, в принципі можна але це доволі складна задача, тому докладіть зусиль передбачити всі нюанси структури списку, ще до його створення.

Примітка. При добуванні даних або фільтрації списку з текстовою інформацією суттєву роль відіграють правопис і регістр символів.

Рекомендації:

1. Ніколи не залишайте у списку пусті рядки або стовпці, тому що це може стати причиною проблеми при роботі з даними. Кожний логічний рівень списку повинний знаходитись в окремому стовпці без пробілів між сусідніми стовпцями. Якщо ви бажаєте змінити відстань між даними в стовпцях або рядках, достатньо змінити ширину стовпців або висоту рядків.

2. Не зберігайте прізвища та імена клієнтів, службовців або користувачів в одній комірці. Для ефективного пошуку, селекції та сортування бази даних доцільно записи поділяти за полями, які містять найдрібніші елементи даних. Так, замість одного поля «Прізвище, ім'я, по батькові» краще задати три: «Прізвище», «Ім'я» і «По батькові». Єдину адресу клієнта можна розділити на поля «Поштовий індекс», «Місто», «Вулиця», «Номер будинку» тощо. Це дозволить у будь-який момент відсортувати список за потрібним полем і полегшити процес формування зведеної таблиці.

5.12. Створення списку користувача на підставі існуючих даних

Для створення списку користувача необхідно:

 виділити діапазон комірок, який містить елементи майбутнього списку користувача;

 вибрати пункт меню Сервис  Параметры...

 на вкладці „Списки” натиснути кнопки „Імпорт” і „ОК”.

Н априклад, необхідно створити список користувача із даних, розміщених у комірках В1:В6 (рис. 5.86).

Рис. 5.86. Фрагмент таблиці

Для цього, необхідно виділити діапазон В1:В6, вибирати пункт меню Сервис  Параметры.... На вкладці „Списки” у зоні „Импорт списка из ячеек” (рис. 5.87) буде показаний діапазон $В$1:$В$6, де потрібно натиснути кнопку „Імпорт” і „ОК”.

Рис. 5.87. Формування списку користувача