1.3. Особенности организации аналитического учета

Учет основных средств ведется на основании следующих первичных документов:

• акт приемки-передачи основных средств, накладная на внутреннее перемещение основных средств;

• акт приема-передачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов;

• акт о ликвидации основных средств;

• акт о ликвидации автотранспортных средств, инвентарная карточка учета основных средств;

• карточка учета движения основных средств, инвентарный список основных средств;

• инвентарная книга учета основных средств.

При учете основных средств их движение оформляется при помощи стандартных документов, формы которых утверждены Госкомстатом РФ, приведем некоторые из них [12]:

1. Форма N ОС-1 “Акт (накладная) приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств”. Форма применяется при зачислении в состав основных средств отдельных объектов для учета ввода их в эксплуатацию, кроме тех случаев, когда ввод объектов в действие должен в соответствии с существующим законодательством оформляться в особом порядке; а так же для исключения из состава основных средств объектов, передаваемых другому предприятию. Эта форма также применяется для оформления внутреннего перемещения основных средств из одного подразделения (цеха, участка, отдела) предприятия в другое и передачи основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию.

2. Форма N ОС-3 “Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов”. Применяется для оформления приемки основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации и соответственно их сдачи. После передачи утвержденного акта в бухгалтерию делается соответствующая пометка в инвентарной карточке учета основных средств.

3. Форма N ОС-4 “Акт на списание основных средств”. Эта форма служит для оформления выбытия основных средств (кроме автотранспорта) при полной или частичной их ликвидации.

4. Форма N ОС-4а “Акт на списание автотранспортных средств”. Этим документом оформляют списание грузового или легкового автомобиля, прицепа или полуприцепа при их ликвидации.

5. Накладная на внутреннее перемещение основных средств (ф № ОС-2) содержит ФИО сдатчика и получателя, основания для перемещения, инвентарный номер и краткая характеристика состояния объекта. Накладная выписывается в двух экземплярах. Первый передается в бухгалтерию для записи в инвентарной карточке, а второй остается у сдатчика для отметки о выбытии.

Поступление основных средств оформляется актом приемки, который составляется и подписывается комиссией, назначаемой руководителем предприятия. В акте приемки указываются: характеристика объекта основных средств; его местонахождение; источник финансирования его приобретения; год выпуска или постройки; дата ввода в эксплуатацию; результаты испытания и т.д.

Одновременная приемка (оприходование) однотипных инструментов, станков, хозяйственного инвентаря и т.п. объектов, имеющих одинаковую стоимость, может оформляться одним актом. Каждому объекту основных средств, принятому на учет, присваивается инвентарный номер. Он сохраняется в течение всего времени эксплуатации объекта и обозначается на нем (прикрепляется жетон, делается надпись краской и т.д.). Не допускается присвоение инвентарных номеров списанных объектов основных средств вновь поступившим объектам, так как это может привести к ошибкам в учете.

Акт приемки передается в бухгалтерию, где заводится инвентарная карточка с указанием инвентарного номера объекта и основных данных о нем (первоначальной или восстановительной стоимости, норм амортизационных отчислений, величина износа на момент приемки).

Основным регистром аналитического учета основных средств являются инвентарные карточки (ф ОС-6) . Инвентарные карточки составляются в бухгалтерии на каждый инвентарный номер в одном экземпляре. Учет однотипных предметов имеющих одинаковую стоимость и технические характеристики может осуществляться в инвентарной карточке группового учета. При размещении в одном здании нескольких структурных подразделений, по которым затраты планируются отдельно, в дополнение к общей инвентарной карточке открывают справочные инвентарные отдельно по каждому направлению затрат с пометкой «Для начисления износа» в соответствии с первоначальной стоимостью объекта.

В организациях имеющих небольшое количество основных средств, по объектный учет может быть организован в инвентарной книге учета основных средств (ф ОС-11). Инвентарные книги заполняются на основе первичных документов (актов приемки - передачи, технических паспортов и т. д.)

С целью контроля за сохранностью инвентарных карточек их регистрируют в описи инвентарных карточек по учету основных средств (ф. ОС-10). В них указывают номер карточки, инвентарный номер объекта и его название. Организации, которые ведут учет основных средств в инвентарной книге, описи не составляют.

По месту нахождения основных средств для контроля за их сохранностью ведут инвентарные списки основных средств (ф. ОГС-13). В них записывается номер и дата инвентарной карточки, название объекта, первоначальную стоимость и данные о выбытии. Так же можно вести учет объектов по месту их нахождения в инвентарных карточках. В этом случае инвентарные карточки выписываются в двух экземплярах, один экземпляр остается по месту нахождения объекта.

На арендованные основные средства в бухгалтерии арендатора инвентарные карточки не открывают. Для аналитического учета поступивших основных средств пользуются копиями инвентарных карточек арендодателя или же выписки из инвентарной книги.

На основе инвентарной картотеки на каждую классификационную группу основных средств открывают карточку учета движения основных средств (ф. № ОС-12). В карточке за каждый месяц указывают наличие основных средств на начало месяца, поступление и выбытие основных средств, сумму износа и затраты на капитальный ремонт.