- •2.1.1. Инвариантная иерархическая структура понятия «информация». Информационные отношения
- •2.1.2. Понятие «документ». Свойства сообщения и свойства документа. Понятие информационной технологии
- •2.1.3. Отличительные свойства документа
- •Слайд 36 2.2. Функции сообщений и документов
- •Слайд 47 2.3. Основные признаки документа
- •2.4. Конфиденциальность информации и конфиденциальность документов
- •Контрольные вопросы
СЕКТОР ДЕЙСТВЕННОСТИ ДОКУМЕНТА согласно ГОСТ Р 52292–2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения», – часть социальной среды, в которой приняты (признаны) установленные (явно или неявно, формально или неформально) требования к документу.
До сих пор ведутся дискуссии относительно сущности и содержания понятия «информация», причем диапазон различий мнений чрезвычайно широк, единая точка зрения до настоящего времени не выработана. В энциклопедическом словаре 1988 года издания (с. 409) дается такое определение: «Информация (от лат. informatio -- разъяснение, изложение) -- первоначально сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом; с середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом; обмен сигналами в животном и растительном мире; передачу признаков от клетки к клетке, от организма к организму...; одно из понятий кибернетики».
СЛАЙД 2 В настоящее время существуют два основных подхода к определению информации:
философско-методологический (атрибутивный), утверждающий, что поскольку неорганической природе также присуще универсальное свойство отражения, а отражение связано с передачей информации, то информация наличествует во всех материальных системах как неотъемлемый атрибут материи;
кибернетический (функциональный), утверждающий, что информация свойственна лишь обществу, живым существам и кибернетическим системам.
В качестве филосовско - методологической основы интерпретации понятия «информация» выбрано понятие «отражение».
СЛАЙД 3 Отражение — это философская категория, обозначающая одно из всеобщих свойств материи (наряду с развитием, движением, пространством, временем и др.), заключающееся в способности адекватно отображать одними реальными объектами других реальных объектов [33]. Причем процесс отражения — это процесс такого воздействия (взаимодействия внешнего или внутреннего) одного объекта (отображаемого) на другой (отображающий), в результате которого содержание, структура и (или) особенности отображаемого объекта воспроизводятся в отображаеющем. СЛАЙД 4 Тогда информацию можно интерпретировать как отражение разнообразия множества свойств и организованности реального объекта, т.е. воспроизведение разнообразия и организованности одного объекта в другом объекте в результате их взаимодействия. Результат «передающейся» части отражения представляет собой информацию, поэтому можно сказать, что информация — это отраженное разнообразие и организованность. При этом информация играет пассивную роль (имеет пассивную форму). Информацию также можно рассматривать как средство организации и ограничения разнообразия в процессах отражения, т. е. в активной форме.
СЛАЙД 5 Таким образом, информация выступает как диалектическое единство воспроизведения и ограничения разнообразия, воспроизведения организованности и организации (дезорганизации) реального отображаемого объекта.
СЛАЙД 6 С учетом сказанного под информацией в широком смысле будем понимать результат проявления свойства объектов (процессов) окружающего материального мира порождать разнообразие состояний, которые посредством отражения передаются от одного объекта к другому (пассивная форма), и средство ограничения разнообразия и организации, т.е. управления, дезорганизации и т.п. (активная форма).
Определение информации в широком смысле дано через разнообразие и организованность — фундаментальные свойства любых материальных систем. Данные свойства, в свою очередь, можно определить с функциональной точки зрения, например через понятия «целесообразность» и «функция». Таким образом, понятие «информация» оказывается связанным с понятиями «организация» («энтропия» -- с понятием «дезорганизация») и «цель», что особенно важно для процессов управления. СЛАЙД 7 Отсюда следует, что при управлении наибольшее значение имеют активные формы проявления информации, поскольку они являются причиной изменения состава, структуры и свойств (параметров) любой системы управления [24].
СЛАЙД8 Анализ видов проявления и роли информации в управлении процессами различной физической природы позволяет определить основополагающие свойства информации (общие для всех ее видов):
связанность с определенной самоорганизующейся системой;
структуризованность;
осмысленность — смысл или концепт является инвариантом переработки и преобразования информации; «запоминаемость — информация есть запомненный выбор одного варианта из множества возможных;
иерархичность — информация верхних уровней определяется наличием общего, общесистемного, индивидуального и других тезаурусов, необходимых для ее рецепции или генерации;
ценность — информация имеет потребителей и поэтому обладает определенными ценностью и качеством в смысле тезауруса или цели.
СЛАЙД9 Можно выделить внутреннее качество, присущее собственно информации и сохраняющееся при ее переносе из одной системы в другую, и внешнее качество, присущее информации, находящейся или используемой только в определенной системе [12, 23, 24].
Так как документоведение является по сути методологией документационного обеспечения управления, то в рамках данной дисциплины представляется целесообразным применить к определению понятия «информация» интегральный атрибутивно-функциональный подход [23], учитывающий использование в управлении социальными объектами как внутренней (структурной) информации самих объектов системы управления, заключенной в их соответствующих структурах (подсистем, элементов управления, алгоритмов и программ переработки информации), так и внешней (оперативной), главным образом осведомляющей (информационно-справочной) и управляющей (организационно-распорядительной), а также научно-технической, технологической, планово-экономической и др.).
Внутренняя (структурная) информация присуща объектам как неживой, так и живой природы естественного и искусственного происхождения. Причем последние (различные предметы и произведения, созданные человеком) возникают в виде соответствующих структур путем постепенной материализации (объективирования) циркулирующей внешней (оперативной) информации в результате целенаправленных управленческих процессов.
Внешняя (оперативная) информация как «передающаяся» часть отражения циркулирует между объектами материального мира и используется в процессах управления только в живой природе и человеческом обществе.
Преемственность этих двух форм информации очевидна и обусловлена взаимными переходами. Так, разнообразные объекты могут порождать процессы именно благодаря тому, что в них содержится структурная информация, которая при определенных условиях (при наличии получателя информации и канала связи) может реализоваться во внешнюю. Например, субъект извлекает из объектов неживой природы информацию, включает ее в контур познания и (или) управления. При этом выявляется содержание информации, она приобретает ценность, таким образом происходит раскрытие семантического и прагматического аспектов информации.
СЛАЙД10Поэтому трем основным видам оперативной информации: элементарной, биологической и социальной — можно поставить в соответствие и три крупных класса информационных структур [1]:
естественно возникшие информационные структуры неорганической природы;
естественно возникшие информационные структуры органической природы;
искусственные информационные структуры, созданные целенаправленной деятельностью человека (так называемая вторая природа, или ноосфера).
Отсюда следует, что с появлением жизни (информационных структур организмов) возникло целенаправленное использование информации организмами для сохранения своей целостности в условиях воздействия окружающей среды, что обусловило дальнейшее развитие живой материи.
СЛАЙД11Следовательно, эволюция живой природы и становление самой высокоорганизованной биологической и социальной структуры: человека с его качественно новым уровнем отражения (системой восприятия) — сознанием — способствовали резкому росту внешней информации и взаимообщению людей в процессе их взаимодействия, прежде всего в процессе их трудовой деятельности. Это, в конечном итоге, и привело к появлению человеческого общества, которое, в свою очередь, вызвало лавинообразный рост социальной, научно-технической, технологической и другой внешней информации, применяемой в целенаправленной деятельности людей при создании новых искусственных структур (машин, предметов быта, произведений искусства, наук и т.п.), т.е. ноосферы.
2.1.1. Инвариантная иерархическая структура понятия «информация». Информационные отношения
Подойдем к поиску инвариантной структуры понятия информация с двух позиций: субъективной и объективной.
Сущность субъективной позиции состоит в доказательстве существования инвариантной структуры понятия «информация» относительно воспринимающей системы человека, а объективной — в том, что данный инвариант должен существовать исходя из наблюдаемых свойств объектов как отраженной информации.
Рассмотрим субъективную точку зрения. Не вызывает никаких сомнений тот факт, что понятие «информация» является чрезвычайно емким и многоаспектным. Поэтому неслучайно, что у данного понятия имеется множество определений. Тем не менее именно благодаря такой вариативности должен существовать некий инвариант этого понятия, обусловленный особенностями системы восприятия человека [5, 6].
Поскольку восприятие человеком информации происходит по определенным устойчивым законам (правилам), то будет естественным предположить, что все созданное руками человека содержит в себе этот устойчивый след информационного инварианта, так как в процессе создания того или иного объекта человеком происходит материализация информационного образа этого предмета, т.е. прежде чем предмет изготавливается материально, он изготавливается человеком информационно, этот процесс с полным правом можно назвать настоящей информационной технологией (ИТ). И в этом смысле все другие существующие на сегодняшний день ИТ являются производными от нее. Поскольку этот процесс существует, то представляется очевидным, что он должен отвечать требованиям инвариантности (устойчивости), в противном случае информационные процессы, протекающие у человека, носили бы характер не постоянных, а случайных процессов. Таким образом, представляется естественным предположить, что относительно человека должен существовать инвариант понятия «информация», обусловленный наличием у человека воспринимающей (отражающей) системы.
Поскольку информация об объекте носит вторичный характер и является отражением различных свойств объекта, то естественно предположить, что она отражает в той или иной степени инвариантную иерархическую структуру этого объекта, причем чем полнее она отражает уровни этой структуры, тем более адекватной по отношению к наблюдаемому объекту она является.
Слайд12Таким образом, относительно системы восприятия человека существует иерархическая структура понятия «информация», обусловленная наличием ее следующих взаимосвязанных инвариантных свойств (рис. 2.1) [5]: целевая направленность, прагматическая ценность (проявляющаяся по мере накопления информации), отражение (во времени и пространстве), преобразование (своей формы), взаимодействие (со средой), сохранение (своей целостности), наличие материального носителя (как необходимое условие существования), [6]. Эти свойства присутствуют в любом виде информации, которую человек способен воспринять непосредственно сам либо с помощью искусственно созданных им устройств.
Анализ взаимосвязи инвариантных свойств понятия информация позволяет сделать следующие наиболее общие выводы относительно представленной на рис. 2.1 модели.
Первые два свойства (целевой направленности и прагматической ценности) обусловливают существование и характеризуют такое понятие, как «сведения». Свойство целевой направленности информации (сведений) относительно системы восприятия субъекта обусловлено наличием у последнего жизненно важных потребностей, нуждающихся в удовлетворении, а также ведением им целенаправленной деятельности. Целевая направленность информации (сведений) обеспечивается ее прагматической ценностью, т.е. возможностью и степенью ее использования в той или иной предметной области для достижения субъектом той или иной цели.
Рис. 2.1. Иерархическая структура взаимосвязанных инвариантных свойств информации, определяющих понятие «информация» относительно системы восприятия человека
Прагматическая ценность информации проявляется по мере ее накопления.
Свойство отражения обеспечивает свойство прагматической ценности сведений посредством их локализации и накопления в данной конкретной точке пространственно-временного континуума, пригодной для восприятия субъектом. В противном случае отсутствует сам предмет отражения и соответственно никакой ценности для субъекта он представлять не может.
Остальные нижележащие свойства относятся к понятию «сообщение». Свойство отражения, по сути, позволяет разграничить единое целостное понятие информация на два относительно самостоятельных компонента: сведения и сообщения. Свойство отражения обеспечивается такими свойствами, как преобразование, — взаимодействие, сохранность и наличие материального носителя, и далее по иерархии аналогично каждое последующее свойство обеспечивается нижележащими по отношению к нему свойствами.
Свойство преобразования сведений в сообщения и обратно предполагает наличие соответствующих языков преобразования (алфавитов, правил и алгоритмов кодирования) элементов (смыслов, концептов), содержащихся в информационной модели субъекта сведений в набор знаков сообщения и, наоборот, соответствующих алгоритмов декодирования поступившего набора знаков в смысловые элементы, образующие сведения.
Свойство взаимодействия обусловливает наличие соответствующих средств, позволяющих его осуществить, а именно источника и приемника сообщений, а также среды, в которой осуществляется их передача.
Свойство сохранности (помехоустойчивости, помехозащищенности) обеспечивает сохранение сообщения в ходе его взаимодействия со средой, а также от возможных ошибок при передаче, допущенных источником или приемником сообщений.
Последнее свойство сообщения (и информации) — наличие материального носителя — является необходимым условием существования и проявления всех упомянутых свойств.
Между инвариантными свойствами информации, в том числе между сведениями и сообщениями, существуют связи координации. Так, целевая направленность сведения определяет характер и область взаимодействия сообщения при его передаче и, наоборот, в зависимости от них возможна коррекция целевой направленности сведений. Прагматическая ценность сведения, в свою очередь, определяет требования к сохранности сообщения, и, наоборот, качество обеспечения сохранности сообщения влияет на прагматическую ценность содержащихся в сообщении сведений.
Свойство отражения в зависимости от физической природы источника и приемника сообщения, а также среды передачи предопределяет выбор и использование соответствующего материального носителя, и, наоборот, свойства конкретного материального носителя оказывают влияние на качество отражения.
Представленная модель наглядно передает технологическую последовательность преобразования сведений в сообщения и обратно и, следовательно, учитывая ее инвариантный характер, отражает основу любых информационных технологий как известных, так и будущих.
Поскольку для человеческого восприятия необходимым условием существования (проявления) информации является наличие материального носителя, введем следующее определение [42].
Слайд13Носитель информации — физическое лицо или материальный объект, в том числе физическое поле, в которых информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов.
Из этого определения следует, что материальные объекты — это не только то, что можно увидеть или потрогать, но и физические поля, а также мозг человека. Кроме того, информация в носителях отображается не только символами (буквами, цифра- ми, знаками), но и образами в виде рисунков, чертежей, схем, других знаковых моделей, сигналами в физических полях, техническими решениями в изделиях, техническими процессами в технологии изготовления продукции.
Таким образом, существующие на сегодняшний день информация применительно к человеческому обществу проявляется в виде [26, 31, 32, 63]:
Слайд14сведений, запечатленных в организмах в результате отражения движения объектов материального мира и являющихся одной из форм проявления информации;
сообщений, образуемых организмами в целях обмена сведениями с другими организмами, представляющих собой другую форму проявления информации.
Нетрудно заметить, что каждое из рассмотренных определений является всего лишь частным случаем одного из двух ранее рассмотренных форм информации: внутренней (структурной) и внешней (оперативной) соответственно.
Мы живем в информационном мире. Все, что мы видим, слышим, помним, знаем, переживаем, — это различные формы информации. Совокупность сведений становится знанием лишь после интерпретации их субъектом и включения их в свою информационную модель окружающей действительности. Следовательно, информацию в широком смысле можно определить так же, как совокупность знаний об окружающем нас мире. В таком понимании информация является важнейшим ресурсом научно-технического и социально-экономического развития общества.
Слайд15 Под информационными ресурсами в широком смысле понимается вся накопленная человечеством информация об окружающей нас действительности, зафиксированная на материальных носителях, обеспечивающих ее хранение и передачу во времени и пространстве между различными потребителями для удовлетворения их потребностей. В отличие от материального и энергетического ресурсов, информационный ресурс не уменьшается при потреблении, а накапливается со временем, сравнительно легко и просто с помощью технических средств обрабатывается, хранится и передается на значительные расстояния. В зависимости от потребителя информационные ресурсы могут быть государственными, информационными ресурсами предприятия (организации) и конкретного индивидуума.
Слайд16С понятием информационные ресурсы тесно связано понятие информационная система . Под информационной системой понимается совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.
Как было сказано, в жизни общества информация проявляется в форме сведений и сообщений (содержащих эти сведения), предназначенных для их доставки и обмена между элементами социума, которые при этом вступают в информационные отношения.
Под информационными отношениями понимаются регулируемые правом общественные отношения, возникающие в процессе взаимодействия субъектов в целях удовлетворения своих интересов в обладании необходимой информацией, передаче части имеющейся информации другим субъектам, а также в сохранении в тайне оставшейся части информации.
.
Слайд18 Информация может являться объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений. Информация может свободно использоваться любым лицом и передаваться одним лицом другому лицу, если федеральными законами не установлены ограничения доступа к информации либо иные требования к порядку ее предоставления или распространения.
Слайд19 Информация в зависимости от категории доступа к ней под разделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа).
Слайд20Информация в зависимости от порядка ее предоставления или распространения подразделяется:
на свободно распространяемую;
предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях;
подлежащую предоставлению или распространению в соответствии с федеральными законами;
запрещенную к распространению в Российской Федерации или распространение которой ограничено.
Кроме того, законодательством Российской Федерации могут быть установлены виды информации в зависимости от ее содержания или обладателя.
Поскольку регулируемые правом общественные отношения выражаются через информационные посредством фиксации юридических фактов в виде сообщений, именуемых документами, то предметом нашего дальнейшего рассмотрения является документ как частный случай сообщения.