2. Документ. Його характеристики й ознаки. Реквізити документів. Класифікація документів.

Документ — матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документ має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів. Сукупність властивостей — цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції. Зв'язок між властивостями документа досить тісний, тому відокремити їх можна лише умовно. Найбільш значимі властивості такі:

1) атрибутивність, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати. Документ, як єдина система складається з двох основних складових – інформаційної і матеріальної. Відсутність однієї із складових перетворює документ в недокумент (усний вислів, предмет).

2) функціональність — призначення для передачі інформації в просторі й часі. Документ – поліфункціональний об’єкт, тобто він виконує багато загальносистемних і специфічних функцій, обумовлених різноманітністю потреб суспільства в інформації, знаннях. Саме здатність документа, виконувати свої функції дозволяє розглядати його, як джерело інформації, засіб соціальної документної комунікації.

3) структурованість — тобто тісний взаємозв'язок його елементів і підсистем, що забезпечують його цілісність і відповідність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.

До основних ознак документа відносяться:

1) Наявність логічного змісту.

2) Документ – носій змісту, який передається знаками. Сукупність послідовних знаків, які передають його суть, зміст (повідомлення) є його обов’язковою ознакою.

3) Стабільна матеріальна форма, забезпечуюча довготривалу збереженість документа, можливість багаторазового використання і переміщення інформації в просторі та часі.

4) Призначення для використання в соціальній комунікації. Документний статус мають лише ті джерела, які з самого початку призначені для зберігання і передачі інформації в просторі і часі. Документи – це спеціально створені людиною для комунікаційних цілей носії інформації.

5) Завершеність повідомлень. Ця ознака обумовлена областю використання документа. Фрагментне, незавершене повідомлення не може бути повноцінним документом. Потреба завершеності є відносною, оскільки є ряд незавершених повідомлень, що мають особливе значення для наукових досліджень (нариси, чернетки, ескізи).

Реквізити документа – це його допоміжний апарат, який допомагає користувачу орієнтуватися в потоці інформації, а професіоналу - правильно його відбирати, обробляти, зберігати і рекламувати. Їхня кількість може бути різною і визначається видом і змістом документу. При оформлені конкретного документу, застосовують не всі реквізити, а лише ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються обов'язковими відповідно до юридичних вимог. Реквізити бувають:

1) постійні;

2) змінні.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні - під час його складання.

Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту - це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі. Державними стандартами встановлено 31 реквізит документів.

Документи класифікують за наступними ознаками:

1. За найменуванням - заява, лист, довідка, інструкція, службова записка, протокол тощо;

2. За походженням - службові (офіційні) і особисті;

3. За місцем виникнення - внутрішні, зовнішні;

4. За призначенням - щодо особового складу (особові офіційні документи), кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі;

5. За напрямом - вхідні, вихідні;

6. За формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні);

7. За терміном виконання - звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові;

8. За ступенем гласності - для загального користування, службового користування, таємні, цілком таємні;

9. За стадіями створення - оригінали, копії;

10. За складністю - прості, складні;

11. За терміном зберігання - тимчасового, тривалого, постійного зберігання;

12. За технікою відтворення - рукописні, відтворені механічним способом;

13. За носієм інформації - на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, дискеті.