Тема 1. Понятие, значение и принципы делопроизводства. Правила оформления документов (реквизиты, бланк документа, гост р 6.30-2003)

1. Делопроизводство как деятельность.

Деятельность любой организации, в том числе и коммерческой, сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

2. Понятие «делопроизводство». Основные понятия и категории делопроизводства.

Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением.

Основные категории делопроизводства: документирование, информация, документ, юридическая сила документа.

Информация – сведения о лицах, предметах, событиях и процессах независимо от формы их представления (Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»)

Информация фиксируется на различных носителях (бумага, фотопленка, дискеты и т.п.) разными способами: рукописным, графическим, аудиовизуальным, электронным. Запись информации на носителях по установленным правилам называется документированием. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» в 5 статье установил: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ» (Росархив РФ и Госстандарт РФ).

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющие ее идентифицировать.

Юридическая сила документа – это свойство, сообщаемое ему законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

В управленческой практике принято различать подлинные, черновые и копийные документы.

Подлинник документа – это первый/единичный экземпляр документа, обладающий юридической силой. В нем содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

Черновой документ отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа и не обладает юридической силой.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все го признаки – реквизиты (включая подпись и печать) и особенности их расположения (создается с помощью копиров, факсов и т.п.). Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Все виды копий (кроме заверенных нотариально) не имеют юридической силы.