3. Разработка базы данных для автоматизации учета движения товарно-материальных ценностей

Современное предприятие, независимо от формы собственности, представляет собой саморазвивающийся организм, существование и дееспособность которого в конечном итоге обеспечивается преобладанием доходной части его бюджета над расходной. Отсюда целью любого предприятия является создание условий, которые обеспечивали бы получение максимальных доходов от его деятельности при одновременной минимизации расходов.

Наиболее оптимальный путь достижения указанной цели — это создание эффективной системы управления движением товарно-материальных ценностей.

Автоматизированный учет ТМЦ обеспечивает решение следующих задач:

• формирование информации о наличии товарно-материальных ценностей по местам их хранения и материально ответственным лицам;

• исчисление величины затрат по приобретению и заготовлению ТМЦ;

• получение информации для оценки экономичности различных вариантов пополнения ТМЦ, исчисление издержек их хранения;

• систематическое наблюдение за соответствием фактического наличия производственных запасов на складах предприятия и в цеховых кладовых установленным нормам запаса;

• документирование операций по движению ТМЦ, контроль достоверности внешних и внутренних документов;

• ежемесячное определение износа малоценных и быстроизнашиваемых предметов по их видам, контроль за списанием ТМЦ, пришедших в негодность;

• формирование показателей наличия и движения ТМЦ в системе счетов бухгалтерского учета, соответствующей отчетности и балансе.

Решение задач по учету ТМЦ осуществляется в следующей последовательности. Вначале создается и корректируется справочная информация в соответствующих массивах, затем производятся документальное оформление операций по поступлению и расходу ТМЦ, первичная счетная обработка данных и запись информации в файлы движения. В заключение подготовительного этапа корректируется оперативная информация.

В процессе обработки учетных данных по соответствующим программам формируются регламентные машинограммы, в которых, как правило, отражаются итоги за месяц, разрабатываются оперативные информационные таблицы, выдаваемые по запросу, осуществляется обработка файлов с использованием программ формирования нарастающих оборотов движения производственных запасов.

Современный уровень развития науки и техники позволяет успешно решать весь спектр указанных проблем наиболее эффективным образом, а именно — с использованием передовых компьютерных и информационных технологий, позволяющих автоматизировать деятельность организаций.

С развитием торговли и торговых отношений очевидным стал вопрос об автоматизации учета движения товарно-материальных ценностей. Наличие большого количества бумаг, накладных и другой документации, во многих случаях совершенно не систематизированного, невозможность предоставления необходимой информации покупателям и т.д. указало на необходимость создания средств для автоматизации данной области деятельности предприятия.

Системы автоматизации учета движения ТМЦ обычно внедряются, чтобы решать задачи, стоящие перед организацией, такие как:

• обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям.

• исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

• исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Результатами внедрения систем автоматизации учета продаж являются:

• надежное хранение документов — значительно снижается вероятность потери документа или доступа к нему лиц, не имеющих на это права;

• быстрый поиск документов;

• повышение уровня обслуживания заказчиков за счет снижения времени выполнения работы и уменьшения количества ошибок;

• автоматизация типовых процедур (проведения изменений, построения различных отчетов и т.п.).

Преимущества от автоматизации этого вида деятельности бесспорны, однако при принятии решения руководством предприятия о начале автоматизации остро встает проблема выбора средств их разработки и создания. К этому вопросу нельзя подойти однозначно и прежде чем выбрать средство разработки, следует определить ее цель.

Существуют два подхода к осуществлению автоматизации.

При первом подходе создается уникальная система по заказу. Данный подход используется в основном мелкими предприятиями и обуславливается экономической выгодой. Преимущество такого варианта состоит в том, что программы пишутся строго под конкретную организацию, учитываются ее особенности. Однако создание большого автоматизированного комплекса данным способом невозможно, поскольку требует больших материальных затрат и высокой квалификации специалистов. В основном при данном подходе создаются программные комплексы, помогающие выполнять рутинную работу, при этом неважно, на сколько быстро они будут выполнять свои функции, лишь бы работали быстрее, чем человек. Такие системы следует создавать на программных средствах, позволяющих просто и быстро создавать прикладные программы, отвечающие текущим потребностям. Собственно, для таких задач и создаются интегрированные пакеты типа MS Access, Clarion или Fox Pro.

Суть второго подхода состоит в том, что, если фирма действительно серьезно подходит к системе автоматизации или хочет автоматизировать не только конкретную область своего функционирования, а деятельность нескольких направлений, то необходим анализ соответствующих программных продуктов, имеющихся на рынке.

Следует отметить, что для эффективной работы системы автоматизации деятельности предприятия должны базироваться на передовых технологиях. Можно с уверенностью сказать, что самым распространенным на сегодняшний день решением в этом случае является применение технологии клиент-сервер. Об этом свидетельствует и большое число представленных на рынке продуктов.

Выбор СУБД при построении системы автоматизации во многом определяет такие ее параметры, как производительность, масштабируемость, защищенность и надежность. Все СУБД, используемые в системах автоматизации, можно разделить на две группы: работающие по технологии файл-сервер и по технологии клиент-сервер.

Файл-серверная система имеет следующие недостатки:

• большая нагрузка на сеть и повышенные требования к ее пропускной способности (при большом числе пользователей и значительных объемах обрабатываемой информации несоблюдение этих требований может привести к неработоспособности системы);

• повышенные требования к ПК ввиду того, что обрабатываются данные на рабочем месте пользователя;

• невозможность одновременной работы с данными;

• невозможность соблюдения безопасности данных.

Клиент-серверная технология практически от всех перечисленных недостатков свободна, в первую очередь благодаря тому, что в ней вся обработка перенесена на сервер баз данных, а на рабочем месте пользователя только формируются запросы и отображаются результаты. Выбор конкретной СУБД определяется многими параметрами, среди которых можно назвать надежность и устойчивость, быстродействие, наличие средств разработки приложений, совместимость с другими платформами и ОС, поддержка компании-производителя.

Среди разработчиков систем автоматизации деятельности предприятий наиболее популярны СУБД Oracle и Microsoft SQL Server, InterBase и некоторые другие.

При автоматизации не отдельных направлений, а всей деятельности организации в целом целесообразным является применение систем комплексной автоматизации. Учет движения ТМЦ является одной из составляющих бухгалтерского учета на предприятиях торговли, поэтому необходимо провести анализ существующих пакетов прикладных программ бухгалтерского и оперативного учета.

Среди представленных на современном рынке систем автоматизации торговли можно отметить предложения фирм «1С».

Автоматизация учета движения ТМЦ позволяет увеличить скорость обслуживания покупателей, гарантирует отсутствие ошибок при вводе данных, оперативно отслеживает наличие и движение товарно-материальных ценностей и делать своевременные заказы.

Использование данного решения позволяет идентифицировать поступившие на предприятие товарно-материальные ценности по штрих-коду, передавать сведения об имеющихся товарно-материальных ценностях в память контрольно-кассовых машин и считывать из них сведения о продажах, формировать документы на их реализацию покупателям, производить инвентаризацию, формировать отчеты по итогам продаж. С помощью автоматизации учета движения ТМЦ предприятие сможет работать в едином информационном пространстве, что поможет оптимизировать управление предприятием и повысить его конкурентоспособность.

Основными функциями разработанной базы данных по учету движения ТМЦ являются:

• обновление, дополнение, удаление и поддержание целостности информации;

• выбор информации из базы данных по запросам пользователя;

• результаты работы базы данных отражены в отчетных формах;

• все элементы базы данных представлены как единый проект, управление которым осуществляется через меню пользователя.