MS Office для пользователей
Ms Access: Создание, редактирование и просмотр базы данных (бд).
В работе предлагается создать БД с именем <имя БД>, содержащую три таблицы таб1, таб2, таб3. При практическом выполнении работы имя <имя БД> должно быть заменено уникальным именем.
Порядок выполнения работы
Запустить MS Access.
Создание новой БД.
выбрать Новая БД, Ок
задать папку для хранения и уникальное имя <имя БД>
Создание таблицы таб1 .
Создание структуры таблицы - выбрать вкладку Таблицы, Создать, Конструктор - сформировать структуру
Имя поля |
Код товара |
Наименование |
Цена |
Тип |
числовой |
текст |
денежный |
Размер |
байт |
15 |
- |
Дес.зн. |
0 |
- |
авто |
- для поля Код товара дополнительно установить параметры: Обязательное поле: Да Индексное поле: Да (совпадения не допускаются) Ключевое поле. – сохранить и закрыть таблицу с именем таб1 .
3.2. Ввод данных.
открыть таблицу таб1 в режиме Таблица
- ввести данные
Код товара |
Наименование |
Цена |
1 |
ПК-Pent166 |
6730 |
2 |
Дисплей |
3875 |
3 |
Принтер Epsn |
2760 |
4 |
ПК-Pent200 |
7540 |
5 |
CD-ROM |
8460 |
6 |
HP-LJ |
7300 |
сохранить и закрыть таблицу таб1 .
Создание таблицы таб3 . - аналогично предыдущему пункту создать таблицу таб3 с параметрами
Имя поля |
Код клиента |
Имя |
Адрес |
Тип |
числовой |
текст |
текст |
Размер |
байт |
20 |
15 |
Дес.зн. |
0 |
|
|
для поля Код клиента установить параметры, аналогичные полю Код товара
ввести данные в таблицу таб3
Код клиента
Имя
Адрес
1
Асток
Москва
2
ЭкоСервис
Курск
3
Компас
Томск
4
ПетроСтрой
С.-Петербург
5
Восток
Омск
сохранить и закрыть таблицу.
Создание таблицы таб2 .
создать таблицу со структурой
Имя поля |
Номер счета |
Код товара |
Дата продажи |
Объем |
Код клиента |
Примечание |
Тип |
счетчик |
числовой |
дата/время |
числовой |
числовой |
текст |
Размер |
|
байт |
|
целое |
байт |
10 |
Дес.зн. |
|
0 |
|
0 |
0 |
|
- для поля Номер счета задать Индексное поле: Да (совпадения не допускаются) Ключевое поле. - для полей Код товара, Код клиента задать Обязательное поле: Да - для поля Дата продажи установить короткий формат даты (дд.мм.гг) - сохранить структуру и ввести данные
Номер счета |
Код товара |
Дата продажи |
Объем |
Код клиента |
Примечание |
1 |
1 |
26.04.95 |
5 |
2 |
нал |
2 |
3 |
28.05.95 |
3 |
1 |
б/нал |
3 |
2 |
15.07.95 |
4 |
2 |
б/нал |
сохранить и закрыть таблицу.
Редактирование таблиц.
Перед редактированием структуры таблицы выполните резервное копирование. После удачного редактирования основной таблицы резервную копию можно удалить.
Отредактируйте указанные ниже элементы, выполняя сохранение после каждого изменения.
изменить размер поля Наименование в таб1 на 30,
заменить в таб3 имя поля Имя на имя Фирма
отредактировать таб2:
изменить имя поля Дата продажи на имя Дата заказа,
изменить порядок полей в структуре на Номер счета Дата заказа Код клиента Код товара Объем Примечание
сохранить изменения и закрыть таблицы.
Создание поля с вводом значений из фиксированного списка.
Поле Примечание таблицы <таб2> содержит одно из двух возможных значений: нал (наличный расчет), б/нал (безналичный расчет). В связи с этим создадим для этого поля фиксированный список из которого будем выбирать вводимое значение.
открыть таб2 в режиме Конструктора.
щелкнув в колонке Тип данных поля Примечание, выбрать Мастер подстановок,
установить переключатель "будет введен фиксированный набор".
ввести список (нал, б/нал), используя для перехода к новому элементу мышь или "стрелку вниз",
не меняя имени поля, завершить формирование списка,
сохранить изменения и
в режиме Таблица ввести новые записи для проверки действия фиксированного списка.
Номер счета |
Дата заказа |
Код клиента |
Код товара |
Объем |
Примечание |
4 |
21.09.95 |
3 |
4 |
1 |
нал |
5 |
14.11.95 |
4 |
2 |
7 |
б/нал |
6 |
21.12.95 |
4 |
3 |
4 |
нал |
7 |
11.01.96 |
1 |
4 |
10 |
б/нал |
сохранить и закрыть таблицу
Создание полей подстановки.
Часто требуется заполнять некоторое поле значениями из аналогичного (как правило, имеющего такое же имя) поля другой таблицы. В этом случае формируется так называемый столбец подстановки, который и содержит эти значения.
Создание связей между таблицами.
При совместной обработке данных нескольких таблиц необходимо установить связи между ними. Такая связь, как правило, устанавливается между одноименными полями первичной таблицы и связанной таблицы. Связываемое поле первичной таблицы называется ключом (первичным), а поле связанной таблицы - внешним ключом, т.е. ключом внешней таблицы.
Установить связь между таблицами таб1, таб2, таб3:
закрыть связываемые таблицы, если они открыты,
щелкнуть кн. Схема данных (или меню: Сервис Схема данных),
в окне Добавить таблицу добавить указанные таблицы,
установить связи между полями Код товара таб1 и таб2, включив флажок "Целостность БД"
установить связи между полями Код клиента таб3 и таб2 включив флажок "Целостность БД"
сохранить макет связей, вызвав правой кнопкой контекстное меню и элемент Сохранить макет
закрыть окно Схема данных .
Редактирование структуры таблицы таб2 (создание полей подстановки).
В таблице таб2 поля Код товара и Код клиента удобнее заполнять значениями из соответствующих связанных таблиц.
Создание поля подстановки для таблиц таб1 и таб2
открыть таб2 в режиме Конструктора
для поля Код товара выбрать тип данных: Мастер подстановок
В окне Мастер подстановок (каждый шаг завершается кнопкой Далее)
установить переключатель "Столбец подстановки использует значения из таблицы / запроса",
выбрать таблицу-источник для столбца подстановки: таб1,
Далее необходимо выбрать в таб1 поле (поля), которое используется в качестве столбца подстановки при заполнении поля Код товара в таб2. По структуре таб2 туда записывается Код товара, однако запоминать коды достаточно трудно. Желательно, чтобы при заполнении этого поля в таб2 появлялся список кодов и наименований. Тогда можно выбрать Наименование, а в само поле заносился бы Код товара.
выбрать в качестве столбцов подстановки Код товара и Наименование,
отключить переключатель "Скрыть ключевой столбец",
выбрать доступное поле для подстановки: Код товара,
не изменяя наименования столбца, завершить работу (кн. Готово),
ответить Нет на запрос о сохранении таблицы перед созданием связи и сохранить таблицу таб2.
Создание поля подстановки для таблиц таб3 и таб2
Аналогично предыдущему пункту оформить столбец подстановки для поля Код клиента таб2 :
в качестве таблицы-источника используется таб3,
столбцы подстановки: Код клиента и Фирма,
доступное поле для подстановки: Код клиента,
сохранить изменения и закрыть таблицу.
Ввод новых записей в измененную таблицу таб2
открыть таб2 в режиме Таблица,
ввести новые записи, используя созданные поля подстановки:
Номер счета |
Дата продажи |
Код клиента |
Код товара |
Объем |
Примечание |
8 |
18.01.96 |
3 |
5 |
6 |
б/нал |
9 |
12.02.96 |
5 |
6 |
2 |
б/нал |
10 |
27.04.96 |
1 |
1 |
5 |
б/нал |
11 |
23.06.96 |
3 |
2 |
8 |
б/нал |
Просмотр БД.
Общий прием просмотра - открытие в режиме Таблица. На экран выводятся все записи (при большом количестве - с возможностью прокрутки) в том порядке, в каком они вводились. Однако иногда требуется
вывести записи в ином порядке (сортировка),
вывести только часть записей, удовлетворяющих определенным условиям (поиск и фильтрация).
Сортировка записей.
Создайте резервную копию таб1 , присвоив ей имя таб1 резерв - выделите имя таб1 , - кн. Копировать, кн. Вставить (ключ Структура и данные), - задайте имя резервной копии, Ок.
Сортировка записей резервной копии - открыть копию и отсортировать поочередно по полям: Наименование, Цена, - восстановить исходный порядок, - закрыть таблицу.
Поиск записей по образцу.
открыть резервную копию
найти записи а) с кодом =4 б) с именем, начинающимся с символов "ПК" в) с ценой 2760 р.
закрыть резервную копию без сохранения.
Фильтрация при просмотре.
Фильтр по выделенному
открыть таб1 резерв,
найти записи об изделиях с Наименованием Дисплей,
то же, но НЕ Дисплей.
Завершение работы.
закрыть окно БД
выбрать меню Сервис Служебные программы Сжатие базы данных
В окне База данных для сжатия
выбрать имя сжимаемой базы данных, нажать кн. Сжать
В окне Сжатие базы данных под именем
задать папку для размещения сжатой базы данных и имя сжатой базы данных
Замечание.
Папка для размещения может быть любая, в том числе папка, содержащая исходную (несжатую) базу данных.
Если приемником сжатой базы является дискета, то задать папку Диск 3.5 (А:)
Имя может быть любое, в том числе и имя исходной базы данных.
нажать кн. Сохранить
MS Office для пользователей