3 Практическая работа №10

Упражнение 1. Открытие мастера слияния и создание основного документа

1. На ленте откройте вкладку Рассылки, выберите команду Начать слияние, а затем – команду Пошаговый мастер слияния.

Примечание. Если окно мастера закрыто этим окном с инструкциями, переместите одно из них, щелкнув строку заголовка и перетащив окно, или измените размер окна, перетащив маркер изменения размеров окна, расположенный в правом нижнем углу.

2. На первом этапе работы мастера выберите пункт Конверты. В нижней части области задач выберите ссылку Далее. Открытие документа.

3. На втором этапе выберите команду Изменить макет документа и щелкните ссылку Параметры конверта.

4. Обратите внимание на то, что в диалоговом окне Параметры конверта на вкладке Параметры конверта можно выбрать нужный размер конверта, а также шрифт и размещение для адресов отправителя и получателя.

Совет.    На вкладке Параметры печати также можно выбрать принтер и способ подачи конвертов.

5. Если нет желания экспериментировать с размером конверта, а также шрифтами и расположением адресов отправителя и получателя, оставьте в диалоговом окне Параметры конверта параметры по умолчанию и нажмите кнопку ОК.

Документ на экране примет вид конверта. После подключения к списку получателей (следующий этап работы мастера) нужно будет ввести обратный адрес и вставить поле для адреса получателя.

6. В нижней части окна мастера выберите ссылку Далее. Выбор получателей.

Упражнение 2. Подключение к списку получателей и выбор получателей почты

1. На третьем этапе работы выберите пункт Существующий список и нажмите кнопку Обзор.

Совет.

2. Найдите и выберите файл Учебный список получателей и нажмите кнопку Открыть.

3. Если открылось диалоговое окно Преобразование источника данных, просто нажмите кнопку ОК.

4. Диалоговое окно Выбор таблицы позволяет выбрать в списке получателей определенную таблицу или лист для использования в слиянии. В созданном нами списке сведения содержатся только на одном листе. Выберите лист Клиенты$ и нажмите кнопку ОК. Подключение к списку получателей завершено.

5. Откроется диалоговое окно Получатели слияния, в котором можно упорядочить и выбрать в списке получателей имена адресатов для использования в слиянии.

Советы по работе с диалоговым окном

• Возможно, для просмотра всех столбцов придется воспользоваться горизонтальной полосой прокрутки диалогового окна.

• Если имена столбцов отображаются лишь частично, наведите указатель мыши на границу между столбцами в серой области, содержащей имена. Когда указатель примет вид двухсторонней стрелки, перетащите его в сторону увеличения ширины столбца.

Если нет необходимости в улучшении списка, оставьте в этом окне параметры по умолчанию.

6. Снимите флажок рядом со сведениями о Евгении Куликове. Эти сведения будут исключены из слияния.

7. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Получатели слияния. В нижней части окна мастера выберите ссылку Далее. Разработка конверта.

Упражнение 3. Ввод содержимого и вставка полей

1. На четвертом этапе работы мастера прежде всего нужно ввести сведения, которые будут одинаковыми в каждой копии слияния: обратный адрес. Размещение адресов отправителя и получателя уже было задано в диалоговом окне Параметры конверта, поэтому просто щелкните левый верхний угол конверта и введите обратный адрес:

Fourth Coffee 111111 Москва,

Ул. Моховая, 11

2. Теперь добавим заполнитель (поле) для сведений о получателе в каждой копии документа слияния. Щелкните центр нижней части конверта, чтобы отобразить область текста адреса доставки (возможно, придется щелкнуть несколько раз, чтобы отобразить область текста и мигающий курсор в ней).

В окне мастера нажмите кнопку Блок адреса, чтобы добавить на конверт поля слияния.

3. В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите нужный формат имен получателей. Кроме того, снимите флажок Вставить название организации. Нажмите кнопку ОК. В основном документе конверта появится поле «Блок адреса».

Примечание.    Если поле выглядит так: {MERGEFIELD "Блок адреса"}, а не так: «Блок адреса», это означает, что включены коды полей. Это не повлияет на слияние, но коды полей можно отключить, нажав клавиши ALT + F9.

Упражнение 4. Предварительный просмотр и сопоставление полей

В этом упражнении сначала нужно просмотреть конверты, чтобы определить, каких сведений не хватает, а затем сопоставить имена полей с именами столбцов в списке получателей, чтобы приложению Word удалось найти в списке нужные столбцы.

1. В нижней части окна мастера щелкните ссылку Далее. Просмотр конвертов. На пятом этапе работы мастера вместо полей на конверте, полученном при слиянии, будут отображены сведения одного из получателей в списке.

2. Обратите внимание на ошибки в адресе. Отображается только фамилия (без имени), а ие улицы отсутствует. Проблема заключается в том, что приложению Word не удается найти в списке получателей столбцы, соответствующие некоторым полям, из которых состоит поле Блок адреса. Ничего страшного, именно для этого и нужен предварительный просмотр. Щелкните ссылку Назад. Разработка конверта в нижней части окна мастера, чтобы вернуться к четвертому этапу процесса слияния.

3. Правой кнопкой мыши щелкните на конверте поле <<Блок адреса>> и выберите команду Изменить блок адреса. В диалоговом окне Изменение адресного блока выберите команду Подбор полей.

4. В диалоговом окне Подбор полей откройте список, щелкнув стрелку рядом с заголовком Имя (с надписью "(нет соответствия)"), и выберите столбец Полное имя , который содержит имена получателей.

5. Выполните те же действия, чтобы сопоставить поле Адрес 1, которое находится в списке получателей слева от столбца Число. Нажмите кнопку ОК. Затем повторно нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.

6. В нижней части окна мастера щелкните ссылку Далее. Просмотр конвертов, чтобы еще раз просмотреть конверт. Теперь адрес доставки отображается правильно. Кнопки с двойными стрелками влево и вправо ( и ) в окне мастера позволяют переходить от одного конверта, полученного в результате слияния, к другому.

Упражнение 5. Завершение слияния

1. В нижней части окна мастера щелкните ссылку Далее. Завершение слияния, чтобы перейти к шестому этапу. Поскольку эти конверты на самом деле не будут рассылаться по почте, не нужно их печатать (разве что вы вставили конверты в принтер и хотите поэкспериментировать; в этом случае нажмите кнопку Печать).

Теперь выберите в окне мастера ссылку Изменить отдельные конверты. В результате будет создан полный документ со всеми конвертами, полученными в результате слияния. Он может оказаться полезным, если перед печатью нужно просмотреть конверты и, возможно, внести в них персональные изменения.

2. В открывшемся диалоговом окне Слияние в новый документ можно выбрать получателей, которые должны быть включены в новый полный документ. Пока что оставьте установленным флажок Все и нажмите кнопку ОК.

3. Прокрутите открывшийся полный документ с именем "Конверты1" и просмотрите конверты, полученные в результате слияния. Конверты можно распечатать прямо из этого документа, а можно сохранить его под другим именем и напечатать конверты позже.

Действия, необходимые для сохранения документа   Нажмите кнопку Microsoft Office и выберите команду Сохранить. В диалоговом окне Сохранить как выберите расположение, введите имя файла, а затем снова нажмите кнопку Сохранить.

Совет.    Если бы эти конверты на самом деле предназначались для рассылки клиентам, возможно, имело бы смысл сохранить и основной документ (документ с полями), в результате чего сохранилось бы его подключение к списку получателей. Таким образом, достаточно повторно открыть основной документ, и часть действий по слиянию оказывается выполненной. Это поможет быстрее создать другой набор конвертов, когда понадобится разослать письма клиентам в следующий раз.

Выполнение слияния с помощью ленты

На этом практическом занятии нужно будет выполнить следующие действия: начать слияние, используя письмо, выполнить подключение к списку получателей, вставить поля и завершить слияние с помощью вкладки Рассылки на ленте. Кроме того, понадобится выполнить сортировку и фильтрацию списка получателей и сопоставить его столбцы с элементами поля Блок адреса.

Упражнение 1. Отображение вкладки "Рассылки" и начало слияния

1. Перейдите на вкладку Рассылки на ленте и нажмите кнопку Начать слияние.

2. Нажмите кнопку Письма.

Ничего не произойдет, поскольку документ уже открыт.

Упражнение 2. Подключение к списку получателей и настройка списка

В этом упражнении нужно подключиться к списку получателей, а затем выполнить его сортировку и фильтрацию, чтобы отправить нужные письма нужным клиентам.

Подключение к списку получателей

1. На вкладке Рассылки в группе Начать слияние нажмите кнопку Выбрать получателей, а затем выберите вариант Существующий список.

2. В диалоговом окне Выбор источника данных перейдите к файлу " Учебный список получателей.xlsx".

3. Выберите файл и нажмите кнопку Открыть.

4. В диалоговом окне Выбор таблицы выберите пункт Клиенты$$.

5. Нажмите кнопку ОК. Теперь подключение к списку установлено.

Обратите внимание на то, что теперь стали доступны дополнительные команды, например Изменить список получателей и Блок адреса. Они понадобятся на последующих этапах.

Сортировка и фильтрация списка получателей

1. Нажмите в группе Начать слияние кнопку Изменить список получателей.

2. В диалоговом окне Получатели слияния выберите команду Сортировка.

3. В диалоговом окне Фильтр и сортировка щелкните стрелку рядом с кнопкой Сортировать по и выберите вариант Город.

4. Нажмите кнопку ОК.

Теперь получатели сгруппированы по городам.

5. Нажмите кнопку Фильтр

6. В диалоговом окне Фильтр и сортировка щелкните стрелку рядом с кнопкой Поле и выберите пункт Почтовый индекс.

7. В списке Сравнение выберите пункт Равно и введите в текстовом поле Сравнить с индекс 14457.

8. Нажмите кнопку ОК.

Обратите внимание на то, что теперь в списке получателей отображаются только получатели с почтовым индексом 14457. Не волнуйтесь, остальные получатели не удалены из списка. Чтобы снова увидеть всех получателей, просто щелкните в заголовке стрелку с меткой "Почтовый индекс" и выберите параметр (Все).

9. Чтобы закрыть диалоговое окно Получатели слияния, нажмите кнопку ОК.

Упражнение 3. Добавление и сопоставление полей

Как видите, в основном документе уже содержится текст, который будет повторяться во всех копиях письма. Теперь нужно добавить поля для сведений, которые индивидуальны для каждой копии:

• адрес получателя;

• имя получателя в строке приветствия;

• личное примечание.

Команды для вставки этих полей находятся в группе Запись и вставка полей. После вставки полей их можно просмотреть с помощью другой команды из этой же группы.

Добавление адреса получателя и сопоставление полей

1. В основном документе щелкните после цифр "2009" в дате. Дважды нажмите клавишу ВВОД.

2. В группе Запись и вставка полей нажмите кнопку Блок адреса.

3. Если появится диалоговое окно Выбор таблицы, выберите таблицу Клиенты$$ и нажмите кнопку ОК.

4. В правом нижнем углу раздела Устранение проблем диалогового окна Вставка блока адреса выберите команду Подбор полей.

5. В диалоговом окне Подбор полей сопоставьте столбец Имя в списке получателей с элементами блока адреса, которые называются Имя. Сопоставьте столбец Адрес с элементом Адрес 1.

6. Нажмите кнопку ОК, а затем еще раз нажмите кнопку ОК.

Теперь в основной документ вставлено поле «Блок_адреса».

Примечание.    Если поле после вставки выглядит так: {MERGEFIELD "Блок адреса"}, а не так: «Блок адреса», это означает, что включены коды полей. Это не повлияет на слияние, но коды полей можно отключить, нажав клавиши ALT + F9.

Добавление приветствия

1. Курсор должен находиться в конце поля «Блок_адреса». Дважды нажмите клавишу ВВОД.

2. В группе Запись и вставка полей нажмите кнопку Строка приветствия.

3. В диалоговом окне Строка приветствия выберите подходящий формат приветствия.

4. Нажмите кнопку ОК.

Добавление личного примечания

1. В основном документе щелкните после точки, которая следует за словом "кофе" в конце второго абзаца, и нажмите клавишу ВВОД.

2. В группе Запись и вставка полей щелкните стрелку рядом с кнопкой Вставить поле слияния.

3. В появившемся списке выберите пункт Личное_примечание и нажмите кнопку Вставить.

В письме появится поле <<Личное_примечание>>. В следующем уроке оно будет отформатировано.

Просмотр всех полей в основном документе

Чтобы просмотреть все поля, добавленные в основной документ, выполните действия, указанные ниже.

• В группе Запись и вставка полей нажмите кнопку Выделить поля слияния.

Теперь у всех полей серый фон, и их легко заметить в документе. Чтобы убрать серый фон, повторно нажмите кнопку Выделить поля слияния.

Обратите внимание на текст "[Инструкции для]". На следующем уроке он будет изменен, а пока пусть останется как есть.

Упражнение 4. Предварительный просмотр и завершение слияния

Теперь, когда все поля добавлены в основной документ, можно просмотреть предварительные результаты слияния.

1. В группе Предварительные результаты нажмите кнопку Предварительные результаты.

2. Прокрутите полученный в результате слияния документ вниз, чтобы увидеть, как вместо полей отображаются сведения об одном из получателей в списке.

3. В группе Предварительные результаты нажмите кнопку Следующая запись , которая позволяет перейти к другим документам слияния.

4. Если бы эти письма действительно предназначались для рассылки, можно было бы выполнить одно из действий, перечисленных ниже.

   • Нажать кнопку Изменить отдельные документы, чтобы создать новый полный документ с именем "Письма1", который содержал бы все письма, каждое на отдельной странице. Это удобно, если нужно подкорректировать все или некоторые письма, прежде чем их печатать.

   • Нажать кнопку Печать документов, чтобы распечатать письма.

В обоих случаях есть возможность выбрать получателей, которых нужно включить в слияние.

5. Сохраните основной документ. Он понадобится на следующем уроке при возобновлении слияния. В результате сохранения основного документа сохранится также подключение к списку получателей. Поэтому в следующий раз, когда возникнет необходимость разослать документ на бланке, это можно будет сделать быстрее.

Для этого выполните действия, описанные ниже.    Окно основного документа должно быть активно , – в нем содержится лишь одно письмо (однако можно просмотреть результаты для всех получателей с помощью кнопок со стрелками). Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем – кнопку Сохранить как. В диалоговом окне Сохранить как выберите расположение файла, введите его имя, а затем выберите в поле Тип файла пункт Документ Word. Нажмите кнопку Сохранить.

6. Чтобы закрыть приложение Word, нажмите кнопку Microsoft Office, а затем – кнопку Выход из Word в правом нижнем углу.

Выберите вкладку Рецензирование на ленте в верхней части экрана. Затем в группе Отслеживание щелкните стрелку на пункте Выноски.

Если параметр Показывать исправления в выносках не выбран, выберите его.