Правила работы со спонсорами

1.Помните о Вашей главной цели. Главная цель маркетинга фандрайзинга – получение прибыли с капиталовложений. Однако при сборе средств для избирательной кампании нужно учитывать еще один немаловажный фактор – время.

Время ограничено, предвыборная кампания – еще короче. Время – этот тот ресурс, который необходим кандидату, штабу и добровольцам избирательной кампании для организации того или иного мероприятия. Временной лаг рассматривается с позиции поиска экономичных путей для сбора средств и/или уменьшения расходов на избирательную кампанию в целом. Справедливости ради, следует заметить, чтобы получить прибыль – необходимо вложить деньги. Устраивая мероприятия по сбору финансовых средств, вряд ли будет возможным минимизировать расходы на организацию, однако опыт экономии не помешает в организации других акций.

2.«Просите и будете услышаны». Другой тактики у Вас нет. Другими словами, как бы хорошо не была подготовлена избирательная кампания, каким бы замечательным не был Ваш кандидат, как бы много не писала о Вашем кандидате пресса – деньги к Вам сами не придут. Чтобы собрать средства – Вы должны разработать тактику их сбора (пожертвований).

3.Осуществляя план фандрайзинга, очень часто Вы будете слышать слово «нет». Не воспринимайте это как личное оскорбление. Спонсоры принимают решение исходя из своих интересов, а не ваших. Человек, отказывающийся выступить в роли спонсора, дает Вам ценную информацию: отрицательный результат – то же результат. Делайте вывод: что необходимо изменить в стратегии и тактике сбора пожертвований.

4.Фандрайзинг – это, как говорят специалисты, «стрельба из лука. Прицеливайтесь аккуратно и в яблочко».

Приемы фандрайзинга

Прежде чем приступить к разработке рабочего плана сбора средств, следует освоить имеющиеся в Вашем распоряжении приемы фандрайзинга, а именно:

• Личное обращение кандидата и его сторонников.

• Обращение финансового комитета.

• Мероприятия по сбору пожертвований.

• Почтовая рассылка.

• Обращение к спонсорам по телефону.

• Обращение к избирателям (мелким по вкладу спонсорам).

• Благодарность и повторное обращение.

Ниже предлагаем Вам описание каждого приема, который включает общий обзор тактик, некоторый расклад возможных и запрещенных действий и, где это возможно, детальную программу применения.

Прием 1. Личное обращение кандидата и его доверенных лиц к спонсору

Личное обращение кандидата – наиболее эффективный способ привлечения средств. Это продуктивная, сравнительно не дорогостоящая форма работы, которая имеет большие шансы на успех, но требует много времени. Поскольку, время кандидата весьма ограничено, лично обращаться следует только к крупным спонсорам, а также в случаях повторного обращения.

Кандидат осуществляет личное обращение в основном по телефону, но в некоторых случаях назначается встреча. Наиболее крупные спонсоры, способные принести дополнительный финансовый результат избирательной кампании требуют личного внимания кандидата. С ним планируется встреча и/или спонсор приглашается для участия в каком-либо мероприятии кандидата. Следует помнить: цель каждого звонка – заключить сделку. И, конечно, получить максимальный взнос. Называйте всегда конкретную сумму (помните, что уменьшить запрос всегда проще, чем увеличить

Личное обращение доверенных лиц кандидата обычно используется для определения вероятных крупных спонсоров, проверки уже данных обязательств, а также при распространении билетов на мероприятия для средних и крупных спонсоров. Доверенные лица должны лично вести сбор средств в своем значимом круге спонсоров и не привлекаться в значимый круг спонсоров кандидата.

Эффективность личного обращения возрастет, если кандидат и/или доверенное лица будет располагать следующей информацией о спонсоре, придающей беседе целенаправленный характер:

• Полное имя спонсора.

• Рабочий телефон, номер факса.

• Профессиональный статус, степени и звания.

• Взносы, в предыдущие кампании.

• Миссия предприятия, практика спонсирования.

• Сумму, которую Вы собираетесь попросить.

• Информация или какой-либо ход, на который активно отзывается спонсор (например, хобби).

• Другая ценная информация.

Учитывая, что время кандидата ограничено в структуре штаба избирательной кампании создайте структурное подразделение - «Диспетчерский пункт», который составляет расписание личного обращения к спонсорам, согласуя его со временем кандидата. Работники этого подразделения рассылают спонсорам, согласившимся сделать взнос, благодарственные письма, напоминают в нем сумму взноса и вкладывают конверт с обратным адресом. Они же осуществляют повторные звонки спонсору, если оговоренная в ходе беседы сумма взноса не поступила в течение недели или десяти дней. Диспетчеры тщательно записывают результаты каждой беседы, чтобы письма кандидата к спонсорам составлялись сразу же по окончании разговора.

Прием 2. Деятельность финансового комитета

Создание финансового комитета (ФК) способно открыть для кампании дополнительные и недоступные ранее источники финансирования. Это достигается путем использования личных связей членов комитета, приглашения единомышленников к сотрудничеству. Используя свои личные связи, члены комитета могут прибегнуть к помощи финансовых кругов для получения денежного взноса для кандидата. Они же могут осуществлять промоушн (продвижение) кандидата своему окружению.

Приступая к формированию ФК, обратите внимание на следующие «опасные признаки»: не увлекайтесь «свадебными генералами» в составе финансового комитета, т.к. со временем они могут деморализовать других членов, которые готовы к активному сотрудничеству. Имена – главные участники сбора средств. Если будущий член комитета говорит: «Вы можете воспользоваться моей информацией, но меня не упоминайте» не лучший вариант тактики. Информация бесполезна без ссылки на ее источник.

Техника и приемы работы по получению денежных взносов от друзей и коллег членов комитета ничем не отличается от приемов, применяемых в отношении друзей и коллег кандидата. Но хорошо спланированные и продуманные действия кандидата ФК чаще всего приносят хорошие результаты, если в них учитываются следующие правила:

• Личное благосостояние – не единственный критерий отбора членов ФК. Пригласите в комитет людей, обладающих широкими связями, готовыми помочь кандидату в сборе взносов на проведение избирательной кампании и быть сподвижником кандидата впоследствии.

• Составьте для членов ФК список возможных спонсоров из круга его знакомых (так же как и кандидату). Спланируйте удобное расписание для личных звонков возможным (с его точки зрения) спонсорам. Подготовьте письменные обращения и благодарственные письма и не забудьте пригласить членов финансового комитета на ближайшее мероприятие.

• Выражайте участникам ФК признательность, которую они заслуживают, подчеркивая их роль в финансовой стабильности кампании. Положительно отзывайтесь об их работе на общественных мероприятиях, подчеркивайтесь важность их участия в них как членов команды.

Прием 3. Мероприятия в стратегии фандрайзинга

Мероприятия – прекрасный прием для привлечения средних и мелких спонсоров. Однако они не столь эффективны для крупных, с которыми лучше проводить частные встречи. Главная задача проводимых мероприятий – собрать максимальную сумму с минимальными усилиями (1);продемонстрировать достоинства кандидата, его концепцию (2); сформировать у спонсоров впечатления правильно сделанного ими выбора (3).

Успешность мероприятия зависит от организационного комитета, члены которого занимаются распространением билетов среди коллег и партнеров, предполагаемых спонсоров из круга своих знакомых и общего списка избирательной кампании.

Подготовка успешного мероприятия потребует добровольцев кампании и определенных технологических усилий:

• Составление сметы расходов, на проводимое мероприятие, предполагаемый чистый доход, рентабельность мероприятия (чистый доход менее 75% от всех поступлений показывает, что мероприятие нерентабельно). Учет «финансовых ожиданий» с предполагаемыми затратами. Разработка путей минимизации расходов.

• Определение возможных путей расширения круга участников мероприятия. Например, перед званым ужином, предусмотреть отдельный прием для крупного спонсора. Это поможет ощутимо увеличить Ваш чистый доход.

• Расчет стоимости одного билета. Стоимость одного билета-приглашения на мероприятие должна соответствовать предполагаемому уровню взносов приглашенных. Определите количество билетов, которое необходимо продать на мероприятие. Не раздавайте бесплатных билетов.

• Приглашение популярного ведущего, безусловно, привлечет к Вашему мероприятию больше людей, но этого не достаточно для успеха. Мероприятие по сбору средств нельзя организовать за неделю. Если у Вас острая нехватка средств, не стоит планировать подобное мероприятие, это не спасет положение.

Технологическая цепочка подготовки мероприятий по сбору средств

- Определите концепцию и финансовые возможности мероприятия. Назначьте время на подготовку, время, дату и место проведения. Назначьте руководителя данной подпрограммы, который вникнет во все тонкости и, заставит членов комитетов выполнять свои обязанности.

- Определите круг возможных спонсоров, которых Вы планируете пригласить. Разошлите приглашения спонсорам и позвоните тем, кто уже получил приглашение, в дополнение к той работе, которую проделал финансовый комитет.

- Определите потенциальных членов оргкомитета или наметьте спонсоров, готовых принять участие в распространении билетов среди спонсоров своего «значимого круга».

- Установите цену билета, которая будет удобна спонсорам и выгодна вам (исходя из расходов на одного человека). Подсчитайте общий доход, который Вы планируете получить от этого мероприятия

- Разработайте сценографию мероприятия, определите главную идею, способную найти отклик у спонсорской аудитории.

- Определите бюджет и временные рамки мероприятия. Определите планируемую прибыль. Контролируйте расходы на мероприятие. Все ли идет по плану. Не вышли ли Вы за рамки бюджета?

- Разработайте дизайн и напечатайте приглашения. В приглашении должно быть указано время, место, форма мероприятия (коктейль, обед, ужин и т.д.), стоимость билета, контактный блок, идея мероприятия – две-три причины, по которой спонсорам можно сделать взнос, имена приглашенных важных гостей, список членов оргкомитета, парковка автомобиля.

- В приглашении может быть упоминание о возможности выбора (например, увеличить взнос, внести деньги, не принимая участия в мероприятии). Не отсылайте билеты по почте. Не позже, чем за две недели до планируемого мероприятия, пошлите приглашение с формой для заказа билета. После того, как вы получили деньги от спонсоров, вышлите (доставьте) им пригласительный билет или внесите их в список участников.

- Подготовьте ящички для взносов, бэджи (таблички) с именами спонсоров, ручками и бланками –формами для спонсоров.

- Если Вы планируете пригласить прессу, ответственный за связи с общественностью должен приготовить для нее места, проинформировать журналистов о сути мероприятия, подготовить для них заранее пресс-пакет и/или медиа-кит с достаточно расширенной информацией (о кандидате, его концепции, фотоматериал встреч с избирателями, цель мероприятия и пр.)

- Если программа мероприятия предусматривает выступления VIP-персон, звезд эстрады (спорта и пр.), кандидата, необходимо подготовить соответствующее место, а также удостовериться, что все выступающие подготовили свои речи, знают, сколько по времени и когда они будут говорить.

Свяжитесь со спосорами-участниками сразу же после мероприятия. Это наименее популярный, но, тем не менее, очень важный аспект любого мероприятия. Ответственность за контакт со спонсорами по окончания мероприятия и получение заявленных взносов лежит на финансовом директоре и сотрудниках кампании, которым было поручено это мероприятие. Благодарственные письма за взнос от имени кандидата – финальная часть данного мероприятия.

Прием 4. Адресная рассылка

Сбор средств посредством адресной рассылки – довольно рискованное предприятие, которое может стоить гораздо больше, чем Вы пытаетесь получить.

Адресная рассылка ведется для привлечения новых спонсоров. В этом смысле ее можно считать успешной уже в том случае, если хотя бы окупились расходы на ее проведение. Итогом этой работы является приобретение тех спонсоров, к которым Вы рассчитываете обратиться за повторными взносами. Обычно к широкомасштабной рассылке прибегают избирательные кампании на уровне страны (целого региона, края), охватывая, таким образом, массовую аудиторию. Однако это редкий случай и эффект их усилий всегда невелик и может рассматриваться как частный случай PR-акции в рамках избирательной кампании.

Обычно составляется список мелких и средних спонсоров, которые уже выделяли средства своей партийной организации, ранее проводимым избирательным кампаниям или общественным организациям. Такие спонсоры в первую очередь получают приглашения на участие в мероприятиях по сбору средств. Если Ваш избирательный штаб располагает таким списком, изучите возможность проведения адресной рассылки по нему.

Перед проведением адресной рассылки ответьте на следующие вопросы:

• Есть ли у Вас в штабе работники, компетентные для осуществления этой подпрограммы?

• Может ли штаб избирательной кампании пригласить для этой подпрограммы консультанта?

• Имеете ли Вы достаточное количество потенциальных спонсоров, которых могли бы заинтересовать ваши предложения, чтобы программа поиска новых спонсоров не потребовала бы значительных затрат и стала доходной в перспективе?

• Достаточно ли у Вас времени для осуществления адресной рассылки?

Без знания дела и отсутствия списка возможных спонсоров попытка сбора финансовых средств обречена на провал. В конечном итоге, прибегнув к помощи профессионалов и, имея обширный список возможных спонсоров, не надейтесь на быстрые результаты. Отдача от такой работы требует времени, которое может сделать затраты еще больше.

Самая безрисковая форма адресной рассылки – повторное обращение к спонсорской картотеке избирательной кампании. Что касается чистого дохода, то это и есть его главный источник. Подсчитано, что в результате повторного обращения к своим спонсорам организаторы избирательной кампании получат до 80% чистой прибыли.

Адресная рассылка вероятным спонсорам включает подбор возможных спонсоров, составление текста письма, дизайнерское оформление, наличие печати и факсимиле кандидата. Результаты должны контролироваться и оцениваться специалистом по рассылке и кандидатом.

Рекомендации по составлению текста письма

Адресная рассылка – это одна из форм рекламы, а не дискуссия о будущем цивилизации. Вот не которые рекомендации по составлению письма с просьбой о взносе:

Правило 1. Пишите письмо конкретному человеку. Желательно, чтобы автор письма знал спонсора лично. Этот прием позволит написать Вам теплое, трогательное обращение.

Правило 2. Сосредоточьтесь на мотивации. Не говорите только о деньгах. Обратитесь к общечеловеческим ценностям: гордость, альтруизм, долг, сострадание, национальная безопасность, семья, дети и пр., а, кроме того, – недовольство действиями своего оппонента по избирательной кампании.

Правило 3.Убедите спонсора, что у Вашего кандидата есть все шансы победить на выборах, приведите аргументы, что ему до сих пор все удавалось решить. Объясните, в чем Вы нуждаетесь, и дайте спонсору почувствовать, что многое зависит от его взноса.

Правило 4. Расскажите спонсору о широкой поддержке вашей избирательной кампании. Дайте ему понять, что делать взносы в Вашу избирательную кампанию стало общепринятым.

Правило 5. Объясните, на какие нужды Вы используете деньги спонсоров. Пообещайте награду (лучшая награда – победа на выборах), но Вы также можете упомянуть о чувстве удовлетворения от участия в избирательной кампании.

Правило 6. Придайте характер срочности Вашей просьбе. Попросите сделать взнос в самом начале письма и повторите свою просьбу несколько раз, Используйте любой повод для просьбы.

Правило 7. Делайте короткие абзацы, выделяйте ключевые слова и предложения красной строкой, подчеркиванием жирным шрифтом.

Правило 8. Попросите конкретные суммы денег, в зависимости от возможности спонсора.

Правило 9. Используйте постскриптум. Практика показывает, что он наиболее читаемая часть письма. Психологи называют его «эффектом края», который хорошо запоминается. Не забудьте попросить о денежном взносе в постскриптуме и еще раз подчеркнуть срочность своей просьбы.

Правило 10. Убедитесь, что дизайн конверта выглядит достаточно интригующе, чтобы возможный спонсор вскрыл его. Решите простым или заказным с уведомлением и вручением спонсору будет доставлено Ваше письмо, т.к. от этого зависит стоимость подпрограммы.

Оценка результатов адресной рассылки

Для контроля над адресной рассылкой Вам необходимо иметь следующие данные:

• Дата отправки письма спонсору.

• Список адресов. Код письма (если Вы рассылали разные письма спонсорам из одного списка).

• Количество писем и количество спонсоров по списку (ежедневный и общий результат).

• Общая сумма взноса (ежедневный и общий результат)

• Эффективность рассылки в процентах (число спонсоров, деленное на число отправленных писем).

• Средний размер взноса. Средний размер взноса на тысячу отправленных писем.

• Стоимость рассылки одной тысячи писем.

Собрав эти сведения, Вы сможете сравнить результаты по разным спонсорским спискам и определить, какие из них оказались более удачными.

Прием 5. Обращение по телефону

Обращение по телефону может стать эффективным и недорогим способом сбора средств у большого количества мелких и средних спонсоров.

Технологическая цепочка реализации приема обращения по телефону

• Хороший способ увеличить численность участников мероприятия – это позвонить тем, кому было отправлено приглашение на мероприятие, и кто не входит в финансовый оргкомитет. Звонок напомнит возможным спонсорам о предстоящем мероприятии и увеличит вероятность того, что у него купят на него билет, и посетят его.

• Телефонный опрос послужит также хорошей системой раннего предупреждения о малой заинтересованности спонсоров в посещении мероприятия, либо вообще в отказе от его посещения. В любом случае попросите его сделать взнос.

• Телефонный опрос – это метод отслеживания выполнения данных обязательств спонсорами, которые обещали внести взнос, но так и не сделали этого. Здесь чаще всего Вы услышите: «Деньги в пути».

• Благодарность за уже сделанный взнос в Вашу избирательную кампанию можно осуществить по телефону. Это может сделать сам кандидат или его доверенное лицо.

• Телефонное обращение используется, как способ добиться повторного взноса. Вы можете объяснить спонсорам, что их новый взнос будет иметь огромное значение для победы на выборах и/или убедить спонсора, что избрание кандидата, – за что они так долго и упорно боролись – под угрозой срыва.

• Повторное обращение по телефону не потребует особых затрат. Если Вы поддерживаете постоянный контакт со спонсорами, повторное обращение к ним принесет больше пользы и меньше усилий, чем «разработка» нового спонсора, Однако, прежде чем снова попросить о взносе, поблагодарите его за то, что он уже вложил в Вашу избирательную кампанию.

• Если все же удалось заполучить нового спонсора, ваша задача – заставить его внести взнос, организовать мероприятие или, в зависимости от его связей, попросить его быть членом Вашего финансового комитета и поставить на службу кампании свои личные и профессиональные связи.

• Оказывание знаков внимания спонсорам может сделать их частью Вашей команды. Если у Вас хорошо отлаженная и развернутая спонсорская сеть, то выражайте свою благодарность спонсору. Укрепить связь с кандидатом несложно: индивидуальные благодарственные письма от имени кандидата, его семьи, избирательного штаба; информационные письма мелким и средним спонсорам; специальные призы от кандидата и/или руководителя кампании; приглашение к участию в массовых мероприятиях, выступлениях перед избирателями.

• Вы и ваша команда должна развивать отношения, держать спонсоров в курсе новостей кампании, вовлекать их в работу кампании, убеждая их в том, что ваш кандидат высоко ценит их взносы и является именно тем лидером, который им нужен.

Рекомендации повторного обращения к спонсорам

1.Напомните, на какие цели был использован их первый взнос, и аргументируйте эту тему в дальнейшем.

2.Подчеркните значимость взноса, который они сделали.

3.Признайте их партнерство с кандидатом

4.Найдите новую причину для их финансового участия.

5. Придайте личностный характер своей просьбе. Всегда просите спонсора дать финансовых средств столько же или больше. Никогда не просите меньше.

6. Причина, по которой Вы просите спонсора о повторном взносе, должна быть актуальна, носить текущий характер, например, оплата за эфирное время, подготовка рекламной продукции и пр.

7. В некоторых случаях. Новую причину может дать оппонент Вашего кандидата, если он сделал стратегическую ошибку, сделал неуместное заявление, допустил медиа промах или его заявление оскорбляет (раздражает) вашу спонсорскую аудиторию.

Приемы повторного обращения

• Повторно обратиться по телефону к мелким и средним спонсорам могут доверенные лица кандидата или добровольцы. С повторной просьбой к крупному спонсору должны обращаться сам кандидат, члены финансового комитета или руководящий штат кампании, Т.е. те, кого они знают и уважают.

• Для успешного телефонного обращения необходимо разработать сценарий или хотя бы продумать основные ключевые пункты разговора. Спонсорам необходимо дать инструкции по передаче взносов. В некоторых случаях, особенно если это крупный спонсор, для получения финансового документа (чека) компания должна быть готова послать сотрудника и/или добровольца

• Мероприятия – еще один способ повторного обращения к спонсорам любого уровня. Дружеский ужин или встреча перед началом большого мероприятия – оказывает эффективное воздействие на крупных спонсоров.

Обращение к рядовым избирателям (мелким спонсорам)

Избиратели рассматриваются исключительно как мелкие спонсоры. В избирательной кампании в представительные органы в США взносы мелких спонсоров составляют до 50% всех финансовых поступлений. С другой стороны, мелкие спонсоры, обеспечивают не более 5% дохода при выборах в Сенат США, но они играют большую роль, ибо ограждают кандидата от обвинений в том, что он потерял контакт с рядовыми избирателями. Именно поэтому обычно записываются подробные данные каждого спонсора, внося эту информацию в финансовый отчет. Такой прием позволяет команде доказать, что кандидат пользуется широкой поддержкой рядовых избирателей. В Российской практике такой информации нет.

Мерчендайзинг – достаточно популярный способ получения мелких взносов в отечественной и зарубежной практике. Этот относится к продаже товаров с символикой избирательной кампании Вашего кандидата. Но не стоит рассчитывать на большой доход от продажи значков, кепок, ферротипов (значков) и другой рекламной продукции. Мерчендайзинг просто не в состоянии собрать много наличных денег. Однако каждый избиратель, купивший Ваш сувенир, сам становится носителем рекламы о Вашем кандидате, увеличивая тем самым электорат.

Мероприятия – прекрасный способ обращения кандидата, доверенного лица к средним и мелким спонсорам. Однако их не следует использовать при обращении к крупным спонсорам. Для них лучше всего подходит личное ходатайство и частные встречи.

Разработка плана по сбору взносов от спонсоров

Самые удачные планы. Разработанные самыми умными экспертами, бессмысленны и неисполнимы, если у Вас нет средств на их воплощение в жизнь. Фандрайзинг – это топливо кампании.

План – это ваше руководство к действию. Подробный и грамотно составленный план позволит Вам ответить на вопросы:

• Сколько денег поступит на счет вашей кампании, и из каких источников; сколько времени потратят на сбор средств сам кандидат и сотрудники избирательного штаба; когда поступят средства в распоряжении кампании;

• План позволит определить круг потенциальных спонсоров; определить суммы, которые Вы получите от той или иной категории спонсоров; рассчитать итоговую планируемую сумму и узнать, сколько усилий вам потребуется для реализации поставленной задачи.

• Определите, сколько времени потребуется на «разработку» каждого спонсора, и каков объем инвестиций Вы планируете получить от него за минусом своих затрат.

• Выберите наиболее подходящий прием для обращения к спонсорам. В план работы кандидата внесите следующие мероприятия: частный брифинг кандидата, руководителя кампании, специалиста по связям с общественностью и финансового директора со спонсорами

• Определите тот объем информации о кандидате, который поможет получить взнос от спонсора. В частной беседе подчеркните их выгоду от удачного исхода вашей кампании. Стимулируйте письменно их будущие капиталовложения.

• Распределите время для обращения к возможным спонсорам. Прежде чем приступить к работе с полным списком спонсоров проверьте эффективность рассылки на пилотажной группе. Произвольно выберите от 3-5 тыс. человек (каждого 5-го или 7-го) и разошлите им информационные пресс-пакеты. Практика показывает, что потребуется 2 недели, чтобы составить информационный пакет и еще 2 недели на печать и рассылку. Ответы будут получены через 1-4 недели. Немедленно поблагодарите всех спонсоров и начните процесс повторной рассылки. За 2-3 недели с момента получения ответов Вы соберете достаточно информации, чтобы решить, продолжать рассылку или нет.

• Определите общую сумму взносов, которую Вы хотите получить и определите свои затраты. Допустим, при среднем взносе в 25 долларов рассылка по полному списку будет выгодной, если положительно ответят 2,7% адресатов от всего списка пробной рассылки.

Исходя из опыта подобных кампаний. Ожидается 3% ответов со средним взносом в 25 $ (всего 18,375 долларов). Стоимость пробной рассылки составила 7.5 тыс. дол. На подготовку, дизайн, производство, проверку, рассылку, составление и обновление списка адресатов затрачено примерно 17,5 тыс. дол. Согласно контракту с фирмой. Производящей прямую рассылку должно быть уплачено 15 тыс. дол. До начала рассылки, и в течение 30 дней после рассылки – оставшаяся сумма.

В результате будет получено 735 подтвержденных спонсоров, которые будут востребованы еще несколько раз в ходе кампании.

После проведения аналогичной работы с каждой группой возможных спонсоров, на основе этих планов необходимо выработать общую маркетинговую стратегию кампании.

Полный план маркетинга должен оговаривать поступления по неделям и месяцам, общую планируемую сумму, затраты (исключая фиксированные затраты на персонал, консультантов, аренду помещения), расписание кандидата и программы.

Еженедельная планируемая прибыль от каждого проекта, минус планируемые затраты должны быть внесены в компьютерную базу, которая фиксирует всю прибыль за вычетом всех затрат и покажет реальное движение финансовых потоков кампании.

Планирование персонала кампании

Число оплачиваемых сотрудников будет зависеть от целей вашей программы и от количества добровольцев, которых Вы привлечете к участию. Чтобы учесть в бюджете расходы на персонал, подсчитайте, сколько времени у кандидата займет выполнение этой программы. Затем оцените степень возможностей ваших добровольцев. Исходя из этих расчетов, предположите, какое количество персонала и какой квалификации Вам необходимо привлечь.

Помните, персонал должен тратить 90% рабочего времени на общение со спонсорами. Как только Вы набрали штат, Вам необходимо сконцентрировать внимание на выполнении финансового плана и не позволять отвлекаться на другие работы.

Технические навыки управления фандрайзингом

Разработав план по сбору средств, Вы должны с самого начала кампании постоянно контролировать соотношения запланированной прибыли и фактических поступлений. Если ход сбора средств не соответствует плану, уровень поступлений ниже минимального, попытайтесь перестроить план. Ваша задача – фиксировать достижения и выявлять проблемы.

Механизмы контроля

В дополнении к простым формам отчетности по движению финансовых средств Вам необходимо создать пять баз данных:

1. Таблица планируемых поступлений.

2. Временные параметры.

3. Еженедельная таблица учета планируемой и фактической прибыли.

4. Список возможных спонсоров (исключая адресную рассылку).

5. Список спонсоров.

Образцы документов для сотрудников кампании по сбору средств

• Телефонный опросник кандидата

• Контактный лист

• Перечень обязательств

• План подготовки мероприятия

• Список обязательств участников мероприятия

• Приглашения

• Денежный перевод в фонд мероприятия

• Аккредитационный список участников мероприятия

• Благодарственные письма

• Письмо с просьбой о повторном взносе

Перечень обязательств

Образец

Ф.И.О спонсора	Заявленная сумма	Дата получения обязательства	Дата получения денежных средств	Полученная сумма
1
Общая сумма

Телефонный опросник кандидата

Образец

Дата_______________

Имя_____________________________________________

Домашний телефон________________________________

Рабочий телефон___________________________________

Профессия_________________________________________

Последний контакт__________________________________

Предыдущие взносы__________________________________

Интересующая информация____________________________

Запрашиваемая сумма_________________________________

Примечание__________________________________________

Комментарии кандидата________________________________

План подготовки мероприятия

Образец

Название мероприятия____________________________________

За 8 недель до мероприятия

________________________Выбрать членов оргкомитета

________________________Разослать пригласительные письма

гостевому комитету

________________________Учет поступлений обещанных сумм

________________________Составить список рассылки приглашений

________________________Разработать план материально-технического

обеспечения

Дата__________________________________

Место_________________________________

Время__________________________________

За 7 недель до мероприятия

_______________________Утвердить состав оргкомитета и гостевого

комитета

_______________________Торжественное собрание, посвященное

официальному началу избирательной

кампании

За 6 недель до мероприятия

_______________________Подготовить конверты для приглашений и

ответные конверты, размножение приглашений

За 4-5 недель до мероприятия

_______________________Разослать приглашения

_______________________Распределение приглашений между членами

оргкомитета

За 3 недели до мероприятия

_______________________Позвонить всем приглашенным

_______________________Проконтролировать продажу билетов вместе с

членами оргкомитета

За неделю до мероприятия

_______________________Начать набор добровольцев. Подвести итоги и

закончить аккредитацию

После мероприятия

Собрать все полученные чеки

Связаться с теми, кто

пообещал, но не прислал

свои взносы_________________________________________________

Разослать благодарственные

Письма тем, кто сделал взнос___________________________________

Разослать благодарственные

Письма членам оргкомитета,

Гостевого комитета и добро-

вольцам_____________________________________________________

Составить отчет по денежным

взносам и собрать финансовые

Документы___________________________________________________

Собрать пресс-материал________________________________________

Составить общий список приг-

лашенных спонсоров___________________________________________

Денежный перевод в фонд мероприятия

Образец

__________Да, Иванов И.И. приму участие в мероприятии

_______________________________________________________________

Прилагаю свой взнос в размере ______________ долларов как участник мероприятия

_________Иванов И.И., не могу принять участие в мероприятии, но хочу помочь кандидату______________________________________________

Прилагаю свой взнос________дол.______дол._________дол.__________

Другое________________________________________________________

Пожалуйста, укажите следующие данные, необходимые для оплаты чека

Имя_________________________________________

Адрес________________________________________

Город____________Область(край)____________Индекс______________

Телефон (раб.)__________дом.______________Факс__________________

Должность_____________________________________________

Место работы___________________________________________

Предприятие (фирма)___________________________________

Домашнее задание:

1. Составьте текст благодарственного письма спонсорам.

2. Составьте текст двустороннего приглашения спонсора на мероприятие (использовать обе стороны страницы).

3. Разработайте проект рекламы данного мероприятия.

3. Разработайте график проведения фандрайзинга.