2. Методика написання розділу в випадку, якщо облік не автоматизовано.

В випадку, якщо облік на підприємстві не автоматизований будова розділу повинна відповідати таким вимогам.

1. Вступ. В ньому висвітлюється питання актуальності автоматизації бухгалтерського обліку на підприємстві.

2. Характеристика нормативно-довідкової інформації. Сюди входить перелік та формування довідників і нормативної інформації необхідної для роботи бухгалтера.

3. Перелік вхідної інформації. До вхідної інформації відноситься інформація, яка вноситься оператором в програму чи передається в електронному вигляді до бази даних.

4. Вихідна інформація формується на основі даних занесених у базу даних з первинних документів, ручних проводок і інформації отриманої з інших автоматизованих робочих місць.

3. Методика написання розділу в випадку, якщо основними пропозиціями щодо вдосконалення обліку виступає автоматизація.

В випадку, якщо основними шляхами вдосконалення є автоматизація бухгалтерського обліку. Окремого розділу автоматизація бухгалтерського обліку не існує. Третій розділ дипломної роботи будується за наступною схемою:

3.1 Автоматизація бухгалтерського обліку та вибір програмного забезпечення.

3.2. Автоматизація первинного обліку.

3.3. Автоматизація синтетичного та аналітичного обліку.

В підрозділі 3.1. проводять аналіз ситуації з автоматизації обліку на підприємстві та виносять пропозиції стосовно найбільш оптимальної бухгалтерської програми, яку пропонується впровадити.

В підрозділі 3.2 проводиться опис вхідної інформації та занесення даних в первинні документи на основі яких формується база даних.

В підрозділі 3.3. описується структура аналітичного обліку та синтетичні рахунки, які використовуються. Структура вихідної інформації, регістри синтетичного обліку; форми звітності.

При необхідності розділ доповнюють схемами, таблицями, рисунками.

3. Приклад виконання розділу до дипломної роботи «організація інформаційної системи обліку розрахунків з підзвітними особами»

На сучасному етапі удосконаленню управління і поліпшенню якості економічної інформації сприяє використання засобів обчислювальної техніки.

Застосування нових інформаційних технологій на базі сучасної електронно-обчислювальної техніки і розвинутих систем на базі комунікацій повинно забезпечувати отримання, обробку та використання інформації в процесах управління підприємством. Це може бути реалізовано найпростішими функціями такими як листування електронною поштою або найскладнішими – підтримка складних задач прийняття рішень.

Великий обсяг економічної інформації, який безперервно збільшується у зв’язку із зростанням суспільного виробництва, потребує подальшого вдосконалення облікової і контрольно-аналітичної роботи. В умовах ручної обробки знижується якість інформації, продовжуються строки її опрацювання, а зростання затрат праці призводить до різкого збільшення управлінського персоналу.

Стосовно підприємства, що досліджується, то в ньому штат бухгалтерів складає дев’ять осіб, в тому числі головний бухгалтер. Впровадження автоматизованої системи обробки облікової інформації дозволило б не тільки скоротити штат бухгалтерії та, відповідно, витрати на його утримання а й зробити інформацію, що обробляється більш повною, достовірною та зручною для використання.

Процес ведення бухгалтерського обліку на підприємстві являє собою сукупність інформаційних та контрольно-організаційних операцій. До інформаційних операцій відносять операції збору, реєстрації, передачі, зберігання та обробки даних. Контрольно-організаційні операції пов’язані з контролем та використанням інформації, яка отримана в результаті виконання інформаційних операцій, і займає найбільшу питому вагу в діяльності бухгалтерського апарату, що є відображенням сутності бухгалтерського обліку як функціональної бухгалтерської роботи.

Інформаційні операції бухгалтерського процесу ділять на дві стадії: первинний облік і систематизація даних та узагальнення даних первинного обліку. Первинний облік включає в себе операції збору, реєстрації та передачі облікових даних. Стадія узагальнення включає операції зберігання та обробки облікових даних.

Підзвітними особами вважаються робітники підприємства, які отримують авансові готівкові суми грошових засобів з каси організації на операційні та господарські потреби або витрати на відрядження.

Видача готівкових коштів під звіт на витрати на відрядження визначається в межах цих сум, які необхідні робітникам на ці цілі.

Видача готівки під звіт на адміністративно-господарські витрати проводиться, як правило, на основі службової записки підзвітної особи, в якій вказується ціль витрат, строки та потрібна сума.

Для впровадження інформаційної системи обліку на підприємстві необхідно придбати 1 комп’ютер з відповідною периферією, придбати програмне забезпечення та провести навчання персоналу.

На ці заходи необхідно асигнувати наступну суму (таблиця 4.1):

Таблиця 4.1

Орієнтовні витрати на впровадження програми 1С: Бухгалтерія 7.7

Найменування	Вартість, грн.
Комп’ютер AMD Sempron ™ Processor 3000+	4000
Операційна система Windows XP	1500
1С: Бухгалтерія 7.7	1000
Навчання персоналу	1000
Обслуговування програмного забезпечення (разове)	800
Всього	8300

Виходячи з цього для товариства необхідно для впровадження 8300 грн. для налагодження обліку і для більш ефективної праці бухгалтерів.

Цільове призначення виданих під звіт готівкових коштів фіксується в авансовому звіті підзвітної особи, до якого додаються різні документи ( чеки, квитанції, білети). По складу витрат бухгалтер визначає кореспондуючі рахунки та підводить загальну суму розрахунків з підзвітними особами. Типові конфігурації облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на активно-пасивному рахунку 2-го рівня 3721 “Розрахунки з підзвітними особами по госп.витратах”, 3722 “Розрахунки з підзвітними особами по відрядженням” та субконто “Співробітники”. Для субрахунку 3722 в плані рахунків встановлений признак ведення валютного обліку.

Факт видачі готівкових коштів під звіт реєструється “Видатковим касовим ордером”. Повернення грошових коштів підзвітною особою в касу організації оформляється за допомогою документа “Прибутковий касовий ордер”.

Документом “Авансовий звіт” відбувається оформлення авансових звітів по витратам на господарські потреби, закупки ТМЦ, основних засобів та ін. та відряджених працівників. В програмі передбачено оформлення також “Авансового звіту в валюті”.

“Авансовий звіт” є багатофункціональним документом. З його допомогою можна оформити як операцію по розрахунку з підзвітними особами так і операцію оприбуткування ТМЦ, МШП, об’єктів ОЗ, інших матеріальних та нематеріальних активів за національну валюту від підзвітної особи.

В випадку оформлення операцій оприбуткування ТМЦ, МШП, об’єктів ОЗ, інших матеріальних та нематеріальних активів за національну валюту від підзвітної особи та частина документа яка називається “Посвідчення” на заповнюється.

Реквізити шапки документа заповнюються в наступному порядку:

• вибирають з довідника “Співробітники” підзвітну особу, по якому формується “Авансовий звіт” (відбувається оприбуткування ТМЦ, МШП, обєктів основних фондів, інших матеріальних та нематеріальних активів);

• вказуємо призначення авансу та метод обліку ПДВ.

В табличній частині вказується наступна інформація:

• дата звіту;

• назва витрати та документ, який її підтверджує;

• бухгалтерський рахунок, на який відбувається оприбуткування ТМЦ, МШП, ОЗ (для необоротних активів повинен бути вказаний відповідний субрахунок рах.15)

• аналітика вибраного рахунка;

• кількість матеріальний цінностей та їх сума;

• сума ПДВ на повернення або за рахунок підприємства;

• признак включення поточної витрати в склад валових витрат (для того, щоб включити поточну витрату в склад валових витрат в реквізиті “Валові витрати” необхідно вибрати “Так”;

• аналітика по валовим витратам .

При проведенні документ “Авансовий звіт” формує відповідний набір бухгалтерських проводок, які відображають факт затвердження витрат підзвітної особи.

Движения документа АвансовыйОтчет № АОЭт-001 от 08.04.08
Автор:
					Валюта	Кол-во	Вал. сумма	Сумма	№
№	Дт	Субконто Дт	Кт	Субконто Кт	Курс	Комментарий			Ж
						Фирма
		Основний склад		Іванова	Гривня	2,000	18,00	18,00
1	221	37 папір ксероксний	3721		1,00000	!!			АОЭт
2	ВР	9 Вспомогательная запись	ВР	9 Вспомогательная запись		3721!!			АОЭт
		08.10.08 АОЭт-001		08.10.08 АОЭт-001

Кнопка “Друк” служить для отримання друкованої форми авансового звіту.

В випадку оформлення витрат на відрядження працівника додатково заповнюється частина документа “Посвідчення”, де вказується ціль відрядження, місто відрядження, термін початку відрядження, кількість днів відрядження.

Реквізити шапки документа заповнюються в наступному порядку:

• вибирають з довідника “Співробітники” підзвітну особу, по якому формується “Авансовий звіт”;

• вказуємо призначення авансу та метод обліку ПДВ.

В табличній частині вказується наступна інформація:

• дата початку та кінця звіту;

• назва витрати та документ, який її підтверджує;

• бухгалтерський рахунок, на який будуть віднесені витрати по відрядженню;

• аналітика вибраного рахунка;

• сума витрат;

• сума ПДВ на повернення або за рахунок підприємства;

• признак включення поточної витрати в склад валових витрат (для того, щоб включити поточну витрату в склад валових витрат в реквізиті “Валові витрати” необхідно вибрати “Так”;

• аналітика по валовим витратам .

За допомогою кнопки “Друк” можна отримати наступні форми документів:

1. Наказ на відрядження.

   ПТС ЗАО

   Н А К А З

   № АОПТ-00001

   м. Суми

   1 Січня 2008 р.

   Про відрядження,

   Н А К А З У Ю:

   1. Відрядити Мельника Сергія Ивановича, зам.директора, до м. Київ з метою укладення угоди на термін з 10.04.08 р. по 13.04.08 р. - 3 доби.

   Директор ПТС ЗАО

2. Посвідчення ф.288

   							Типова ф. N288
   			Посвідчення про відрядження
   			Видано:	Мельник Сергей Иванович
   				прізвище, ім'я, по батькові, посада
   			відрядженому у		м. Київ
   				пункти призначення
   			Термін відрядження		3	днів по	12.04.08
   			Підстава: приказ NАОПТ-00001			від	01.01.08
   			Мета відрядження:		укладення угоди
   			Дійсно при пред'яві паспорту:			МА №263582
   				Печатка
   						Підпис керівника
   Відмітки про вибуття, прибуття в пункти призначення та вибуття з них.
   Вибув з				Прибув у
   ПТС ЗАО		100 404
   	Печатка	Підпис			Печатка			Підпис
   Вибув з				Прибув у
   	Печатка	Підпис			Печатка			Підпис
   Вибув з				Прибув у
   	Печатка	Підпис			Печатка			Підпис
   Примітка: При від'ізді в дкілька пунктів відмітки про прибуття та вибуття робляться в кожному з них.

3. Посвідчення та авансовий звіт ф.№80.

4. Авансовий звіт ф.№807.

5. Авансовий звіт форма наказу № 440

При проведенні документ “Авансовий звіт” формує відповідний набір бухгалтерських проводок, які відображають факт затвердження витрат підзвітної особи.

Вихідними формами синтетичного обліку є звіт “Обігово-сальдова відомість по рахунку”.

Звіт призначений для рахунків, по яких ведеться аналітичний облік, можна одержати розбивку залишків і оборотів по конкретних об'єктах аналітичного обліку (субконто). Відповідний звіт називається «Обігово-сальдова відомість по рахунку».

Для формування даного звіту варто вибрати пункт «Обігово-сальдова відомість по рахунку» у меню «Звіти» головного меню програми.

Відомість являє собою список за значеннями субконто. Кожен рядок відомості містить найменування об'єкта аналітичного обліку (субконто), залишок на початок періоду, дебетовий і кредитовий обороти і залишок на кінець періоду.

У нижній частині списку виведені підсумкові дані: сальдо по рахунку в цілому, розгорнутої сальдо (окремо суми по дебетових і кредитових залишках) і сумарні обороти.

Движения документа АвансовыйОтчет № АОЭт-002 от 15.10.08
Автор:
					Валюта	Кол-во	Вал. сумма	Сумма	№
№	Дт	Субконто Дт	Кт	Субконто Кт	Курс	Комментарий			Ж
						Фирма
	921	Інші витрати	3722		1,00000	!проживання!квитанція			АОЭт
		Прочие затраты
				Василенко Д. П. 45689722	Гривня		40,00	40,00
10	6412		3722		1,00000	!проживання!квитанція			АОЭт
		9 Вспомогательная запись		9 Вспомогательная запись		200,000		40,00
11	ПОК	З включенням до кредиту :ПДВ за ставкою 20% до бази оподаткування	ПОК	З включенням до кредиту :ПДВ за ставкою 20% до бази оподаткування		! Готівка!125 !15.10.03!проживання:квитанція!3722			НУЭт
		З включенням до кредиту: на терр.України - база оподаткування		З включенням до кредиту: на терр.України - база оподаткування
		Ж23 Iншi витрати (Ж23)		Ж23 Iншi витрати (Ж23)				200,00
12	ВР	9 Вспомогательная запись	ВР	9 Вспомогательная запись		3722!проживання!квитанція			АОЭт
		15.10.08 АОЭт-002		15.10.03 АОЭт-002
		….

Для рахунків, по яких ведеться кількісний облік, виводяться дані по кількісних залишках і оборотах.

Деталізація показників відомості. Коли покажчик миші виводиться у виді лупи (на рядках відомості), ви можете натисканням клавіші Enter або подвійним щигликом миші в даній позиції запросити деталізацію зведень по виділеному курсором об'єктові. На екран буде виведена картка рахунка, що містить всі операції з використанням даного об'єкта аналітичного обліку за звітний період.

Оборотно-сальдова відомість по рахунку: 372
за 2 Квартал 2008 р. ПТС ЗАО
Субконто	Сальдо на початок періоду		Обороти за період		Сальдо на кінець періоду
	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
3721	400,00			199,00	201,00
Валюта Гривня	400,00			199,00	201,00
У валюті	400,00			199,00	201,00
Иванов Иван Иванович 11122233	400,00			18,00	382,00
Валюта Гривня (в грн. екв.)	400,00			18,00	382,00
У валюті	400,00			18,00	382,00
Мельник Сергей Иванович 5526842211				181,00		181,00
Валюта Гривня (в грн. екв.)				181,00		181,00
У валюті				181,00		181,00
3722	150,00				150,00
Валюта Гривня	150,00				150,00
У валюті	150,00				150,00
Яроная Нина Васильевна 1715596144	150,00				150,00
Валюта Гривня (в грн. екв.)	150,00				150,00
У валюті	150,00				150,00
Разом розгорнуте	550,00				532,00	181,00
Разом	550,00			199,00	351,00

Наступний звіт “Аналіз рахунка”. Аналіз рахунка містить обороти рахунка з іншими рахунками за обраний період, а також сальдо на початок і на кінець періоду.

Для одержання даного звіту необхідно вибрати пункт «Аналіз рахунка» меню «Звіти» головного меню. Після чого на екран видається запит параметрів аналізу рахунка.

Аналіз рахунка: 372
за 2 Квартал 2008 р. ПТС ЗАО
	Рахунок		З кред. рахунків	У дебет рахунків	З кред. рахунків	У дебет рахунків
					У валюті	У валюті
Сальдо на начаток періода			550,00
221		Малоцінні та швидкозношувані предмети на складах		18,00
6440		Податковий кредит		30,17
921		Адміністративні витрати		150,83
Обороти за період				199,00
Сальдо на кінець періода			351,00

Лист головної книги формується за допомогою звіту “Обороти по рахунку”. Звіт «Головна книга» використовується для отримання оборотів і залишків рахунка за кожен місяць. Він може бути дуже корисний при підведенні підсумків і складанні звітності.

Для одержання оборотів рахунка треба вибрати пункт «Головна книга» меню «Звіти» головного меню.

У звіт «Картка рахунку» включаються всі проводки з даним рахунком або проводки по даному рахунку за конкретним значенням об'єктів аналітичного обліку - найменуванню ТМЦ, організації постачальника і т.д. Крім того, у картці рахунка показуються залишки на початок і кінець періоду, обороти за період і залишки після кожної проводки.

Для отримання картки рахунка варто вибрати пункт «Картка рахунка» меню «Звіти» головного меню програми. На екран буде виведений запит параметрів формування картки рахунка.

Якщо для зазначеного рахунка ведеться аналітичний облік, ви можете вивести картку, що відбиває проводки по даному рахунку тільки з конкретними об'єктами аналітичного обліку (субконто). Для добору проводок у картці по конкретних об'єктах аналітичного обліку варто вибрати значення субконто того виду, по якому потрібно одержати добір, і установити прапорець «Відбирати» напроти того виду субконто, за значенням якого будуть відбиратися проводки. Якщо прапорець «Відбирати» для декількох видів субконто, картка буде містити тільки проводки, що відповідають всім умовам добору по субконто.

Фактично, при використанні картки рахунка з добором по конкретних об'єктах аналітичного обліку звіт дозволяє одержувати картки складського обліку, картки взаєморозрахунків з контрагентами і т.д.