3 Характеристика туристического агентства ооо «Волна»

Целью туристического агентства является увеличение объектов потребительского рынка товарами и услугами, уверенность и надежность для клиентов.

Что касается внешней среды туристического агентства, то она питает фирму ресурсами, необходимыми для поддержания её внутреннего потенциала. Такой постоянный обмен помогает фирме развиваться. Потребителями являются физические и юридические лица, желающие приобрести продукт, предлагаемый фирмой.

Организационная структура ООО «Волна» - линейная. Персонал группируется по тем задачам, которые они выполняют.

Организационная структура агентства основывается на принципе единства распределения поручений, согласно которому право отдавать распоряжения имеет только директор. Соблюдение этого принципа обеспечивает единство управления.

Преимуществами такой структуры можно назвать:

• простое построение

• однозначное ограничение задач, компетенции, ответственности руководителя за результаты

• оперативность и точность управленческих решений

Недостатки:

• концентрация власти в управляющей верхушке

• руководитель должен быть универсальным специалистом

• сильная загрузка руководителя информацией

К персоналу предъявляется много требований, среди которых быстрая реакция на спрос, борьба за потребителя, умение приспосабливаться к частым изменениям ситуации на туристском рынке. Высокий динамизм туристской деятельности заставляет каждого работника, особенно руководящих, постоянно заботиться о своей квалификации.

ООО «Волна» пользуется различными средствами коммуникаций со своими партнерами, потребителями. Использует рекламу и другие источники для продвижения товаров и услуг на рынок.

В ООО «Волна» менеджеры играют важную и решающую роль в коллективе. В первую очередь они занимаются продвижением продукта и услуг на туристический рынок. А для этого необходимо, провести переговоры, заключить договор на право продвижение продукта и услуг, далее работать, выполняя условия договора.

Менеджеры в туристическом агентстве ООО «Волна» самостоятельно контролируют ситуацию, касающуюся отчетной документации организации. Они понимают, что это самая ответственная часть их работы. В своей деятельности менеджеры руководствуются приказами и распоряжениями, нормативно-техническими документами. Здесь очень важным является информационное обеспечение. В документационном обеспечении выделяется три группы документов :

• внутренние (должностные инструкции, анализ отгрузок, информация по клиентам и т.д.)

• поступающие – входящие (заказы на продукцию, счета для оплаты, накладные, счет-фактуры, приказы, распоряжения, письма, справки, служебные записки)

• отправляемые – исходящие (письма, договора, заявки и т. д. )

Все вышеперечисленное, вызывает необходимость автоматизировать рабочее место менеджера.

4 Автоматизация рабочего места менеджера в туристическом агентстве ооо «стс Тур»

Техническое задание

Учет продвижения товаров и услуг в туристическом агентстве. Сюда входит и учет количества предоставленных услуг, оформление документов по бронированию номеров в гостиницах, бронированию билетов, договора с клиентами, учет расчета с операторами, клиентами и получении отчетной информации об удаче или неудаче выполненных операции.

В данной работе основной задачей ставится правильная организации структуры хранения информации (т.е. структуры баз данных.), алгоритмов ввода, чтения, корректировки информации. А сама программа представляет собой справочную систему, которая продемонстрирует пример доступа к хранимой информации.

2 Требования к системе.

Главным требованием данной работы является правильные структуры данных.

Требования к разрабатываемой системе:

• четкая и логичная структура баз данных;

• способы получения информации из спроектированной системы.

3. Пользователи системы

Данная проектируемая система предназначена для очень широкого круга пользователей.

Первыми пользователями этой системы будут менеджеры, т.к. они будут вводить первичные документы. По мере надобности они могут удалять документы, изменять уже существующие документы, добавлять информацию о новых клиентах или операторах, формировать отчеты для отслеживания неточностей в учете.

Система может быть использована бухгалтером для получения информации о долгах операторам, и долгах клиентов агентству.

4. Этапы разработки

Основными этапами разработки системы являются :

• разработка технического задания;

• сбор исходного материала;

• оформление проекта;

• представление результатов руководителю.

Реализация автоматизации рабочего места менеджера в туристическом агентстве ООО «Волна»

Трудно представить себе более благодатную почву для внедрения новых компьютерных технологий, чем туристическая деятельность. В принципе почти все задачи, которые возникают в ходе работы туристических фирм легко поддаются автоматизации. Быстрая и бесперебойная обработка значительных потоков информации является одной из главных задач любой финансовой организации. В соответствии с этим очевидна необходимость обладания вычислительной сетью, позволяющей обрабатывать все возрастающие информационные потоки. Кроме того, многие туристические предприятия обладают достаточными финансовыми возможностями для использования самой современной техники. Но нельзя сказать, что рассматриваемое туристическое агентство ООО «Волна», готово тратить большие суммы на компьютеризацию. ООО «Волна» является прежде всего финансовой организацией, предназначенной для получения прибыли, поэтому затраты на модернизацию должны быть сопоставимы с предполагаемой пользой от ее проведения. В соответствии с общемировой практикой в среднем расходы в туристических фирмах на компьютеризацию составляют не менее 17% от общей сметы годовых расходов. Что же касается ООО «Волна», то их затраты гораздо меньше.

Интерес к развитию компьютеризированных туристических систем определяется не желанием извлечь выгоду, а, главным образом, стратегическими интересами. Вкладывая средства в программное обеспечение, компьютерное и телекоммуникационное оборудование туристическое агентство ООО «Волна», в первую очередь, стремится к ускорению своей рутинной работы и победе в конкурентной борьбе.

Новые технологии помогают агентству изменить взаимоотношения с клиентами и найти новые средства для извлечения прибыли.

В качестве примеров технологий, используемых в туристической деятельности, можно назвать службы расчетов, целиком ориентированных на Internet, экспертно-аналитические системы, использующие принципы искусственного интеллекта и многое другое.

В туристическом агентстве ООО «Волна» используются системы электронной почты, базы данных на основе модели "клиент-сервер", ПО межсетевого взаимодействия для организации расчетов, Internet и другое.

Обследование предметной области.

Для анализа предметной области было выбрано туристическое агентство ООО «Волна», и на его примере исследовались информационные потребности менеджера.

При более подробном рассмотрении работы менеджера был выявлен перечень документов и типовых операций, необходимых для ведения учета. Для реализации услуги или продукта использовались документы: договор с клиентом.

Для более простой работы менеджера была разработана структура данных основным требованием к которой были универсальность, логичность, наглядность.