Організація презентацій
В діяльності сучасних установ та фірм досить великої популярності набуває такий вид масового заходу, як презентація.
Презентація – це засіб приваблення партнерів та встановлення ділових контактів.
Як правило, презентації організовують ті фірми, які вже пройшли стадію організаційного становлення і приступили до безпосередньої діяльності згідно зі своєю спеціалізацією.
Організація презентації – досить клопіткий процес, який вимагає певних фінансових видатків.
Готуючи презентацію, організатори повинні подбати про:
місце проведення;
строки проведення;
програму проведення.
Презентація обмежується в часі – тривалість її не більше 1-2 годин, у післяобідній час. Найкраще розпочинати з 15.00 з подальшою орієнтацією на коктейль чи фуршет.
Проведення презентації можна умовно розбити на чотири етапи.
Схема організаційного проведення презентації:
Перший етап. Презентацію розпочинає керівник фірми. Повідомлення повинно бути стислим, з початковою формою звертання до гостей та присутніх. Вступне слово керівника не повинно тривати більше як 10 хвилин.
Другий етап Знайомство гостей з провідними спеціалістами, фахівцями, окремими співробітниками.
Третій етап. Відводиться час на запитання і відповіді.
Четвертий етап. Дарують сувеніри та запрошують на коктейль чи фуршет.
Приміщення, де проводитиметься презентація, оформляють плакатами, стендами, рекламними проспектами, буклетами.
Коли керівник планує видати рекламний проспект про діяльність фірми, то слід пам’ятати про перелік питань, які повинні бути в повідомленні:
Статус фірми.
Дата і час її створення (заснування).
Засновники фірми.
Напрямок діяльності.
Структура фірми (філії, відділення).
Статутний фонд, річний оборот капіталу, прибуток.
Штат фірми, чисельність її працівників.
Місцезнаходження фірми, канали зв’язку (реквізити)
Останній етап презентації передбачає дотримання норм сучасного етикету. Сувеніри можуть бути адресні і безадресні.
Організація конференцій
У процесі своєї діяльності деякі фірми (підприємства) в силу виробничої чи наукової необхідності беруть участь у таких колективних масових заходах, як конференції та симпозіуми.
Конференція – спільний захід людей, які представляють різні організації і об’єднані однією проблемою чи рядом питань, що мають наукову або виробничу цінність.
Конференції можуть бути регіональні, місцеві, внутрідержавні та міжнародні.
Конференції – це дієвий спосіб ділового спілкування, розширення контактів у сфері спільних інтересів. Конференція дає учасникам можливість орієнтуватися в досягненнях та проблемах певної галузі, напрямку діяльності.
Майбутніх (імовірних) учасників конференції організатори повідомляють заздалегідь листом, в якому вказується дата і місце проведення конференції та її тривалість.
Зразок форми заяви на участь у конференції (реєстраційна форма)
Прізвище, ім’я, по батькові делегата Островерх Наталія Володимирівна
Організація _____________________ПП «ЛевадА»__________________
Посада (вчений ступінь) ______________офіс-менеджер_____________
Адреса ________м. Хмельницький, вул. Лікарняна 1, кв.8____________
Телефон ________4-12-87_______ Факс ____45213-5842_____________
Тема доповіді __________Нова колекція одягу «Jass»________________
Аналогічно конференції відбувається запрошення учасників на симпозіум.
Симпозіум – спільне міроприємство людей при вирішенні чи обговоренні певної проблеми (питання) специфічного характеру.
Організаційно конференція (симпозіум) проводиться поетапно – за однією схемою:
Перший етап – приїзд учасників. На цьому етапі організатори повинні подбати про розселення гостей (учасників), їх харчування, перевезення (в разі потреби).
Другий етап – відкриття конференції. Привітання учасників та пленарне засідання.
Третій етап – секційні засідання.
Четвертий етап – організація екскурсій, коктейль, «шведський стіл» з нагоди закриття конференції (симпозіуму) і від’їзд учасників.
Конференція (симпозіум) проходить за чітким порядком денним, виконання якого передбачає в кінцевому результаті оформлення протоколу. Рішення, прийняте учасниками, оформляється документально і розсилається учасникам, які брали безпосередню участь уданому заході.
Кожен учасник готує до конференції (симпозіуму) документи – доповідь (тези доповіді), яка стосується одного з питань порядку денного.
Після конференцій та симпозіумів дуже важливим є збір інформації про потенційних партнерів з числа колег.