Раздел 3.

ОАО «Росэлектромаш»

УТВЕРЖДАЮ

ПОЛОЖЕНИЕ Генеральный директор

об управлении делопроизводства подпись И.В. Иванов

01.10.2003

1. Общие положения

   1. Управление делопроизводства (далее – Управление) является самостоятельным структурным подразделением ОАО «Росэлектромаш» (далее – Общество), осуществляющим организацию работы с документами.

   2. Управление в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации и в сфере информации и документации, нормативными и методическими документами Росархива и Горсстандарта, Уставом Общества, приказами и распоряжениями руководителя Общества, настоящим положением (далее – Положение об Управлении).

   3. Деятельность работников Управления регламентируется должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем Общества.

   4. Управление имеет печать с собственным наименованием.

   5. В структуру Управления входят:

отдел экспедиции;

группа по контролю исполнения документов;

группа учета и регистрации документов;

группа учета и регистрации документов;

копировально-множительное бюро;

машинописное бюро;

группа совершенствования работы с документами;

секретариат;

архив.

6. Численность и штат Управления определяются штатным расписанием Общества.

2. Основные цели

1. Обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем, контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами.

2. Сокращение документооборота, унификация форм документов.

2. Функции

1. Разработка, внедрение и совершенствование нормативных и методических документов по документационному обеспечению Общества.

2. Унификация состава и форм управленческих документов, установление единых правил подготовки и оформления документов.

3. Установление порядка прохождения и обработки документов, составление графика документооборота, внедрение новых технологических приемов работы с документами, сокращение объемов документооборота.

4. Прием, учет, регистрация поступающих и отправляемых документов.

5. Организация своевременного рассмотрения и подготовка доклада руководству о поступивших документах, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству Общества.

6. Организация по поручению руководства подготовки проектов, обеспечение их оформления и выпуска.

7. Организация машинописного изготовления документов, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов.

8. Разработка сводной номенклатуры дел Общества, обеспечение подготовки номенклатур дел структурных подразделений.

9. Организация работы архива Общества в соответствии с нормативными и методическими документами Росархива, организация использования архивных документов в текущей деятельности Общества.

10. Изучение перспективного отечественного и зарубежного опыта в организации документационного обеспечения управления.

3. Права

Управление в лице своего руководителя имеет право:

1. Подписывать и визировать документы в пределах компетенции, установленной для руководителя Управления.

2. Вносить предложения руководству по совершенствованию работы с документами в Обществе и структурных подразделениях.

3. Требовать от руководителей подразделений и сотрудников Общества выполнения установленных правил с документами.

4. Принимать участие в созываемых руководителем Общества совещаниях для рассмотрения вопросов, входящих в компетенцию Управления.

5. Требовать от руководства Общества создания необходимых условий для нормальной организации работы с документами.

3. Ответственность

Управление в лице своего руководителя несет ответственность за:

1. Несоблюдение установленного порядка работы с документами в Обществе.

2. Утрату, порчу документов Общества.

3. Нарушения сохранности и конфиденциальности в работе с информацией и документацией Общества.

4. Нерациональное распределение обязанностей между работниками Управления.

5. Нарушение условий труда работников Управления.

3. Взаимоотношения

Управление взаимодействует

1. С руководством Общества: по вопросам организации документационного обеспечения, рассмотрения и исполнения документов, организации деятельности Управления.

2. С руководителями подразделений Общества: по вопросам ведения делопроизводства, учета и сохранности документов, организации и контроля исполнения документов, подготовки и предоставления информации, необходимой руководству.

3. С юридическим отделом: по правовым вопросам, по вопросам согласования проектов документов.

4. С отделом кадров, бухгалтерией: по вопросам расстановки персонала, повышения квалификации, организации и оплаты труда, внесения взыскания и поощрений работников.

5. С административно-хозяйственным управлением: по вопросам материально-технического обеспечения и хозяйственного обслуживания.

6. С отделом информационно-технического обеспечения: по вопросам автоматизации и внедрения систем управления.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Источники

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Литература

2. «Генеральный регламент» // Реформы Петра I. Сборник документов. // Сост. В.И.Лебедев. - М.: Гос.соц.-эк.изд-во, 1937.

3. «Табель о рангах» // Российское законодательство X-XX вв.: в 9 т. Т.4. Законодательство периода становления абсолютизма. Отв. ред. А.Г.Маньков. - М.: Юридическая литература, 1986.

4. Квалификационный справочник должностей служащих. – М., 1999.

5. Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Учебное пособие – М.: Издательский центр «Академия», 2003.

6. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2004.

7. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – (Библиотека журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера», 1-2004).

10