Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение высшего
профессионального образования
«МАТИ» - Российский государственный технологический университет им. К.Э. Циолковского
Кафедра «Проектирование вычислительных комплексов»
Разработка отчетов в субд Access
Методические указания к выполнению лабораторной работы
по дисциплине "Базы данных"
Составители: Г.П. Колоскова,
Е.В.Добрышина
Москва 2005
УДК 681.3
Разработка отчетов в СУБД Access: Методические указания к выполнению лабораторной работы по дисциплине «Базы данных» / Сост. Г.П. Колоскова, Е.В. Добрышина: М.: МАТИ, 2005. 35 с.
Содержат характеристику функциональных возможностей конструктора форм Access 2002 и описание принципов создания форм ввода и редактирования данных, а также примеров для получения практических навыков проектирования форм для реальных баз данных.
Методические указания соответствуют содержанию программы дисциплины «Базы данных».
Ил. 18. Табл.1.
Разработка отчетов в субд Access
1. Цель работы
Приобретение навыков в создании отчетов с помощью Ассеss 2002.
2. Создание отчета с помощью мастера
Ассеss 2002 имеет мощные средства построения отчетов для вывода данных в желательном для пользователя виде на принтер, экран или в текстовый файл.
Разделы отчета включают заголовок и примечание отчета, область данных, а также верхний и нижний колонтитулы. В примечание отчета часто помещают поля с итоговыми значениями. Элементы управления могут быть добавлены в отчет с помощью панели инструментов Панель элементов (Toolbox). Формы могут содержать подчиненные формы, а отчеты могут содержать подчиненные отчеты.
В Ассеss 2002 для создания отчетов используются:
Автоотчет на основе таблицы или запроса. Автоотчет служит для создания отчета, в котором выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса.
Мастер отчетов, позволяющий быстро создать отчет, выбрав параметры сортировки и группировки данных, стиль отображения и расположение данных.
Конструктор отчета, в котором пользователь самостоятельно разрабатывает собственный отчет, изменяя его внешний вид, добавляя и удаление элементы.
Простым и быстрым способом создания отчетов является использование Мастера отчетов. С его помощью можно создавать отчеты, содержащие поля из одной или более таблиц или запросов.
Создадим отчёт для трёх таблиц Данные о врачах, Данные о пациентах и Данные о посещении врачей пациентами. Проверьте связи между таблицами. Таблицы Данные о врачах и Данные о посещении врачей пациентами должны быть связаны отношением один-ко-многим. Также должны быть связаны таблицы Данные о пациентах и Данные о посещении врачей пациентами.
На панели объектов окна базы данных щелкните по ярлыку Отчеты (Reports) и нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report).
В списке диалогового окна Новый отчет (New Report) выделите элемент Мастер отчетов (Report Wizard). Нажмите кнопку ОК. Появится первое диалоговое окно Мастера отчетов (рис. 1). Это окно можно было открыть, щёлкнув два раза по строке Создание отчёта с помощью мастера в окне базы данных.
Теперь нужно определить, какие поля включить в отчет. Для начала, выберите таблицу Данные о врачах из списка Таблицы и запросы. С помощью кнопки ">" (или дважды щелкнув по элементу списка) поочередно из списка Доступные поля (Available Fields) в список Выбранные поля (Selected Fields) переместите следующие поля: Фамилия доктора, Имя доктора, Отчество доктора. В отчете поля появляются слева направо, в соответствии с последовательностью их расположения в списке Выбранные поля.
Затем из таблицы Данные о посещении врачей пациентами выберите поле Дата посещения, а из таблицы Данные о пациентах поля Фамилия пациента, Имя пациента, Отчество пациента.
Во втором диалоговом окне необходимо указать, каким образом будут структурированы данные в отчете. Мастер проверяет связи между таблицами и в зависимости от выбранного представления предлагает несколько вариантов группировки записи в отчете.
Рис. 1. Диалоговое окно мастера создания отчётов
Нажмите на кнопку Вывести дополнительные сведения (Show Me More Information) в левой части диалогового окна для отображения одного из вспомогательных диалоговых окон мастера отчетов. Если в этом диалоговом окне нажать кнопку Показать примеры (Show Me Examples), то Access выведет дополнительные вспомогательные диалоговые окна. Закройте все вспомогательные диалоговые окна и вернитесь к диалоговому окну мастера отчетов. Нажмите кнопку Далее (Next) для перехода к третьему диалоговому окну мастера отчетов.
В третьем диалоговом окне мастера отчетов необходимо определить дополнительные уровни группировки в отчете (рис. 2).
Мастер отчетов позволяет задать интервалы значений, по которым группируются данные. Чтобы изменить их в этом же (третьем) диалоговом окне мастера отчетов, нажмите кнопку Группировка (Grouping Options). На экране появится диалоговое окно Интервалы
Рис. 2. Диалоговое окно мастера для выбора уровней группировки
группировки (Grouping Intervals). Изменяя интервал группировки, можно влиять на способ группировки данных в отчете. Для числовых полей можно задать группировку по десяткам, сотням и прочим значениям. Для текстовых полей возможна группировка по первой букве, первым трем буквам и т. д.
Для перехода к четвертому диалоговому окну Мастера отчетов нажмите кнопку Далее (Next).
10. Access 2002 позволяет сортировать записи в пределах группы, при этом сортировка проводится не более чем по четырем полям. Выберите в первом раскрывающемся списке поле Фамилия пациента. По умолчанию принят порядок сортировки по возрастанию; если вы хотите выбрать порядок сортировки по убыванию, то нажмите на кнопку справа от раскрывающегося списка. Для возврата к сортировке по возрастанию снова нажмите на эту кнопку. Данные о пациентах будут выводиться в алфавитном порядке.
11. Нажмите кнопку Далее (Next), чтобы перейти к пятому диалоговому окну Мастера отчетов. Мастер отчетов предложит на выбор шесть вариантов оформления сгруппированных данных (вариантов макета отчета). В левой части диалогового окна мастера отображается эскиз выбранного макета. Выберите в группе Макет (Layout) переключатель ступенчатый (Stepped). По умолчанию Мастер отчетов устанавливает флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице (Adjust the field width so all fields fit on a page), что позволяет сэкономить бумагу и сделать отчет более удобным для чтения. В группе Ориентация (Orientation) можно выбрать расположение страницы отчета при печати. Чтобы перейти к шестому диалоговому окну Мастера отчетов, нажмите кнопку Далее (Next).
12. В шестом диалоговом окне мастера отчетов выберите один из предложенных стилей оформления отчета. В левой части диалогового окна мастера отображается эскиз отчета выбранного стиля. Для создаваемого отчета выберите стиль Сжатый (Compact), а затем нажмите кнопку Далее (Next) для перехода к последнему диалоговому окну мастера отчетов.
13. В последнем диалоговом окне мастера отчетов введите заголовок отчета (например: Данные о работе врачей). Мастер отчетов сохранит созданный отчет под этим же именем. Выберите переключатель Просмотреть отчет (Preview the Report) и нажмите кнопку Готово (Finish) для завершения создания отчета (рис. 3). Мастер отчетов создаст отчет и отобразит его в режиме предварительного просмотра (рис. 4). На основании данного отчёта можно проследить, кто из пациентов и когда был на приёме у врача. Далее данный отчёт можно будет откорректировать в конструкторе отчётов.
Рис. 3. Диалоговое окно мастера создания отчётов.
Для создания однотабличного отчета, включающего все поля таблицы, используется Мастер Автоотчет.
Создадим такой отчёт для таблицы Данные о врачах.
В окне базы данных выберите Отчеты в списке Объекты.
Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
В диалоговом окне Новый отчет выберите одного из следующих мастеров.
Автоотчет: в столбец — каждое поле располагается на отдельной строке; подпись находится слева от поля.
Автоотчет: ленточный — поля каждой записи находятся на отдельной строке; подписи печатаются сверху, один раз для каждой страницы.
Рис. 4. Фрагмент созданного отчёта.
Выберите таблицу Данные о врачах. Нажмите кнопку OK.
Microsoft Access применяет последний автоформат, использовавшийся для создания отчета. Если до этого отчет с помощью мастера не создавался и не использовалась команда Автоформат в меню Формат, то будет применен стандартный автоформат. Результат показан на рисунке 5.
Рис. 5. Фрагмент созданного отчёта