Статкевич Д.А.

Бухгалтерский учет в системе автоматизированной обработки информации

Минск - 2010

СОДЕРЖАНИЕ
1	Сущность учетно-аналитической информации	3
2	Формирование информации о деятельности организации и общие принципы работы бухгалтерской программы 1С:Бухгалтерия	8
3	Особенности учета основных средств в условиях автоматизированной обработки информации	18
4	Особенности учета материалов в условиях автоматизированной обработки информации	23
5	Особенности учета труда и заработной платы в условиях автоматизированной обработки информации	33
6	Особенности учета реализации готовой продукции, работ, услуг в условиях автоматизированной обработки информации	39
7	Завершающие операции отчетного периода	45
	СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ	53
	ПРИЛОЖЕНИЯ	55

1. Сущность учетно-аналитической информации

Объектом автоматизации в бухгалтерском учете является учетно-аналитическая информация. Прежде чем изучать учетно-аналитическую информацию необходимо дать определение информации и связанных с ней терминов.

Общественные отношения, возникающие при поиске, получении, передаче, сборе, обработке, накоплении, хранении, распространении и (или) предоставлении информации, а также пользовании информацией регулируются Законом Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации».

Информация (от лат. informatio – разъяснение, изложение) - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. С середины 20-ого века в связи с социальным прогрессом и бурным развитием науки и техники неизмеримо возросла роль информации. Возникла потребность в научном подходе к информации, выявлении ее наиболее характерных свойств. Это привело к тому, что под информацией стали понимать не только обмен сведениями между человеком и человеком, но и между человеком и автоматом, между автоматом и автоматом.

В настоящее время в обществе происходит информатизация - организационный, научно-технический процесс, обеспечивающий условия для формирования и использования информационных ресурсов и реализации информационных отношений. Следует различать понятия информация и информационные ресурсы. Информационный ресурс – это организованная совокупность документированной информации, включающая базы данных, другие совокупности взаимосвязанной информации в информационных системах.

Высокий уровень информатизации обусловил появление информационных технологий. Информационная технология – это совокупность процессов, методов осуществления поиска, получения, передачи, сбора, обработки, накопления, хранения, распространения и (или) предоставления информации, а также пользования информацией и защиты информации. Более широкое понятие информационная система, которое включает в себя информационные ресурсы, информационные технологии и комплекс программно-технических средств.

Экономическая информация сопровождает и отражает процессы производства, распределения, обмена и потребления ма­териальных благ и услуг. По функциям управления экономическая информация под­разделяется на плановую, учетную, нормативно-справочную, анали­тическую.

Плановая информация описывает явления и события, кото­рые должны быть совершены в будущем.

Учетная информация отражает уже совершившиеся собы­тия, явления, хозяйственные процессы. Ее подразделяют на оператив­ную, бухгалтерскую, статистическую.

На оперативном уровне управления учетная информация представля­ется количественными показателями: количеством произведен­ной и сданной на склад продукции, количеством израсходованных материальных ресурсов и т.п. Здесь же учетные объекты иден­тифицируются в разрезе объектов аналитического учета.

На уров­не бухгалтерского учета оперативная информация получает стоимостную оценку, идентифицируется, накапливается и обоб­щается в разрезе синтетических счетов и субсчетов, а при состав­лении отчетности - в разрезе показателей форм отчетности.

К нормативной информации относятся нормы и нормати­вы, рассчитываемые при решении задач конструкторско-технологической подготовки производства. К ним относятся, например, подетальные нормы расхода материальных ресурсов, подетально-пооперационные нормы трудовых затрат. Кроме того, к этой информации относятся такие данные, как тарифные ставки, окла­ды, ставки отчислений во внебюджетные фонды от заработной платы, ставки налогообложения, адресные и банковские данные контрагентов предприятия и многие другие подобные данные, ко­торые активно используются при решении задач учета. Значитель­ный удельный вес нормативной информации приходится на зада­чи управленческого учета.

Аналитическая информация возникает в процессе оценки показателей производственно-хозяйственной и финансовой дея­тельности предприятия. На ее основе вырабатываются управлен­ческие решения.

По отношению к информационной системе бухгал­терского учета информация подразделяется на:

- входную;

- вы­ходную.

Входная информация по источникам поступления раз­деляется на: внутреннюю и внешнюю.

Внутренняя информация включает первичную информацию, получен­ную в ходе повседневного оперативного учета при регистрации фактов производственно-хозяйственной деятельности, ин­формацию других функциональных систем предприятия, например плановую, нормативную и разного рода справочную информацию.

Внешняя - информация о внешней среде, например различные ди­рективы вышестоящей организации, информация от поставщиков и покупателей, информация банка, информация о ценах на продук­цию на рынках сбыта и др.

Если внешняя информация часто име­ет вероятностный характер, бывает противоречива, неполна и неточна, то внутренняя информация должна отличаться полнотой, точностью, достоверностью и своевременностью. Особо следует выделить информацию, содержащуюся в законодательных документах, нормативных актах, инструкциях по бухгалтерскому уче­ту. Такая информация не подлежит обработке, но бухгалтер руко­водствуется ею в своей работе, на нее опираются при разработке алгоритмов решения задач в АИСБУ.

По отношению к процессам обработки входная ин­формация подразделяется на обрабатываемую и необрабатываемую.

Необрабатываемая информация – это информация, которая содержится в поступающих документах и, проходя через информацион­ную систему учета, не используется и не обрабатывается бухгалтерской службой. Такая информация встре­чается, как правило, в документах, которые используются не толь­ко бухгалтерией, но и другими функциональными службами.

Результатом обработки является результатная информация, которая рассматривается как окончательный итог обработки, например, данные отчетности.

Результатная информация вместе с необрабатываемой инфор­мацией составляют выходную информацию. По назначе­нию она разделяется на внутреннюю информацию, которую ис­пользует бухгалтерия и другие функциональные службы предпри­ятия для анализа, контроля, при выработке и принятии управлен­ческих решений, и внешнюю информацию, предназначенную для внешних пользователей: банков, инвесторов, контрагентов, госу­дарственных органов управления и т.п.

Важным классификационным признаком является стабиль­ность, в соответствии с которым выделяются постоянная (услов­но-постоянная) и переменная информация.

Постоянная ин­формация не изменяется и многократно используется в течение длительного времени. Она может быть справочной, нормативной, плановой.

Переменная инфор­мация отражает количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности предприятия. к К учетной информации предъявляются следующие требования:

- достоверность и полнота;

- актуальность и своевременность;

- достаточность и полезность;

- уместность - возможность оказывать влияние на экономические решения;

- понятность - доступность для понима­ния экономически подготовленными лицами;

- надежность - пред­полагает исключение существенных ошибок;

- сопоставимость - возможность сравнения с данными предшествующих периодов, либо данными аналогичных экономических субъектов.

Обладая всеми свойствами, характерными для экономической информации, учетная информация имеет и свои особенности. Учетную информацию отличают следующие свойства:

- многократное повторение циклов получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год);

- значительный удельный вес и сложность логических операций при относительной простоте арифметической обработки;

- «концентрация» информации при продвижении ее вверх. Так, ана­литический учет в бухгалтерии ведется в разрезе объектов, как в количественных, так и в стоимостных показателях, а в синтетическом учете - только в разрезе счетов в стоимост­ных показателях;

- многообразие источников и потребителей информации;

- длительное хранение некоторых видов результатной инфор­мации (например, лицевые счета работников).

Учетная информация имеет следующую структуру:

- реквизиты;

- показатели;

- документы.

Реквизиты - элементарные информационные единицы, которые не поддаются дальнейшему логическому членению. Они отражают определенные свойства объекта, процесса, явления и имеют определенное смысловое значение. Различают:

- «рек­визиты-признаки, которые характеризуют качественные сто­роны описываемого объекта или процесса (время и место дейст­вия, фамилию исполнителя, наименование работы и т.д.).

- реквизиты-основания, которые характеризу­ют количественную сторону объекта, процесса, явления,

Напри­мер, количество поступившего материала - это реквизит-основа­ние, а наименование материала, единица измерения, наименова­ние поставщика - это реквизиты-признаки.

При обработке над реквизитами-основаниями выполняются арифметические операции, а над реквизитами-признаками - логи­ческие (группировка, сортировка и др.).

Отдельно взятые реквизиты-основания и реквизиты-признаки экономического смысла не имеют. Поэтому применяются они только в сочетании. Из них компонуются более сложные информа­ционные конструкции - составные единицы информации (СЕИ).

Показатель - составная единица информации, которая включает один реквизит-основание и один или несколько рекви­зитов-признаков.

Показатель, с одной стороны, является сложной СЕИ, которая характеризует количественную и качественную стороны объекта. С другой стороны, это минимальная СЕИ, которая обладает ин­формативностью и поэтому способна образовать документ. На­пример, любой однострочный документ включает один показа­тель. Но документы могут содержать и несколько показателей. Любой документ должен содержать также указание лица, ответст­венного за содержащуюся в нем информацию.