3. Этапы проведения экономического анализа

Внеучетные данные

Внеучетные данные — это сведения о работе предприятия, которые не предусмотрены формами отчетности. К ним относятся решения вышестоящих организаций, акты ревизий, обследований и проверок, протоколы производственных совещаний, приказы и распоряжения министерства, треста, заводоуправления.

Кроме того, в эту группу источников анализа входят нормативные документы, характеризующие нормы и нормативы по различным участкам деятельности предприятий, например нормы расхода материальных ценностей, энергии, нормы оборотных средств и др.

Важное место в источниках анализа занимают объяснительные записки. Они составляются по итогам деятельности предприятий за квартал, год и прилагаются к бухгалтерским отчетам. В объяснительных записках содержатся данные об основных факторах, повлиявших на результаты работы, на финансовое состояние предприятий, а также освещаются разработанные мероприятия, направленные на выполнение плана производства и реализации продукции, плана прибыли и т. п.

При анализе различных сторон хозяйственной деятельности производственных подразделений (цехов, участков) используются следующие данные: при анализе производственной программы —оперативные планы на месяц, декаду, сутки, смену; хозрасчетные наряды-заказы, социалистические обязательства, плановые нормы использования оборудования. Данные оперативного учета

Данные оперативного учета — рапорты о выпуске продукции, сводки о сдаче готовой продукции, сведения о простоях оборудования, журнал технико-экономических показателей работы цеха, рабочие наряды, сведения о качестве продукции и др. 

При анализе по себестоимости — данные оперативного планирования по расходу сырья, материалов, энергии и труда; плановые калькуляции себестоимости продукции и сметы расходов (на содержание оборудования, цеховые и др.); показатели экономии от снижения себестоимости продукции; нормы расхода сырья, материалов, топлива, энергии, труда на единицу продукции или операцию.

Данные оперативного учета фактических расходов сырья, материалов, топлива, энергии (записи в журналах, лимитные карты, показания самопишущих приборов и др.); первичная документация о трудовых затратах, данные оперативного учета хозяйственной деятельности цеха или участка (отчеты по калькуляции себестоимости продукции, сметы затрат на производство, расходов по содержанию и эксплуатации оборудования, цеховых расходов и др.); при анализе труда и заработной платы — фотографии и самофотографии рабочего дня; хронометражные наблюдения; данные о выполнении норм по профессиям и разрядам рабочих, сведения о трудоемкости продукции, использовании рабочего времени; данные о начислении заработной платы; плановые технико-экономические нормы и нормативы времени, численности работников, организации производства и труда; тарифные ставки и сдельные расценки, сведения о доплатах и выплатах в соответствии с действующим законодательством.

В анализе используются также данные о работе за предыдущие отчетные периоды, опыт передовых предприятий и др.

4. Составление программы анализа и диагностики деятельности предприятия

Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия начинается с составления программы (плана). В программе определяются:

з) объект анализа (структура или процесс, технология, операция, процедура);

б) субъект анализа (кто проводит, ответственные лица и испол нители);

в)  период, за который выполняется анализ;

г)  цель, задачи анализа и диагностики;

д) формы, методы, техника анализа и диагностики;

е) оформление результатов анализа (отчет, заключение, расчет экономической эффективности или описательная характери стика);

ж) срок проведения аналитических операций;

з)  кому докладываются (куда направляются) результаты анали за и как они должны быть использованы.

Структура программы анализа и диагностики финансово-хозяйственной деятельности предприятия может включать введение, аналитическую часть и заключение. Во введении определяется цель, задачи, методы анализа и диагностики, описывается специфика объекта. Аналитическая часть содержит анализ и диагностику технического, финансового состояния; эффективности производственной, коммерческой, инвестиционной деятельности, социального развития коллектива; состояния и использования основных фондов, трудовых ресурсов; затрат на производство и реализацию продукции; инвестиционного, научно-технического, трудового, производственного потенциала. Заключение содержит основные выводы по фактическому состоянию объекта на определенную дату и конкретные предложения по улучшению данного состояния.

Программа разрабатывается по каждому объекту. Контроль за исполнением программы анализа и диагностики финансово-хозяйственной деятельности предприятия возлагается на его руководителя.

5. Обобщение как элемент методики экономического анализа

Обобщение - заключительный этап экономического анализа. В ходе обобщения дается:

развернутая характеристика результатов деятельности с выделе­нием положительных и отрицательных сторон функционирования пред­приятия;

составляется сводка резервов повышения эффективности деятельности;

разрабатывается перечень организационных, технических, техно­логических, социальных и экономических мероприятий по мобилизации выявленных резервов.

Под резервами в экономическом анализе понимаются не использо­ванные в полной мере или частично возможности повышения эффектив­ности производства на анализируемом объекте в конкретном периоде вре­мени.

В соответствии с признаками, принятыми для классификации, мож­но представить классификацию резервов в следующем виде:

по времени использования, срокам мобилизации;

текущие;

перспективные.

Текущие - часть собственных ресурсов анализируемого предпри­ятия, которые временно не включены в производственный процесс или используются ниже запланированного потенциала.

Они могут выступать в виде:

сознательно созданных запасов с целью предотвращения оста­новок производства, расширения производства, предотвраще­ния ожидаемых потерь, связанных с инфляцией и т.п.;

резервов, образующихся самопроизвольно под влиянием нару­шения сбалансированности использования в производстве ре­сурсов. Например, простои оборудования, запасы неликвидных материалов и т.п.

перспективные - резервы, имеющиеся потенциально в народном хозяйстве или на производстве, для мобилизации которых необходимо длительное время и дополнительные инвестиции.

по характеру обнаружения:

явные;

скрытые.

Явные - прямые потери в производстве, например, брак; скрытые резервы - наиболее значительная часть резервов, которые выявляютсялишь в процессе факторного анализа.

по месту нахождения: внутренние и внешние резервы.

по связи с ресурсами:

резервы, связанные с более эффективным использованием тру­довых ресурсов;

резервы, связанные с более эффективным использованием ос­новных фондов;

резервы, связанные с более эффективным использованием материальных ресурсов;

резервы, связанные с более эффективным использованием фи­нансовых ресурсов.

По принципу их определения, широте охвата:

изолированные;

частные;

комплектные;

комплексные.

Изолированный резерв - отражает неиспользованную возможность улучшения какого-либо одного аналитического показателя без учета его связи с другими показателями по одному или группе факторов, по одному или группе направлений мобилизации этого резерва.

Частный резерв - характеризует неиспользованные возможности улучшения какого-либо одного показателя относительно одного из произ­водственных или финансовых ресурсов. Например, резерв увеличения объема выпуска продукции за счет роста фондоотдачи.

Комплексный резерв - это возможность улучшения совокупности взаимосвязанных показателей по всему комплексу производственных и финансовых ресурсов с учетом всех взаимодействий факторов. Например, резерв роста прибыли за счет роста объема реализации продукции, сниже­ния ее себестоимости, роста цен и изменения структуры ассортимента с точки зрения рентабельности отдельных изделий.

Выявленные резервы позволяют устранить или ослабить действие негативных факторов, разработать план мероприятий, связанных с их во­влечением в производственный процесс, повысить эффективность дея­тельности предприятия.

6. Результаты экономического анализа  в определенной степени зависят от верной его организации, которая должна соответствовать некоторым правилам. Организация экономического анализа должна строиться на плановой основе, основываться на передовых методиках, обеспечивать действенность и эффективность аналитического процесса.

Служебные обязанности каждого руководителя, каждого менеджера, принимающего управленческие решения, включают аналитическую работу. Следовательно, важным принципом ее организации является четкое распределение обязанностей по проведению анализа между отдельными работниками. Таким образом, от того, насколько рационально распределены обязанности, зависит, с одной стороны, полнота анализа, а с другой — отсутствие дублирования одной и той же работы различными службами, т.е. более эффективно используется труд различных специалистов.

При проведении экономического анализа должны использоваться новейшие методики анализа, компьютерные технологии обработки информации, рациональные методы сбора и хранения данных. Отсюда одним из принципов организации аналитической работы является обеспечение экономичности и эффективности аналитического процесса. Это подразумевает выполнение наиболее полного и всестороннего исследования при минимуме затрат на его проведение.

Одно из требований, которое надо учитывать при организации аналитической работы, — ориентация на запросы конкретных пользователей анализа. С одной стороны, наиболее полно удовлетворяются информационные запросы различных субъектов анализа, с другой — минимизируются расходы на проведение анализа.

Важным принципом в организации аналитической работы в организации является ее регламентация  и унификация .Регламентация — это разработка для каждого исполнителя обязательного минимума таблиц и выходных форм анализа. Унификация (стандартизация) анализа предусматривает создание типовых методик и инструкций, выходных форм и таблиц, стандартных программ, единых критериев оценки, что обеспечивает сопоставимость, сводимость результатов анализа на более высоком уровне управления. Она повышает объективность оценки деятельности подразделений, уменьшает затраты времени на анализ, что в итоге влияет на повышение его эффективности.

Информационное и методическое обеспечение анализа во многом влияет на результативность экономического анализа . Все многообразие источников для экономического анализа можно подразделить на нормативно-плановые , учетные  и внеучетные .

Нормативно-плановые источники включают все типы планов, разрабатываемые на предприятии (перспективные, текущие, оперативные), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания.

Информация учетного характера — это данные, содержащие документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, все виды отчетности, первичная учетная информация.

Главную роль носителя информации играет бухгалтерский учет и отчетность. Бухгалтерский учет и отчетность наиболее полно отражает хозяйственные явления, процессы, их результаты. Полный и своевременный анализ данных, которые содержатся в первичных и сводных учетных регистрах и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на достижение лучших результатов деятельности.

Статистический учет и отчетность используется для глубокого изучения тенденций основных показателей и факторов, формирующих их уровень. Изучение данных макроэкономической статистики в целом по отрасли или всему хозяйству необходимо для оценки внешних условий функционирования предприятия и степени хозяйственных и финансовых рисков .

Более своевременному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными способствует оперативный учет и отчетность, например, о производстве и отгрузке товаров, о состоянии производственных запасов. Он создает условия для повышения эффективности аналитических исследований.

Внеучетные источники информации — это документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, характеризующие изменение внешней среды функционирования организации.

• Законы государства, указы президента, постановления правительства, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы руководителя организации, решения совета директоров, собрания акционеров, другими словами, официальные документы, которыми обязано пользоваться предприятие в своей деятельности.

• Хозяйственно-правовые документы: договоры, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

• Научно-техническая информация (публикации, отчеты по результатам научно-исследовательской работы и т.д.).

• Техническая и технологическая документация.

• Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах — хронометраж, фотография и т.п.

• Информация об основных контрагентах организации — поставщиках и покупателях. Сведения о поставщиках нужны для прогнозирования их надежности и ценовой политики. Данные о покупателях — для характеристики их текущей и долгосрочной платежеспособности.

• Сведения о конкурентах, полученные из разных источников информации — Интернета, радио, телевидения, газет, журналов и др.

• Информация о состоянии рынка материальных ресурсов (объемы рынков, уровень и динамика цен на отдельные ресурсы).

• Данные о состоянии рынка капитала (ставки рефинансирования , официальные курсы иностранных валют, ставки коммерческих банков по кредитам и депозитам).

• Сведения о состоянии фондового рынка (цены спроса и предложения по основным видам ценных бумаг и т.д.).

• Сведения Госкомстата об изменениях макроэкономической ситуации в стране.

По отношению к объекту исследования информация классифицируется как внутренняя  и внешняя . Внутренняя информация — это данные статистического, бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные документы, разработанные в организации. Внешняя информация — это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные документы.

По отношению к предмету исследования информация классифицируется как основная  и вспомогательная . Она необходима для более полной характеристики изучаемой области.

По периодичности поступления информация классифицируется как регулярная  и эпизодическая . Регулярная — информация плановых и учетных данных. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости.

В свою очередь, регулярная информация классифицируется на постоянную, условно-постоянную, переменную. Постоянная сохраняет свое значение длительное время, например, план счетов бухгалтерского учета, шифры, коды. Условно-постоянная информация сохраняет свое значение в течение определенного периода времени, например, показатели плана, нормативы. Переменная информация характеризует частую сменяемость событий, например, отчетные данные о состоянии исследуемого объекта на определенную дату.

По отношению к процессу обработки информация классифицируется как первичная  и вторичная . Например, данные первичного учета, инвентаризаций относятся к первичной информации. Информация, прошедшая определенную стадию обработки, относится к вторичной.