Робота з діаграмами Діаграми на основі табличних даних
Для вставки у слайд діаграми безпосередньо у програмі Microsoft PowerPoint виконайте такі дії:
У меню Вставка виберіть команду Діаграма. Після цього у рядку меню програми за мість меню Показ слайдів відобразяться меню Дані та Діаграма.
Для зміни даних, які відображаються у таблиці, встановіть курсор миші в одну із клітинок і введіть до неї свої дані. Аналогічним чином введіть дані до решти клітинок таблиці.
За потреби змінити тип та параметри діаграми, виберіть меню Диаграмма-Тип диаграммы або Диаграмма-Параметри диаграммы (Далі – як у Microsoft Office Word).
Щоб повернутися до слайда, клацніть лівою кнопкою миші поза межами діаграми. За необхідності повернутися до режиму редагування діаграми, двічі клацніть лівою кнопкою миші на цій діаграмі
Схематичні діаграми
У PowerPoint передбачено шість типів схематичних діаграм. Їх можна безпосередньо вставить у слайд, а можна вибрати для слайду макет з місцезаповнювачем вмісту і створити діаграму в цьому місцезаповнювачі.
Вставити діаграму в слайд.
1. Виберіть меню Вставка-Схематическая диаграмма або на панелі інструментів Рисование клацніть на кнопці Добавить диаграмму или организационную диаграмму. Відкриється діалогове вікно Библиотека диаграмм.
Виберіть тип діаграми. У нижній частині діалогового вікна з'явиться короткий опис вибраного типу.
Клацніть на кнопці ОК. аби вставити діаграму вибраного піна в слайд PowerPoint. При цьому на екрані з'явиться також панель інструментів Діаграма або Організаційна діаграма. Залежно від вибраного типа діаграми, вміст даної панелі інструментів може бути різним.
Тепер ви можете використовувати поле діаграми для створення і редагування діаграми вибраного стилю. Подібно іншим об'єктам PowerPoint, діаграму можна переміщати, деформувати, а також змінювати порядок її розташування відносно інших об'єктів.
Типи діаграм
Організаційна діаграма. Має ієрархічну структуру з головним елементом вгорі.
Циклічна діаграма. Діаграми цього типа зазвичай використовуються для представлення циклічних процесів або процесів, що повторюються
Радіальна діаграма, на ній розташований в центрі головний елемент, а всі інші елементи пов'язані з головним і мають по відношенню до нього другорядне значення.
Пірамідальна діаграма. Діаграма такого типа може використовуватися в різних цілях Наприклад, вона допоможе представити певні числові співвідношення між різними категоріями (найчисленніша категорія знаходиться в основі піраміди, над нею розташована категорія на один рівень менше по численності від першої і так далі). Піраміда також може представтяти собою послідовність дій, де в основі вказаний перший крок, вище – другий і так далі до завершального кроку (або мети), розташованого на самій вершині.
Діаграма Венна. Діаграма цього типу використовується для демонстрації накладення областей різних елементів один на другій. Наприклад, з її допомогою можна показувати, яким чином перетинаються задачі різних підрозділів одного підприємства. На диаграмі Венна міра накладення областей сусідніх елементів діаграми може бути різний.
Цільова діаграма. Ця діаграма дозволяє продемонструвати концепції, які ведуть до досягнення головної мети, або ж кроки, необхідні для здобутті необхідного результату. Як правило, кінцева або основна мета відображується в центрі. Центр діаграми може також служити місцем відображення «правильної» відповіді або результату, тоді як кільця по краях представляють допустимі, але ж менш бажані результати.
Побудова організаційної діаграми
Організаційна діаграма завжди має один основний елемент (елемент верхнього рівня). Від цього елементу розходяться зв'язки до підлеглих елементів. Частина елементів знаходиться на одному рівні (наприклад, співробітники певного відділу), кожен з них може мати підлеглі елементи більш низького рівня (наприклад, менеджери нижчої ланки) і так далі.
Панель інструментів Організаційна діаграма дозволяє додавати до діаграми нові фігури або модифікувати її елементи.
У PowerPoint для організаційних діаграм передбачено чотири базові макети, доступних через меню, що розкривається.
Звичайний макет. Лінії організаційної діаграми розходяться вправо і вліво і далі вниз до наступного рівня в організаційній структурі.
Двосторонній макет. Лінії діаграми слідують спочатку вниз і потім розходяться в сторони до елементів одного рівня.
Лівосторонній і правосторонній макети. Лінія діаграми направлена вниз, а всі елементи розташовуються ліворуч або праворуч від неї.
Введення даних для організаційної діаграми
Щоб ввести всередині організаційної діаграми напис, клацніть на тому її елементі, на фоні якого відображуються слова Текст слайду. PowerPoint відображуватиме текстове поле, розміри якого збігаються з розмірами даного елементу і посередині якого блимає курсор. Проте це поле відрізняється від звичайних текстових полів.
В межах даного поля не виконується автоматичний перехід на новий рядок.
Можна натискувати клавішу <Еnter>, аби перейти на новий рядок, проте розміри самого поля при цьому залишаться сталими (не збільшаться по вертикалі).
Текст, що не помістився в межах текстового поля, буде відображатися на діаграмі. Якщо клацнути на кнопці Вписати текст панелі інструментів Організаційна діаграма, PowerPoint підбере такий розмір шрифту, при якому весь текст буде розміщено в текстовому полі. Проте цілком імовірно, що сам текст при цьому буде настільки зменшений, що його стане важко читати. Розмір шрифту для всіх інших елементів організаційної діаграми також зміниться відповідним чином, тому текст навіть для окремих елементів повинен бути лаконічним і стислим.
Якщо для одного елементу все ж необхідно ввести чималу кількість тексту, то не варто звертатися до кнопки Вписати текст. Виділіть весь текст цього елементу і підберіть відповідний розмір шрифту. Завдяки цьому розмір шрифту для інших елементів залишиться тим самим.
Текстові можливості програми PowerPoint (перевірка орфографії або застосування стилів) доступні для текстових палів діаграми, так само, як і для будь-яких інших текстових полів всередині слайдів.
Зміна елементів організаційної діаграми
Щоб додати новий елемент діаграми, виділіть елемент, до якого він повинен відноситись і відкрийте меню Додати фігуру панелі інструментів Організаційна діаграма і виберіть в ньому зв’язок одного з трьох передбачених типів.
Підлеглий. Елемент цього типу після додавання на діаграму розташований трохи нижче виділеного елементу. Лінія між цими двома елементами означає підлеглість першого елементу другому.
Колега. Новий елемент і виділений будуть розташовані на одному рівні і підлеглі одному загальному елементу розтащованому на один рівень вище.
Помічник. Місце помічника в загальній структурі діаграми може визначаться по різному, але, як правило, елементи, підлеглі елементу вищого рівня не мають безпосереднього відношення до його «помічника».
По мірі додавання до діаграми нових елементів розміри самих елементів і набраного в них тексту будуть зменшуватись для того, аби вся діаграма могла цілком поміститися в межах виділеної для її розміщення області.
При видаленні окремого елементу всі підлеглі йому елементи автоматично зміщуються в організаційній структурі на один рівень вище. Якщо необхідно видалити елемент з діаграми, але при цьому зберегти наявну структуру взаємозв'язків, просто видалите текст для відповідного елементу, але не видаляйте сам елемент.
Форматування елементів організаційної діаграми
Подібно до елементів діаграм інших типів, зовнішній вигляд елементів організаційної діаграми також визначається застосованим до них шаблоном форматування. Передбачена в PowerPoint можливість автоматичного форматування дозволяє змінювати зовнішнє оформлення відразу всієї діаграми.
Виділіть організаційну діаграму.
На панелі інструментів Організаційна діаграма клацніть на кнопці Автоформат. На екрані з'явиться діалогове вікно Бібліотека стилів організаційних діаграм
Клацніть на назві стилю діаграми, аби побачити відповідне йому зображення в області попереднього перегляду.
Клацніть на кнопці OK, аби застосувати вибраний стиль до виділеної в даний момент організаційної діаграми.
Також можна відформатувати окремі елементи або лінії організаційної діаграми, проте для цього необхідно спочатку відключити можливість автоматичного форматування.
Для зміни окремої фігуру діаграми, виконаєте наступні дії.
Клацніть правою кнопкою миші на організаційній діаграмі. Якщо в контекстному меню ви не знайдете опцію Використовувати автоформат, спробуйте клацнути в будь-якій іншій точці діаграми.
Якщо опція Використовувати автоформат включена, відключите її (клацніть на ній). Якщо бажана опція вже відключена, клацніть на діаграмі, аби закрити контекстне меню.
Клацніть на фігурі організаційної діаграми, яку потрібно змінити. Далі ви можете внести такі зміни:
двічі клацніть на границі фігури, аби відкрити діалогове вікно Формат автофігури, що дозволяє змінювати колір і стиль ліній, застосовувати заливку (у тому числі градієнтну) і т.п.;
на панелі інструментів Малювання з підміню Дії–Змінити автофігуру виберіть відповідну фігуру;
Для продовження редагування даної фігури діаграми, на панелі інструментів Організаційна діаграма відкрийте меню Макет і відключите опцію Автомакет. Завдяки цьому ви дістанете такі можливості:
змінювати розміри або деформувати виділену фігуру діаграми шляхом перетягування її маркерів;
використовувати гліф фігури (маркер у вигляді жовтого ромба) для зміни кутів або інших параметрів фігури.
Можна виділити напис фігури або ж всю фігуру цілком і змінити шрифт, розмір шрифту і інші текстові параметри.
Також можна змінити сполучні лінії діаграми – всі разом або окремо. Аби змінити вигляд окремої лінії, зробіть наступне.
Клацніть на лінії, щоб виділити її. На екрані з'являться точки редагування цієї лінії.
Скористайтеся інструментами панелі Малювання, аби змінити колір лінії або застосувати до неї інший стиль.
Для зміни відразу всіх лінії організаційної діаграми, на панелі інструментів Організаційна діаграма виберіть команду Вибрать–Всі сполучні лінії. Далі потрібно виконувати ті ж дії, які застосовуєте для зміни окремої сполучної лінії.
Можна також використовувати різні сполучні лінії, доступні на панелі інструментів Малювання через меню Автофігури, для з'єднання будь-яких елементів вже створеної організаційної діаграми.
Якщо, змінивши вигляд окремих фігур або ліній організаційної діаграми, знову вибрати можливість автоматичного форматування або макетування, багато змін буде скасовано, і дані елементи знов повернуться до свого стандартного вигляду. Тому, для подальшого редагування діаграми, не потрібно встановлювати прапорці Автомакет і Використовувати автоформат. Активізувати їх можна лише в тому випадку, якщо потрібно відмінити внесені раніше зміни для окремих елементів діаграми.