Введение в табличный процессор Excel
Цель работы – освоение базовых приемов работы с электронными таблицами.
Основные понятия
Электронная таблица – это компьютерный эквивалент обычной таблицы, в ячейках которой записаны данные различных типов: тексты, даты, числа и формулы. Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ, который называется табличным процессором.
Документ Excel, по аналогии с бухгалтерской книгой, называется рабочей книгой. Именно для бухгалтерских расчетов чаще всего и применялись и применяются электронные таблицы. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру, т.е. является электронным аналогом обычной таблицы.
Рабочая область таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк – это их номера от 1 и далее. Имена столбцов – буквы латинского алфавита от A до Z, далее от AA до AZ, ВA до BZ и т.д. Максимальное число строк и столбцов определяется особенностями программы и может превышать 1миллион ячеек, хотя на практике, в большинстве случаях, этого не требуется.
В современных версиях Excel (например, Excel 2002) имеются следующие ограничения: лист рабочей книги может иметь до 256 столбцов, пронумерованных от A до IV; число строк на листе не может быть более 65536; количество листов в рабочей книге ограничивается только доступной памяти и ресурсами системы, т.е. может исчисляться многими сотнями.
Пересечение строки и столбца образует ячейку, имеющую свой адрес. Адрес ячейки определяется номером столбца и номером строки, например, А2, С4 и т.д.
Ссылка – это способ указания адреса ячейки. Ссылки бывают внутренние и внешние. Внутренняя ссылка – это ссылка на ячейку в пределах одного листа одной рабочей книги, которая называется адресом.
Внешние ссылки используются для организации межтабличных связей и могут указывать на ячейку других листов одной рабочей книги или ячейку любого листа другой рабочей книги. Например, внешние ссылки могут иметь вид: Лист5!А4, [Книга5.xls]!лист2!В6 и т.д. При загрузке таблицы, содержащей внешние ссылки, необходимо загрузить все связанные с ней таблицы.
Блок ячеек – группа последовательных ячеек. Блок может состоять из одной ячейки, одной строки или ее части, одного столбца или его части, а также последовательности строк или столбцов или их частей, представляющих прямоугольную область.
Типы входных данных
Символьные (текстовые) данные.
Числовые данные.
Даты.
Формулы.
Функции.
Упражнение 1.
Откройте табличный процессор Excel.
В ячейку А1 введите текст «Введение в Excel» и нажмите клавишу Enter.
Увеличьте ширину ячейки двумя способами:
Поместите курсор между названиями столбцов А и В, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, протяните вправо на необходимое расстояние, чтобы весь текст поместился в ячейке А1.
Поместите курсор в ячейку А1, затем выберите пункт меню Формат/Столбец/Автоподбор ширины.
В ячейку В1 введите сегодняшнюю дату в виде 02.09.05 и нажмите клавишу Enter. Измените формат даты. Для этого:
Поместите курсор в ячейку В1 и выберите пункт меню Формат ячейки.
В появившемся окне во вкладке Число выберите Дата. Справа вам будут предложены форматы дат.
Выберите пункт меню Формат ячейки. Выберите один из них на свое усмотрение и нажмите на кнопку ОК.
В ячейку С1 введите число 1, в ячейку С2 – число 2, в ячейку С3 – число 3 и так до числа 10. Выделите ячейки от С1 до С10. Отформатируйте числа. Для этого:
Выберите пункт меню Формат ячейки.
Во вкладке Число выберите пункт Числовой.
В окне справа укажите количество десятичных знаков, равное 3 и нажмите кнопку ОК.
Введите последовательный ряд чисел от 1 до 10 в ячейки D1:D10, используя команду Заполнить. Для этого:
Введите в ячейку D1 число1.
Установите курсор в ячейке D1.
Выберите пункт меню Правка/Заполнить/Прогрессия.
В появившемся окне Прогрессия выберите По столбцам, Шаг – 1, Тип – арифметическая, предельное значение – 10 и нажмите кнопку ОК.
Задайте в ячейках D1:D10 количество знаков после запятой, равное 2.
Последнее задание можно выполнить другим способом. Введите в ячейку Е1 число 1,00, в ячейку Е2 число 2,00. Выделите ячейки Е1 и Е2. Подведите курсор к нижнему правому углу выделенной области. Курсор превратится в маленький черненький крестик. Нажмите левую кнопку мыши и протяните до десятой строки. Введите таким же способом в ячейки F1:F10 убывающий ряд чисел от 10,00 до 1,00.
Введите в ячейку G1 формулу: =E1*F1. Для этого поместите курсор в ячейку G1и поставьте знак равенства, который означает, что дальше последует формула. Поместите курсор в ячейку Е1, введите знак умножения, а затем поместите курсор в ячейку F1 и щелкните мышью. Обратите внимание на то, что вы не набирали адреса с клавиатуры, а указывали их мышью, что облегчает ввод адресов. В результате в ячейке G1 появится число 10, то есть результат перемножения операндов, расположенных справа от ячейки с формулой. Заметим, что ввод формулы всегда начинается со знака равенства.
Формулы можно копировать с помощью буфера обмена. В частном случае, копировать в смежные ячейки можно с помощью черного крестика. При копировании формул происходит относительная подстройка адресов.
Поместите курсор в ячейку G1, подведите мышь к нижнему правому углу, зацепите появившийся черный крестик мышью и протяните ее до десятой строки. В результате в ячейках G1:G10, будет результат перемножения столбцов Е1:Е10 и F1:F10. Для того, чтобы увидеть, как подстраиваются адреса, выполните пункт меню Сервис/Параметры. В появившемся диалоговом окне поставьте галочку в окошке Формулы. Таким образом, Вы вошли в режим просмотра формул. В этом режиме можно просматривать формулы и редактировать формулы. Чтобы войти в основной режим, где можно увидеть результаты вычислений, нужно убрать галочку в окошке Формулы.
Относительная подстройка адресов (относительная адресация) происходит по правилу относительной ориентации клетки, которое гласит:
Формула, где в качестве операндов используются ссылки ячеек, воспринимается системой как шаблон, а ссылки ячеек в таком шаблоне – как средство указания на местоположение ячеек с операндами относительно ячейки с формулой.
Чтобы запретить относительную подстройку адресов при копировании формул используется знак “$”. В этом случае используется абсолютная адресация.
Введите в ячейку Н1 формулу: =$E$1*$F$1 и нажмите клавишу Enter. С помощью черного крестика скопируйте эту формулу в ячейки Н2:Н10. В результате в ячейках Н1:Н10 будет одно и тоже число 10, являющееся результатом перемножения ячеек Е1 и F1. Просмотрите содержимое ячеек Н1:Н10 в режиме просмотра формул. Вводить абсолютные адреса можно также с помощью клавиши F4. Например, в ячейку Н1 можно было ввести формулу: =E1*F1, а затем поместить курсор на адрес E1 и нажать клавишу F4, переместить курсор на адрес F1 и также нажать клавишу F4. В результате формула будет иметь вид: =$E$1*$F$1. Такой прием значительно упрощает ввод формул, включающий относительные адреса.