Документ и его место в системе управления
В современных высокоразвитых странах огромную роль играет информация информационные технологии.
К средствам материализации информации, закреплением его в пространстве и времени является документ.
Он служит средством передачи информации в процессе коммуникационного обмена, т.е. документ является важнейшей частью деятельности любой организации, А также, в условиях демократического общества,- личности.
Неточность в оформлении док-ов превращает его из подлинного в подложный док-т, определяющий потенциальную основу для мошенничества.
В настоящее время доль документа существенно возросла. Это связано с тремя факторами:
Переход к рыночным отношениям (требует четкого соблюдения правил ДОУ как средство самостоятельности предприятий)
Увеличение количества предприятий и взаимосвязей организаций (приходится учитывать особенности оформления документов на предприятии различных форм собственности – ООО, ОАО, ЗАО)
Бурное развитие информационных технологий, систем передачи информации и оргтехники.
3.Унифицированные системы документации
Унификация – применение единых правил и требований.
В соответствии со стандартами создаются унифицированные системы документации (УСД), которые по единым правилам и требованиям. Они содержат информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
В России было разработано около 30 УСД, но сейчас действует только 8.
Важнейшая – Унифицированная Система Организационно-Распорядительной Документации (УСОРД).
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой деятельности (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:
- федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
- предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
Унифицированный документ- документ, созданный по унифицированной форме, оформляемый в установленном порядке и имеющий юридическую силу.
Унифицированные формы – совокупность реквизитов, зафиксированных в определенном порядке на носителе информации.
Нормативные методические документы в области доу
Современное делопроизводство базируется на достаточно глубоко разработанной законодательной и нормативно-методической базе.
С 2007 г., в связи с принятием стандарта Р ИСО 15489-1 - 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» в делопроизводстве используется термин «управление документами». Он трактуется как совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций.
В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, правилами и указаниями архивного управления. Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).
Нормативно-методическая база ДОУ включает: