2 Составление заголовков дел

Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры. Основные требования к его составлению — четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок — «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название документа (приказы, протоколы и т. д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);

автор документа (название организации, структурного подразделения);

корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);

вопрос или краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.

Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:

«Журнал учета выдачи дипломов»

«Протоколы собраний акционеров предприятия»

«Сводки по контролю исполнения документов».

При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например:

«Отзывы и заключения на научные работы, присланные в ...»

«Протоколы и стенограммы заседаний Ученого совета...».

Если документы разных названий (более двух-трех) относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формулировании заголовка дела используется термин «документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:

«Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)»

«Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)».

Термин «документы» может использоваться также в заголовках Дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

Заголовки судебных, следственных, личных (персональных, арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина «дело»:

«Личные дела учебно-вспомогательного и административно-управленческого персонала»:

Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями:

«Переписка с заказчиками о сроках поставки продукции».

Для документов, создаваемых в организации, автор документа - название организации (структурного подразделения) - указывается кратко или приводится его общее видовое название:

«Протоколы заседания Совета директоров».

При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления:

«Переписка с Росархиеом о ...»

«Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве».

Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются:

«Переписка по научно-организационным вопросам».

Если документы относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название;

«Переписка с производственным объединением «Алмаз» (г. Орел) о выполнении договора по поставкам продукции».

Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название:

«Переписка с организациями Объединения архивов Москвы о проведении научно-практической конференции».

В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:

«Приказы по основной деятельности за 1997 г.».

В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указываются не только год, но и месяц, квартал:

«Бизнес-планы филиалов на 2004 г.»

«Сводный баланс доходов и расходов за 2003 г.»

Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр): «Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1-ПС)».

В заголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов:

«Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии.».

Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.