4. Вставка данных Excel как электронной таблицы.

Когда вы импортируете в Word данные как электронную таблицу, числа Excel появляются на экране в виде аккуратной таблицы, числа которой можно редактировать и проводить вычисления по формулам и функциям Excel. Для импортирования электронной таблицы существуют два способа - связывание и внедрение, которые существенно отличаются друг от друга.

А. Внедрение данных.

Внедренные объекты становятся частью документа Word. Это означает, что сможете внедрить данные из других программ в документ Word, а потом редактировать, печатать данные, переносить с компьютера на компьютер. Ваш документ будет работать даже в тех случаях, когда в компьютере не установлены программы, с помощью которых внедрены данные в Word. Все внедренные данные находятся в одном файле, но при внедрении данных объем файла резко возрастает.

Д ля внедрения данных выполним следующие действия:

• Откройте исходный документ с таблицей, которую хотите внедрить в Word или перейдите в эту программу, используя клавиши Alt+Tab или панель задач.

• Выделите данные, которые хотите внедрить и скопируйте их в буфер обмена.

• Переключитесь в Word.

• Установите курсор на место внедрения таблицы.

Выберите команду “Специальная вставка” меню “Правка” и в диалоговом окне выберите опцию “Вставить”, Как “Лист Microsoft Excel Объект ”, нажмите “OK”. В верхней части диалогового окна указывается источник внедрения: Книга, лист, список ячеек. Если объект достаточно велик и отображать полностью его в документе Word не хочется, то возможно внедрить его в виде пиктограммы, для этого в диалоговом окне достаточно поставить флажок “В виде значка” и выбрать подходящую иконку.

Теперь таблица вставлена как внедренный объект и она оригинальным образом редактируется. Чтобы внести изменения во внедренную таблицу, следует дважды щелкнуть по ней левой клавишей мыши. После этого внешний вид таблицы изменится — она станет выглядеть как в Excel. Таблицу можно редактировать, изменять формулы и оформление. Чтобы выйти из режима редактирования достаточно щелкнуть по любому месту экрана вне таблицы. Для удаления внедренных данных, если это необходимо, выделите их мышью и нажмите клавишу Del.

Б. Связывание данных.

Связывание данных или объекта с документом Word позволяет вам редактировать таблицу как в программе — источнике (Excel), так и в программе — приемнике (Word). И в том и в другом случае данные будут автоматически или вручную (зависит от установок) обновляться. Связывание данных удобнее всего тогда, когда вы с коллегами пользуетесь одними общими данными. Достоинством данного метода является то, что в документе Word хранятся только связи с источником и объем документа не возрастает, а так же возможность обновления данных. Недостатком является тот момент, что при неосторожном удалении документа — источника (в нашем случае Excel) данные будут потеряны и в документе — приемнике, а при передаче документов с фирмы на фирму ( с компьютера на компьютер) необходимо переносить как основной документ (Word), так и все связанные с ним документы — передатчики. На компьютере — приемнике должны быть установлены все программы, с помощью которых созданы связанные файлы.

Для связывания таблицы проделайте следующие действия:

• О ткройте исходный документ с таблицей, которую хотите связать в Word или перейдите в эту программу, используя клавиши Alt+Tab.

• Выделите данные, которые хотите связать и копию положите в буфер обмена.

• Переключитесь в Word.

• Установите курсор на место внедрения таблицы.

Выберите команду “Специальная вставка” меню “Правка” и в диалоговом окне выберите опцию “Связать”, Как “ Лист Microsoft Excel Объект ”, нажмите “OK”. В верхней части диалогового окна указывается источник связывания: Книга, лист, список ячеек.

(Если объект достаточно велик и отображать полностью его в документе Word не хочется, то возможно связать его в виде пиктограммы, для этого в диалоговом окне достаточно поставить флажок “В виде значка” и выбрать подходящую иконку. В документе Word появится пиктограмма, которая используется как ссылка на некоторый документ (в нашем случае на таблицу Excel) Просмотреть документ можно щелкнув два раза по пиктограмме.)

Мы получили таблицу связанную с источником — рабочей книгой MS Excel. Для изменения данных достаточно изменить их либо в источнике, либо в приемнике. Если мы изменяем данные в документе Word, то достаточно дважды щелкнуть левой клавишей мыши по таблице для переключения в программу Excel, произвести изменения, сохранить их и выйти из Excel. Данные изменятся. Если возникают проблемы, попробуйте закрыть все дополнительные приложения. Чтобы проверить как будут меняться данные автоматически или вручную, вызовите команду “Связи” меню “Правка” и установите флажок на автоматическом изменении, если включен режим “По запросу”, то данные будут обновляться только при нажатии клавиши “Обновить” (или при выделении связи и нажатии клавиши F9). В этой же команде можно открыть источник и изменить источник данных.

Разрыв связей.

Связь можно разорвать, при этом останутся таблица-источник в Excel и таблица-копия в Word, но связь между ними будет потеряна навсегда и восстановлению не подлежит.

Для разрыва связи воспользуйтесь следующими шагами:

• В программе Word выполните команду “Связи” меню “Правка”.

• Нажмите клавишу “Разорвать связь” и нажмите “OK”.

Формирование таблицы без установки связей.

Кроме возможностей устанавливать связи между документом Word и Excel, существует возможность формирования чистой таблицы Excel прямо в документе Word. Для этого следует воспользоваться на стандартной панели инструментов кнопкой со значком программы Excel "Вставить лист Microsoft Excel".

• В документе Word установите курсор в место вставки таблицы Excel.

• Нажмите кнопку “Вставить лист MS Excel”, выберите количество строк и столбцов для таблицы.

• Введите данные в таблицу. Произведите расчеты и оформление.

• Зафиксируйте вашу таблицу в документе Word, щелкнув по свободному полю документа за пределами таблицы.

• Для редактирования таблицы достаточно два раза щелкнуть по полю таблицы.

Теперь ваша таблица живет в документе Word, но она не связана с файлами программы Excel.

Вставка объекта из программы-источника.

Все предыдущие способы обмена данными базируются на использовании буфера обмена, однако можно применять и другой вариант для связывания и внедрения объектов. В этом случае используется команда “Объект” меню “Вставка” Данный вариант удобен, если возникают проблемы с объемом оперативной памяти и нет возможности открыть программу — источник.

Выполните следующие действия:

• В документе Word установите курсор в точку вставки.

• Выберите команду “Объект” меню “Вставка”

• Выберите вкладку “Создание из файла” Именно с помощью этой вкладки можно вставить в документ уже существующий элемент, файл в качестве объекта.

• Укажите диск, каталог, имя файла с которым устанавливается взаимосвязь ли воспользуйтесь клавишей "Обзор"

• Если вы хотите установить связь с файлом — источником, то установите флажок “Связать с файлом”. Если такого флажка не устанавливать, то объект будет внедренным. Если установить флажок “В виде значка”, то в файле приемнике будет установлена ссылка на документ — источник.

Сделайте выбор и нажмите клавишу “OK”.

В документ Word , будет вставлен весь файл - источник.