Симонович с.В., Евсеев г.А., Алексеев а.Г. Специальная информатика: Учебное пособие. – м.: аст-пресс: Информком – Пресс, 1999. – 480 с.

14. Средства создания электронного документооборота

Современное общество не может существовать без документо-оборота. Документы сопровождают нас на каждом шагу. Даже мелкая покупка товара в магазине сопровождается выдачей документа -— кассового чека. Мы можем выбросить ненужный чек в урну сразу после покупки, но это не меняет дела. Все равно магазине остается копия чека, которая еще долго будет храниться и учитываться.

Ежедневно в мире создаются миллиарды копий больших и малых документов. На производство и воспроизводство документов расходуется немыслимое количество бумаги и леса, а на учет, проверку и хранение документов тратится огромное количество времени.

Одна из основных задач информатики состоит в разработке и внедрении средств и методов использования вычислительной техники для перевода документооборота из бумажной формы в электронную. Современные сетевые технологии позволяют решить эту задачу, но пока лишь частично. Все банки мира уже связаны электронными сетями, и финансовые документы циркулируют в основном в электронном виде. Постепенно выходят из употребления бумажные акции предприятий и другие ценные бумаги. Их заменяют электронные депозитарии — базы данных, в которых сведения об акционерах хранятся в виде записей.

Сравнительно недавно появились электронные деньги. Это тоже записи в базах данных. Движение электронных денег происходит по безбумажной технологии, путем переноса данных из одних записей в другие. Для персонального использования электронных денег служат пластиковые карты, содержащие сведения о владельце электронного счета на магнитной полосе, или смарт-карты, в которых те же данные записаны на небольшой плоской микро­схеме, встроенной в карту.

По безбумажной технологии сегодня работают большинство средств массовой информации. Все этапы подготовки газеты, журнала, книги или рекламной листовки проводятся на компьютере. Многозадачные операционные системы типа Windows 9х позволяют одновременно готовить и редактировать тексты, создавать и обрабатывать иллюстрации, а компьютерные сети объединяют всех участников, работающих над одним проектом, в автономные рабочие группы.

Рабочая группа может обходиться без бумажных документов до полного завершения работы над проектом. Лишь когда работа завершается, создается итоговый бумажный документ. Это может быть как макет газеты, так и полный комплект чертежей, необ­ходимый для постройки ракетного крейсера.

В тех случаях, когда исходные данные сразу имеют электронный вид, перевод документооборота на безбумажную технологию про­исходит сравнительно просто. Предположим, что писатель написал книгу в текстовом процессоре Word, а художник нарисовал к ней иллюстрации в векторном редакторе Adobe Illustrator. Предполо­жим, что фотограф подготовил необходимые снимки с помощью цифровой фотокамеры и обработал их в редакторе АdoЬе Photoshор. В этом случае остается лишь собрать исходные электронные документы в один итоговый документ с помощью настольной издательской системы. Все этапы редактирования и корректуры тоже выполняют в электронном виде с помощью специальных программных средств. Работа передается с одного рабочего места на другое по компьютерной сети, и все участники работы помогают друг другу и исправляют ошибки коллег без создания бумажных документов.

Возможно, в далеком будущем, когда все документы будут сразу готовиться только в электронном виде, человечество сможет перей­ти полностью к безбумажной технологии, и остатки лесов будут спасены от полного уничтожения, а целлюлозно-бумажные ком­бинаты перестанут сбрасывать отравленные воды в реки и озера. Однако сегодня персональный компьютер стоит еще не на каждом рабочем месте и не все участники документооборота объединены компьютерными сетями в рабочие группы. Поэтому основным препятствием на пути создания безбумажной технологии стоит проблема ввода исходных данных именно в электронном виде.

В информатике эта проблема решается созданием и внедрением специальных аппаратных и программных средств для перевода графической и текстовой информации в электронную форму.

185