3 ФУНКЦИОНАЛЬНО-СТРУКТУРНЫЙ АНАЛИЗ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Функционально - структурный анализ – это принцип системного исследования социальных явлений и процессов как структурно расчленённой целостности, в которой каждый элемент структуры имеет определённое функциональное назначение.

Основные положения функционально-структурного подхода заключаются в следующем:

1. Функционально-структурный поход ориентирует, в первую очередь, на круг задач организации с учетом существующих процессов и закономерностей их развития.

2. Функционально-структурный подход в своей основе опирается на представление о нормативном характере функций организации (ее подсистем и элементов) и «сквозном» функциональном подходе к ее анализу и синтезу.

3. Первичность функционального назначения организационной единицы по отношению к ее структурной организации. «Функция первична, структура вторична». Структура организации определяется совокупностью реализуемых функций, а также условиями ее существования и функционирования.

4. Любая функция подчинена цели существования и функционирования организации.

5. Взаимодействие функции и структуры организации в процессе развития характеризуется противоречивым единством. Согласованность и соответствие их друг другу являются временными, преходящими и имеют циклический характер. На каждом цикле развития первопричиной изменений могут выступать как функции организации, так и ее структура. Удачная структура может стимулировать новые потребности и соответственно «вызвать к жизни» новые функции.

В идеале все процессы компании, а соответственно и функциональные направления, могут быть разделены на 4 категории:

- Основные – генерируют доходы компании;

- Обеспечивающие – поддерживают инфраструктуру компании,

- Управленческие – управляют компанией,

- Развитие – развивают компанию.

Основные бизнес-процессы.

К группе основных относят следующие бизнес-процессы:

- процессы, создающие добавленную стоимость продукту, который производит компания;

- процессы, создающие продукт, представляющий ценность для внешнего клиента;

- процессы, прямой целью которых является получение доходов;

- процессы, за которые внешний клиент готов платить деньги.

Основные бизнес - процессы определяют доходы компании. Именно они определяют профиль бизнеса, именно они имеют стратегическое значение.

Обеспечивающие бизнес-процессы.

В отличие от основных обеспечивающие бизнес-процессы имеют другие цели и предназначение. Если основные бизнес-процессы приносят деньги, производя продукт и удовлетворяя потребности клиента, то обеспечивающие процессы поддерживают инфраструктуру организации. Клиент за них не готов платить деньги, но эти процессы нужны для того, чтобы компания существовала. Клиентами обеспечивающих процессов являются подразделения и сотрудники организации.

В качестве обеспечивающих рассматривают такие бизнес-процессы как административно-хозяйственное обеспечение, обеспечение безопасности, юридическое обеспечение и т.д.

Обеспечивающие бизнес-процессы – процессы, клиентами которых являются основные процессы, структурные подразделения и сотрудники организации.

Обеспечивающие бизнес-процессы - процессы, которые поддерживают инфраструктуру организации.

Бизнес-процессы управления.

Процессы управления являются тоже обеспечивающими. Они не нужны для внешнего клиента, но они нужны для менеджмента компании, потому что именно эти процессы позволяют управлять компанией, обеспечивая ее выживание, конкурентоспособность и развитие.

К группе управленческих относят следующие бизнес-процессы:

• процессы, которые обеспечивают выживание, конкурентоспособность и развитие организации и регулируют ее текущую деятельность;

• процессы, прямой целью которых является управление деятельностью организации.

Существует ряд "необходимых" бизнес-процессов управления, которые имеются в любой компании:

• стратегическое управление;

• управление финансами;

• управление маркетингом;

• управление персоналом.

Бизнес-процессы развития.

К этой группе относят следующие бизнес-процессы:

• бизнес-процессы, целью которых является получение прибыли в долгосрочной перспективе;

• бизнес-процессы совершенствования и развития деятельности организации.

Бизнес-процессы развития представляют инвестиционные виды деятельности, где усилия прикладываются сегодня, а результаты получаются по прошествии определенного периода.

Разработка положений о структурных подразделениях на базе ФСА осуществляется путем закрепления функций, реализуемых в компании, за определенными организационными звеньями: группами, отделами и т.п. В результате закрепляется ответственность за выполнение функций («кто за что отвечает»). Получаемые в итоге схемы и описания называют организационно-функциональными моделями, которые, следовательно, задаются матрицами организационных проекций.

На рисунке 3.1 представлена структурная схема функциональных направлений деятельности предприятия «Экксе». В таблице 3.1 представлены перечисленные процессы, включая подфункции этих процессов, а также дана личная оценка функциональных областей.

Рисунок 3.1 – Структурная схема функциональных направлений деятельности ЧП «Экксе»

Таблица 3.1 – Сводная оценка функциональных направлений

Категория	Функциональное направление	Подфункции	Оценка функционального направления
1	2	3	4
ОСНОВНАЯ	Производство товаров	Изготовление обувной заготовки Сборка заготовок Покраска Испытание образцов	Процесс производства обуви на предприятии налажен, полностью обеспечен кадровыми ресурсами, Продукция качественная, в 2004, 2006 и 2007 гг ЧП «Экксе» становилось победителем Всеукраинского конкурса качества продукции «Сто лучших товаров Украины»
	Реализация товаров	Упаковка Отправка товара заказчику Отправка товара дилеру	Процесс организован, упаковка и отправка клиенту заказа осуществляется своевременно Факт получения заказа подтверждается клиентом, жалоб от клиентов не поступает
ОБЕСПЕЧИВАЮЩАЯ	Ресурсное обеспечение	Поиск поставщиков Закупка материалов Прием и выдача материалов на производство	Специалист, обеспечивающий выполнение процесса, занимается постоянным поиском выгодных поставщиков, оформленим закупок. Процесс производства полностью обеспечивается необходимыми материальными ресурсами. Отсутствие задержек на производстве из-за недостачи материалов говорит о своевременном обеспечении ресурсами
	Юридическое обеспечение	мониторинг законодательства обеспечение юридической поддержки составляемой документации юридические консультации	Данные процессы позволяют предприятию осуществлять правомерную, непротиворечащую законодательству деятельность. Все виды деятельности на предприятии осуществляются в соответствии с нормами, стандартами и законодательством Украины
	Ремонтно-эксплуатационное обеспечение	ремонт и эксплуатация имеющегося оборудования закупка нового оборудования и его обслуживание.	Процесс обеспечения оборудования предприятия своевременным обслуживанием и ремонтом позволяет избегать простоев, поломок оборудования, добиваться большей сохранности и производительности. Выполнение этих процессов входит в обязанности специалиста, проводящего регулярные осмотры оборудования
	Обеспечение учета	финансовый учет бухгалтерский учет управленческий учет	Все сферы деятельности предприятия, процессы, сделки и т.д. учитываются в письменной и электронной документации, конкретно отражая необходимую для деятельности информацию
	Маркетинг	Исследования рынка Исследования тенденций моды Разработка моделей	Широкий ассортимент продукции предприятия свидетельствует об эффективной деятельности отдела маркетинга Отдел осуществляет регулярный анализ потребностей потребителя, разрабатывая проекты по расширению ассортимента, а также по организации рекламы предприятия
	ИТ-обеспечение	Хранение и анализ данных Деловая переписка Документооборот Обновление программного обеспечения Техническая служба поддержки	Управленческий персонал и офисные сотрудники обеспечены ПК, с помощью которых осуществляется документооборот, хранение информации, переписка, прием и учет заказов, поступления материалов. База данных объединена во внутреннюю локальную сеть, что обеспечивает сотрудникам доступ к требуемой информации, однако в некоторых случаях присутсвует недостаточная систематизация данных о происходящих процессах Техническая служба успешно координирует исправную работу офисного оборудования, ежедневно обеспечивая отлаженную работу офиса

Продолжение таблицы 4.5 – Сводная оценка функциональных направлений

1	2	3	4
УПРАВЛЕНИЕ	Стратегическое управление	Проведение стратегического анализа Организация и контроль реализации стратегии Система стратегического управления	Управленческий персонал поддерживает постоянный контроль над общей деятельностью предприятия, анализирует отчетные данные и старается предпринять действия, позволившие бы предприятию наладить нынешнее состояние убытка, организует для этого соответствующие действия необходимого персонала
	Экономическое управление	Расчеты с поставщиками Расчеты с покупателями Анализ и учет финансовых показателей, бухучет Расчет заработной платы рабочих и сотрудников Управление затратами	Данные процессы обеспечиваются и координируются бухгалтерией, которая производит учет произведенных финансовых операций, издержек, доходов и других показателей деятельности. Расчеты с поставщиками осуществляются в большей мере своевременно, долгосрочных кредиторских задолженностей на предприятии нет
	Управление персоналом	Поиск, обучение и развитие персонала Организация и оценка персонала Мотивация персонала	Текучесть кадров на предприятии небольшая, однако, при необходимости поиск и набор новых сотрудников осуществляется быстро. Персонал периодически проходит обучение по повышению квалификации или освоению новых технологий, однако существует тенденция к низкой материальной мотивации, з/п можно охарактеризовать как низкие, что не является стимулом к повышению работоспособности
РАЗВИТИЕ	Совершенствование деятельности	Анализ опыта других компаний в сфере реализации товаров Выработка предложений и стратегий по усовершенствованию деятельности	На данный момент предприятие столкнулось с проблемой отсутствия прибыли, что говорит о необходимости совершенствования его деятельности. Поскольку производство налажено хорошо, основная проблема заключается в недостаточном спросе на продукцию предприятия. В вопросе совершенствования деятельности важным является разработка и повышение эффективности сбыта продукции, для чего специалисты на предприятии занимаются различными видами анализов внутренней и внешней среды, которые входят в обеспечивающую деятельность и управление

В целом деятельность ЧП «Экксе» можно охарактеризовать как организованную, присутствует налаженное взаимодействие всех подразделений предприятия. Однако некоторые функциональные направления по отдельности действуют не достаточно эффективно, о чем говорит затяжное состояние убыточности на предприятии. Во-первых, это неэффективная работа таких направлений как ресурсное обеспечение, маркетинг и стратегическое управление. В связи с недостаточно исследованным состоянием рынка и неправильных прогнозов спроса руководство принимает решение о производстве большего количества продукции, чем предприятие может реализовать. Вместе с этим происходит увеличение на предприятии доли материальных затрат ввиду закупки больше необходимого количества материалов.

Об экономическом направлении можно сказать, что все его подфункции выполняются на хорошем уровне, взаиморасчеты с клиентами и поставщиками осуществляются своевременно, финансовая отчетность составляется с точностью и аккуратностью.

ИТ – обеспечение играет важную роль в деятельности предприятия, поскольку оно не только обеспечивает контакт с отечественными и зарубежными клиентами и поставщиками, но и является необходимым инструментом при конструировании моделей обуви, обеспечении внутрифирменных связей.

Можно отметить то, что на предприятии хорошо налажен сам процесс производства и реализации продукции, сформировавшийся на практически оптимальном уровне за долгие годы существования предприятия, однако возможно увеличение различных производственных затрат в связи с наймом и обучением новых сотрудников. Процессы приема заказа, производства и отправки продукции отлажены.

Можно сделать вывод, что поскольку для предприятия характерны необоснованный выпуск производства продукции и, как следствие, необоснованные затраты, то желательно выделить отдельно, разработать и внедрить в одном из функциональных направлений деятельности, а именно, в управлении, новую функцию – управление затратами. Наладка системы управления затратами позволила бы четко выявлять причины роста затрат на предприятии, искать пути их сокращения, а, следовательно, повышать эффективность предприятия в целом.

Данная ЦОС после её внедрения будет подчинена функциональному направлению «Экономическое управление». На схеме 3.1 она обозначена пунктиром, а в таблице 3.1 выделена жирным шрифтом.

Построим дерево функций ЦОС управления затратами, а также предварительную операционную модель подсистемы управления затратами – Оптимизация затрат, в которой будет представлена иерархическая последовательность бизнес-процессов, выполняемых в этой системе и которая требует наиболее тщательного моделирования, т.к. в ней будут присутствовать функции и бизнес-процессы, не представленные на предприятии ранее. Дерево функций и модель представлены на рисунках 3.2 и 3.3.

Анализ статистических данных

Определение нормативов

Формирование проекта плана расходов

Утверждение плана расходов на период

Сбор фактических данных за период

Классификация фактических расходов

Анализ затрат в отчетном периоде

Формирование отчетности

Сравнение плановых и фактических показателй

Выявление резервов по снижению затрат

Разработка мероприятий по сокращению затрат

Реализация мероприятий по сокращению затрат

Обновление базы норм и нормативов

Сбор фактических данных за период

Анализ затрат за период

Сравнение плановых и фактических затрат

Оценка отклонений фактических данных от плановых

Оценка эффективности принятых мероприятий

Управление затратами

Рисунок 3.2 – Дерево функций ЦОС управление затратами

Фактические показатели

Положение об управлении затратами

Плановые показатели

Рисунок 3.3 – Модель организации подсистемы оптимизации затрат на предприятии «Экксе»