Министерство Образования Республики Беларусь
Белорусский Государственный Аграрный Технический Университет
Реферат по дисциплине :
Информационные Технологии
На тему :
«Понятия «Документ» и «Электронный документ»»
Выполнил Студент
82-им группы, факультет ФПУ
Рысевец Александр
Проверила : Сырокваш Н.А.
Минск 2011
Содержание :
Понятие «Документ»
Классификация документов
Функции документов
Понятие «Электронный Документ»
ODF и OOXML
Понятие «Документ»
Докуме́нт (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.
В узком смысле документ — облечённый в письменную форму акт, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книга, и скульптура - документы.
Официальная формулировка в законодательстве России:
Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения
— Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов.
Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.
В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект - совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), т.е. метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закрепленной на этом объекте – как правило, с помощью индексов.
Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.
Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.
Классификация документов
Документы различают:
По назначению - организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность); распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение); информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка); учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.)
По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)
По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)
По типу содержания - текстовые, иконические (графические), идеографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные
По способу представления — электронный, на бумажных носителях
По месту издания — внутренние, внешние
По направлению отправки — входящие, исходящие
По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные
По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые
По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.
Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).
Для автоматизации обработки документов с XX века широко используются компьютеры.
На протяжении истории носители информации менялись.
Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчетность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.