Министерство транспорта и связи Украины
Государственная администрация связи
Одесская национальная академия связи им. А. С. Попова
Кафедра «Сети Связи»
Методические указания
к лабораторной работе
по курсу «Автоматизация управления бизнес-процессами»
«Автоматизация докуметооборота»
Одесса 2011 г.
УДК 6.091
Составители Р. Ю. Царёв, Е. Д. Лаврека
Цель работы: изучить принципы автоматизации документооборота на примере системы «Парус: Канцелярия 7.40»
2 КЛЮЧЕВЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
2.1 Загальні відомості про систему електронного документооберту
Система електронного документооберту (СЕД) – призначена для зберігання документів у електронному виді та надає засоби|кошти| для роботи з цими документами. Основна логічна одиниця СЕД – документ.
Класифікація документів
Документ – основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.
Документ – це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.
У практичній діяльності установ організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.
Види документів визначають за такими ознаками:
найменуванням – заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;
походженням – службові (офіційні) й особисті;
призначенням – організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
напрямком – вхідні й вихідні;
формою – стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):
строками виконання – звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:
ступенем гласності – секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;
стадіями створення – оригінали, копії й виписки:
складністю – прості (односкладові) й складні;
строками зберігання – постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;
технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним способом;
носієм інформації – оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.
Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством.
Призначення СЕД
Електронний документообіг на основі використання комп'ютерних мереж включає: створення документів, їхню обробку, передачу, збереження, вивід інформації, що циркулює в організації чи підприємстві. Під керуванням електронним документообігом у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприємства або організації, групами користувачів чи окремих користувачів. При цьому, під рухом документів мається на увазі не їх фізичне переміщення, а передача прав на їх застосування із повідомленням конкретних користувачів і контролем за їх виконанням.
Головне призначення СЕД - це організація збереження електронних документів, а також робота з ними (пошуку документів як по атрибутах, так і за змістом). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії. Комплексна СЕД повинна охоплювати весь цикл діловодства підприємства чи організації - від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів. У СЕД повинне бути реалізоване тверде розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їхньої компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень. Основними користувачами СЕД є державні організації, підприємства, банки, великі промислові підприємства і всі інші структури, чия діяльність супроводжується великим обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.
Розмежування доступу
У СЕД реалізовані надійні засоби розмежування повноважень і контролю за доступом до документів. У більшості випадків з їхньою допомогою визначаються наступні види доступу (набір повноважень, що задаються, залежить від конкретної СЕД):
повний контроль над документом;
право редагувати, але не знищувати документ;
право створювати нові версії документа, але не редагувати його ;
право анотувати документ, але не редагувати його і не створювати нові версії;
право читати документ, але не редагувати його ;
право доступу до картки, але не до вмісту документа;
повна відсутність прав доступу до документа (під час роботи із СЕД кожна дія користувача протоколюється, і, таким чином, вся історія його роботи з документами може бути легко проконтрольована).
Відстеження версій і підверсій документів
При одночасній роботі із документом відразу декількох користувачів (особливо, якщо його необхідно погоджувати в різних інстанціях) дуже зручною функцією СЕД є використання версій і підверсій документа. Припустимо, виконавець створив першу версію документа і передав її на розгляд наступному користувачеві. Другий користувач змінив документ і створив на його основі вже нову версію. Потім він передав свою версію документа в наступну інстанцію третьому користувачеві, що створив уже третю версію. Через певний час, ознайомившись із зауваженнями і виправленнями, перший виконавець документа вирішує допрацювати вихідну версію і на її основі створює підверсію першої версії документа. Достоїнством СЕД є реалізована в них можливість автоматичного відстеження версій і підверсій документів (користувачі завжди можуть визначити, яка саме версія документа є найбільш актуальною один по одному або часові їхнього створення).
Анотування документів
При організації групової роботи над документами досить корисна можливість їхнього анотування. Тому що в деяких випадках користувачі позбавлені права на внесення яких-небудь змін у документ у процесі його узгодження, то вони можуть скористатися з можливості його анотування. У більшості СЕД анотування реалізується за рахунок включення в картку документа атрибута для анотації і передачі користувачам прав на редагування такого поля картки. Але таке рішення не завжди прийнятне (особливо при анотуванні графічного документа). У зв'язку з цим, у деяких СЕД існує так називана функція "червоного олівця", за допомогою якої можна графічно вказати недоліки на самому зображенні. [2]
На сьогоднішній день існує безліч варіантів побудови|шикування| СЕД, кожен з яких має власний набір функцій. Але|та| в кожному з них можна виділити базовий набір функцій, які присутні завжди. На рисунку 2.1 представлений|уявляти| базовий набір функцій СЕД.