Вопрос 19. Особенности расчета численности административно-управленческого и обслуживающего персонала.

Некоторые особенности расчета численности АУП и обслуживающего персонала нами рассматривались выше (вопрос 16). С точки зрения удобства расчета численности административно-управленческого персонала его условно делят на следующие группы:

- руководители;

- специалисты;

- технические исполнители.

В свою очередь руководители на предприятии могут быть:

- руководителями предприятия и его заместителями;

- линейными руководителями;

- руководителями функциональных подразделений.

В отличие от развитых стран в РФ повсеместно используется линейная структура управления, по этой причине у каждого структурного подразделения предприятия должен быть соответствующий руководитель. Таким образом, штатное расписание для руководителей определяется производственной структурой предприятия. Под производственной структурой предприятия понимается перечень всех производственных, вспомогательных и обслуживающих подразделений предприятия.

Для высших руководителей (руководитель предприятия и его заместители) численность определяется следующими факторами:

- нормой управляемости;

- разделением функций управления между высшими руководителями предприятия;

- организационно-правовой формой предприятия;

- социальными факторами, сопровождающими формирование предприятия.

Теория и практика определяет для руководителя предприятия и его заместителя норму управляемости от 5 до 10 структурных подразделений. Считается, что при таком подходе эффективность управления объектами достигает максимума. На практике часто приходится сталкиваться с ситуациями, когда на предприятиях создаются должности заместителей, у которых в подчинении подразделений меньше чем по норме управляемости, а в ряде случаев одно или ни одного подразделения. Это объясняется бюрократическим подходом к формированию организационной структуры предприятия и стремлением руководителя обезопасить себя от единоличного принятия решения. Наличие заместителя позволяет разделить с ним ответственность за принимаемое управленческое решение, а в отдельных случаях переложить принятие невыгодного решения на заместителя. По этой причине на многих предприятиях (особенно, находящихся в муниципальной или государственной собственности) бывает, раздут штат заместителей.

Если количество руководителей предприятия невозможно увеличить из-за применения принципа единоначалия при формировании организационной структуры управления, то количество заместителей в организационной структуре предприятия можно устанавливать в зависимости от разделения функций управления. На многих предприятиях охранные функции передаются специализированным охранным подразделениям, а в организационной структуре предприятия может фигурировать заместитель по режиму или охране. Аналогичным образом создаются должности заместителей по экономике и по финансовым вопросам, в подчинении которых могут быть соответственно планово-экономический отдел и бухгалтерия. Аналогичным образом создаются заместители по кадровой работе, по общим вопросам и т. д. Такой подход позволяет создавать высокооплачиваемые рабочие места для своих знакомых, родственников и других «нужных» людей. На предприятиях с частичной государственной собственностью, по действующему законодательству, в зависимости от доли государственной собственности в уставном капитале предприятия, должны входить представители государства. Часто государственные чиновник входят в состав правления таких предприятий, но занимать руководящие должности им запрещено, но ставить на эти должности подконтрольных им людей нет.

Как мы уже отмечали выше, организационно-правовая форма определяет как производственную, так и организационную структуру предприятия. Так, например, при формировании небольших предприятий в форме «складного капитала» (ООО, кооператив, товарищество и т.д.) определяя, организационную структуру предприятия основной собственник стремиться на должности заместителей ставить ближайших родственников. Это позволяет не получая большую заработную плату обеспечивать больший доход для семьи. Кроме этого, в условиях более высокой ставки налогообложения прибыли (24 % против 13 %) и использования дополнительного налогообложения доходов в виде дивидендов от прибыли снижать налоговую нагрузку на доходы семьи. Для борьбы с такими явлениями в западных странах (Германия) собственникам частных предприятий и предприятий со складным капиталом запрещается самим себе и ближайшим родственникам платить заработную плату, заключать между собой договора от имени предприятия, начислять амортизационные отчисления, а капитальный и текущие ремонты проводить за счет собственных доходов. Исключение этих расходов из бухгалтерского учета приводит к формированию более эффективных организационных структур управления.

В соответствии с действующим законодательством в акционерных обществах организационная структура управления формируется его правлением. При наличии у собственника более 10 % акций (в том числе находящихся в доверительном управлении) позволяет ему входить в состав правления на правах одного из директоров. Такой подход также ведет к разрастанию высшего звена управления акционерным обществом. В СМИ часто упоминается ОАО «АВТОВАЗ» который наверно поставил мировой рекорд по количеству вице-президентов в компании.

Количество линейных руководителей и функциональных руководителей как отмечалось выше, определяется числом таких подразделений. Часто необоснованно создавая или ликвидируя структурные подразделения можно регулировать численность таких руководителей. Руководство предприятий такой подход использует для увольнения неугодных работников, ликвидируя за счет преобразования структурные подразделения.

Отдельно решается вопрос о количестве мастеров в производственных цехах и участках. В настоящее время количество рабочих, работающих в подчинении у мастера, на предприятиях достигает 10 – 60 человек, при нормативе не более 25. Как правило, цеховая структура управления определяется количеством участков, во главе которых ставится начальник участка или старший мастер. В зависимости от режима работы предприятия и соответствующих цехов и участков определяется численность мастеров. На некоторых предприятиях по опыту западных стран управленческие функции мастеров возлагаются на бригадиров, имеющих соответствующее профессиональное образование (среднее или высшее) и за счет этого сокращают количество мастеров.

Количество технических исполнителей зависит от трудоемкости и сложности работ. При формировании функциональных подразделений для этого проводится фотография или самофотография рабочего дня, позволяющие определить степень загрузки исполнителей. Ранее для формирования функциональных подразделений техническими исполнителями использовались отраслевые нормативы численности по функциям управления. Так, например, для расчета численности работников, занятых обеспечением производства технической оснастки (Кто) использовали формулу:

Кто = 0,2 * Ктп,

Где: Ктп – количество работников предприятия, занятых технологической подготовкой производства.

Так как нормативы разрабатывались еще во времена СССР и они устарели, то предприятия самостоятельно при формировании штатного расписания определяют численность таких работников. При недостаточной численности технических исполнителей, особенно по функциям технологическая подготовка производства и материально-техническое обеспечение производства работа предприятия сталкивается с проблемами связанными с материальным обеспечением и отсутствием изменений в технологической документации при замене комплектующих или несвоевременным заключением договоров поставок. Нехватка исполнителей по функции «разработка и совершенствование конструкции изделий», как правило, со временем приводит к выпуску неконкурнтноспособных изделий и как следствие к банкротству предприятия.

В некоторых случаях для расчета количества технических исполнителей проводят фотографии рабочего дня, хронометражные работы, которые позволяют установить фактические затраты времени на выполнение определенных управленческих процедур. На основании этих данных с учетом годового объема работ можно определить годовую трудоемкость управленческих работ по функциональному подразделению. На основании полученных данных есть возможность рассчитать численность технических исполнителей в подразделении. Например на хлебозаводе работает 500 человек. Расчетный отдел бухгалтерии выполняет следующие виды работ:

- учет рабочего времени по каждому работнику;

- начисление заработной платы ежемесячно для всех работников предприятия со всеми удержаниями;

расчеты по подоходному налогу для каждого работника и в целом по предприятию;

- персонифицированный учет отчислений по каждому работнику по пенсионному фонду;

- подготовка и сдача ежеквартального отчета по персонифицированному учету в пенсионный фонд;

- расчеты отчислений в фонды: обязательного медицинского страхования, социального страхования;

- подготовка и оформление справок по требования работников предприятия и по запросам органов государственной власти;

- подготовка отчетности по численности работников в налоговую инспекцию, органы статистики и по запросу собственников предприятия;

- подготовка материалов по оплате труда для ежегодного коллективного договора с работодателем.

В таблице приведен расчет годовой трудоемкости данной работы.

Таблица

Расчет годовой трудоемкости

Наименование работ	Трудоемкость Чел-час	Кол-во за год	Всего за год
Учет рабочего времени	12	12	144
Расчет заработной платы	100	12	1200
Расчет подоходного налога	10	12	120
Взаиморасчеты с ФОМС и ФСС	20	12	240
Отчеты по труду в ГНИ и Госкомстат	30	4	120
Подготовка материалов для коллективного догов.	100	1	100
Подготовка справок по требованию работников	0,2	1000	200
Начисление отпускных	0,3	500	150
Работа по жалобам работников	0,5	200	100
Начисление больничных	0,3	500	100
Всего по отделу			2354

С учетом непредвиденных и неучтенных работ (30% от учтенных), связанных с начислением и бухгалтерским учетом заработной платы по предприятию общая трудоемкость работ (Тоб) по расчетному отделу составит:

Тоб = 2354 * 1,3 = 3060 чел-час.

Тогда численность работников (Кро) отдела (участка) составит:

Кро = 3060/1650 (Тэф) = 1,85 чел.

С учетом дозагрузки выполнения другими работами по бухгалтерскому учету (сдача документов по персонифицированному учету в ПФР, деклараций и отчетов в ФОМС, ФСС, ГНИ, Госкомстат и т.д.) можно установить численность работников по данной функции управления 2 человека.

Численность обслуживающего персонала определяется в зависимости от характера работ и имеющихся нормативных материалов по организации и нормированию их труда:

- по нормам обслуживания;

- по нормативам численности;

- по расчету времени обслуживания рабочего места;

- по расчету трудоемкости работ.

Методика расчета численности такими методами рассматривалась в вопросе

16.