Тема 9. Основи організації бухгалтерського обліку

Послідовність вивчення теми „Основи організації бухгалтерського обліку” полягає в наступному:

1. Користуючись літературою, приведеною в переліку 9.5 вивчити сутність організації бухгалтерського обліку та її значення для підприємств, організаційні форми, їх переваги та недоліки, обов’язки головного бухгалтера, порядок складання посадових інструкцій для робітників бухгалтерії.

2. З метою перевірки повноти засвоєння матеріалу в порядку самоконтролю дати відповіді на контрольні питання, зазначені у переліку 9.1.

3. Для закріплення теоретичного матеріалу варто виконати завдання, рекомендовані для практичних занять по темі (п. 9.2).

4. Для самостійної роботи з теми " „Регістри і форми бухгалтерського обліку” студенти повинні використовувати матеріал, приведений у п. 9.3.

5. Після попереднього узгодження з викладачем курсу написати реферат (есе) за однією із тем, приведених у п. 9.4.

6. Ступінь засвоєння матеріалу студент може перевірити за допомогою контрольних питань і тестових завдань, відображених у п.п. 9.1. та 9.6.

Опорний конспект лекції з теми «Основи організації бухгалтерського обліку»

Для виконання своєї ролі і задач бухгалтерський облік на підприємстві повинний бути відповідним чином організований. Організація бухгалтерського обліку на підприємстві здійснюється відповідно Наказу про облікову політику, що затверджує керівник цього підприємства.

Організація обліку - це струнка, планомірна система його побудови, що забезпечує збір, опрацювання, узагальнення інформації з метою складання фінансової звітності про діяльність підприємства для прийняття управлінських рішень.

Організація обліку має такі задачі:

1) забезпечити методологічно правильне відображення майна підприємства, господарських операцій і результатів діяльності підприємства:

2) упорядкувати обліковий процес, тому що сутність всякої організації - це наведення порядку;

3) додати йому планомірності і цілеспрямованості;

4) забезпечити ефективність обліку на основі його комп'ютеризації, упровадження прогресивних форм і методів обліку.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку несе власник або керівник підприємства ( Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність», ст. 8.2.).

Керівник зобов'язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання усіма підрозділами (службами), робітниками підприємства, що мають відношення до обліку, правомірних вимог головного бухгалтера в частині порядку оформлення й надання документів. Документи є основою обліку.

Безпосереднє відображення на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій здійснює обліковий апарат.

Чисельність облікового апарата, його розміщення, структура, юридичні права, визначають організаційну систему (форму) обліку.

У залежності від розміщення облікового апарата розрізняють дві системи організації обліку:

1) децентралізовану;

2) централізовану.

Децентралізація обліку передбачає, що підприємство є юридичною особою, воно виділено на самостійний баланс, має свій статус, засновницькі документи, поточний рахунок і свою бухгалтерію з встановленим штатом, яку очолює головний бухгалтер. Весь цикл робіт, починаючи зі збору первинної інформації і закінчуючи окремого балансу, здійснюється в обліковому осередку підприємства, навіть коли бухгалтерія має всього одну штатну одиницю. Окремий баланс і всі форми фінансової звітності бухгалтерія готує до визначено строку і надає його податкової інспекції і іншим користувачам.

З децентралізацією бухгалтерського обліку інформаційний потік і процес його обробки локалізується на промисловому, торговельному або іншому підприємстві. Така організаційна форма обліку неминуче викликає децентралізацію облікового апарату. Кожне підприємство, що є самостійним (незалежно від того велике воно чи мале), повинно мати разом з головним бухгалтером ще деяку чисельність робітників бухгалтерії в залежності від обсягу бухгалтерських робіт. При децентралізованому обліку всі торговельно-промислові підприємства в господарському відношенні до певного ступеню повинні бути відокремлені один від одного, бухгалтерський облік господарських операцій замкнений на кожному з них і вони здійснюють свою діяльність на повному комерційному рахунку.

Оцінюючі децентралізовану організаційну форму обліку слід відмітити, що вона не є економічною, тому що потребує значної кількості облікових робітників, однакові господарські операції в різних підприємствах дублюються окремими робітниками, малий обсяг інформаційних потоків не дозволяє використовувати в повної мірі високопродуктивну техніку, тому децентралізація обліку – це одна з причин децентралізації обчислювальної техніки і її слабке навантаження. В умовах децентралізації обліку особливо рельєфно висвітлюється індивідуальна якість і професіоналізм робітників бухгалтерії, їх працездатність, добросовісність, рівень знань. В цих умовах важко допомогти один одному, нема взаємоконтролю виконаних робіт, тому документальні перевірки комплексу бухгалтерських робіт часто фіксують недоліки, а інколи і зловживання, що випливають з бухгалтерського відображення господарських операцій. Мало того, в цілому ревізорський контроль при децентралізованому обліку має велику вартість, тому що перевірці підлягає кожне підприємство, де організований бухгалтерський облік.

В умовах централізації обліку бухгалтерська обробка первинної інформації, групування та зведення даних, складання балансу та фінансової звітності зосереджені в єдиної бухгалтерії, що має назву – централізована бухгалтерія (ЦБ). Така бухгалтерія може бути заснована на підприємствах, які перебувають під спільним об’єднанням і контролем зі сторони керівництва організації, що об’єднує ці підприємства. В цих умовах промислово-торгові одиниці організують збір усіх первинних і зведених документів і направляють їх в ЦБ для бухгалтерської обробки, накопичення інформації і складання самостійного балансу з всієї організації.

Підприємства встановлюють самостійно чисельність, структуру облікового апарату, виходячи з видів і обсягів діяльності, структури підприємства і конкретних умов господарювання. Підприємство може самостійно вибрати одну з вищезазначених форм організації бухгалтерського обліку.

Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку офіційно дозволяється:

- введення в штат підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером;

- користування послугами фахівця з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець;

- ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або аудиторською фірмою;

- самостійне ведення бухгалтерського обліку і складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства (крім підприємств, звітність яких повинна обнародуватися).

Як правило очолює бухгалтерію головний бухгалтер. Він особисто відповідає за стан обліку і контролю в бухгалтерії. Він діє від імені підприємства разом з керівником підписує грошові і інші документи, баланс, форми фінансової звітності. Він є основною особою, яка визначає обов'язки, права і відповідальність підлеглих йому облікових працівників, визначає побудову бухгалтерської служби, її місце в системі управління підприємством, взаємодію з іншими структурними управлінськими підрозділами тощо. Структура бухгалтерії, численність бухгалтерської служби, розподіл обов’язків, загальна організація праці її робітників залежить від особливостей діяльності підприємства і обсягів економічної інформації. Головний бухгалтер забезпечує не тільки організацію сбіра і обробки економічної інформації і її систематизації в облікових регістрах, а і збереженість бухгалтерських документів, оформлення і передачу їх в уставні строки до архіву. З ним узгоджуються призначення, звільнення і переміщення не тільки робітників бухгалтерської служби, а і матеріально відповідальних осіб. На абсолютній більшості підприємств головний бухгалтер не має права виконувати обов'язки касира, але на малих підприємствах таке право йому не заборонено.

В бухгалтерії мають право працювати спеціалісти з вищою і середньою освітою. Як правило на відповідальних посадах облікової служби (головний бухгалтер, завідуючий відділом, сектором, групи бухгалтерії, провідний бухгалтер, бухгалтери І, ІІ категорій) мають право працювати особи, що мають вищу освіту рівня спеціаліст або магістр зі стажем бухгалтерської роботи не менш 2 – 3 років; інші працівники (бухгалтер, касир, рахівник) можуть бути прийняті на роботу з повною загальною середньою або професійно-технічною спеціальною освітою.

Працівники бухгалтерської служби мають право на підвищення своєї кваліфікації шляхом продовження кваліфікаційної атестації спеціальною комісією.

До робітників бухгалтерії пред’являються наступні вимоги і професійна компетентність, підтримка колег по професії, порядність (чесність), справедливість і об’єктивність, конфедеційність, патріотичність ставлення до своєї професії. Він повинен додержувати етичних і професійних вимог працівника бухгалтерського обліку.

Робітники бухгалтерії зобов’язані забезпечити документальне оформлення та облік усіх фінансово – господарських операцій, що здійснюються на підприємстві та їхнє своєчасне відображення у звітності. Всі права, обов’язки та відповідальність робітників бухгалтерії закріплюються у посадових інструкціях.

Посадова інструкція – це внутрішній документ, у якому зафіксовані загальні завдання, що торкаються усіх працівників бухгалтерії, функції, обов’язки, права і відповідальність конкретної посадової особи, якщо вона порушує (не повністю виконує) свої обов’язки або не використовує своїх прав з метою кращої організації обліку.

Важливим кроком в організації бухгалтерського обліку є облікова політика кожного підприємства - це сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для упорядкування і надання фінансової звітності, яка визначається підприємством, розробляється на основі статей ІІІ розділу Закону України “Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні” і затверджується наказом керівника про облікову політику підприємства на поточний рік. У цьому наказі повинні знайти місце положення про загальну організацію бухгалтерського обліку на підприємстві (ст. 8), первинні облікові документи і регістри (ст. 9) і питання проведення інвентаризації активів і зобов’язань (ст. 10).

Згідно п. 1 і 2 ст. 8 Закону бухгалтерський облік на підприємстві ведеться безперервно з дня його реєстрації до його ліквідування, а питання організації бухгалтерського обліку відноситься до компетенції власника, або уповноваженої посадової особи відповідно до законодавчих і засновницьких документів. Тому в наказі про облікову політику повинні бути відображені: дата державної реєстрації підприємства та його ідентифікаційний код, дата реєстрації і номер свідоцтва платника ПДВ, організаційно-правова форма підприємства і форма власності, чи існує організація, до якої підпорядковане дане підприємство, форма фінансування (бюджетна, госпрозрахункова, змішана і т. ін.), наявність філій, приймає чи ні підприємство у спільної діяльності і т. ін.

Наказ про облікову політику на підприємстві, як правило, повинен мати таку структуру:

- загальні положення

- організація роботи облікового апарату

- методика бухгалтерського обліку

- порядок ведення податкового обліку

- організаційно-технічні аспекти обліку

В загальних положеннях відповідно до ст. 8 п. 3 Закону України “Про бухгалтерський облік і фінансову звітність” мова йде про відповідальність за організацію бухгалтерського обліку і забезпечення фіксування фактів здійснення господарчих операцій в первинних документах, збереження обробленої інформації в облікових регістрах і формах звітності на протязі встановленого законодавством строку. Таку відповідальність несе, як правило, власник або вповноважена особа, що здійснює керівництво підприємством.

В другому розділі обговорюються питання про структуру бухгалтерії і облікового апарату, форму організації обліку, які посади займають робітники бухгалтерії під керівництвом головного бухгалтера. В цьому підрозділі мова йде про посадові інструкції, обов’язки, права, відповідальність членів колективу облікового апарату; у якої формі приймаються первинні і зведені документи бухгалтерами, які використовуються графіки прийому документів в які строки систематизується інформація і складаються форми звітності, хто і як організує контроль якості інформації, зберігання майна, забезпечує перевірку обліку у філіях і т. ін.

В третьому підрозділі наказу йде мова про різні первинні документи, облікові регістри, форми бухгалтерського обліку, порядок проведення інвентаризації і облік її результатів. В цьому підрозділі говориться про робочий план бухгалтерських рахунків, принципи будування синтетичних і аналітичних рахунків. Встановлюється кількість порядків аналітичних субрахунків, розробляється і затверджується методика обліку доходів, витрат і фінансових результатів в умовах застосування різних організаційних форм, приймається метод визначення собівартості товарно-матеріальних цінностей, що призначені до реалізації і т. ін.

Порядок ведення податкового обліку передбачає методику накопичення даних про валові доходи і витрати, непрямі податки і зміну лишків товарно-матеріальних цінностей, що необхідні для обчислювання оподаткованого прибутку, принципи визначення відстрочених податкових зобов’язань і активів, відповідальних за виписку і обробку податкових накладних і інших документів і т. ін.

В підрозділі з організаційно-технічних аспектів обліку мова йде про застосування умов праці за допомогою ПК, про пакет прикладних програм, комплексну або локальну автоматизацію облікових робіт, алгоритмізацію бухгалтерських задач, технологію їх виконання за допомогою ПК, види вхідної і вихідної інформації, про комп’ютерний зв’язок між структурними відділами з бухгалтерією.