- •Рецензент доц., канд. Экон. Наук и.В. Каблашова
- •Введение
- •Методические указания по проведению практических и индивидуальных работ и выполнению домашних заданий Общие положения
- •Общие положения по выполнению практических занятий, индивидуальны работ и домашних заданий
- •1.1.Использование формуляра-образца при создании конкретных документов
- •А) угловой бланк; б) продольный бланк
- •1.2. Вопросы для входного контроля
- •Методические указания по проведению практических и индивидуальных занятий
- •2.2. Рекомендуемый перечень документов, рекомендуемых к изучению на практических и индивидуальных занятиях
- •2.3. Единые требования по оформлению документов управления:
- •Практическое занятие 1 Составление документов из группы организационных документов
- •1. Исходные положения по организационным документам
- •Заместитель руководителя
- •Штатное расписание аппарата предприятия
- •2. Задания на самостоятельную работу по теме: «Составление документов из группы о рганизационных документов»
- •Индивидуальное задание № 2.
- •Практическое занятие 2 Составление документов из группы распорядительных документов
- •Индивидуальное задание № 3.
- •Практическое занятие 3 Составление документов из группы по личному составу предприятия
- •Составление документов из группы
- •Индивидуальное задание № 5.
- •Контрольные вопросы:
- •Рекомендуемая литература
- •1.Основная литература
- •2. Дополнительная литература
- •Методические указания
- •Составители
- •394026 Воронеж, Московский просп., 14
Индивидуальное задание № 3.
Каждая подгруппа, занимаясь «созданием» своего предприятия, выполняет все изученные документы по «созданному» предприятию и помещает их в заведенную ранее папку.
Контрольные вопросы:
Назовите виды распорядительных документов и укажите особенности их составления и оформления?
В чем сходство и различие в составлении распорядительных документов?
Практическое занятие 3 Составление документов из группы по личному составу предприятия
Цель работы: овладение навыками разработки «заготовок»
и исполнения на персональном компьютере
документов по личному составу.
Исходные положения по документам из группы документов по личному составу предприятия
Документ 8. Приказ по личному составу, выписка из него
Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессии – записками. Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).
Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т.п.
В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество – строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ.
Особенности приказа по личному составу:
1. Приказ не тестирован по оформлению (могут быть разные варианты оформления, они оговариваются в инструкции организации по работе с документами).
2. Номер (индекс) пишется с буквой "к", что значит приказ по кадрам.
3. Заглавие - "По личному составу".
4. Констатирующей части в приказе может не быть.
5. Распорядительные пункты оформляются в последовательности - прием на работу, перевод или перемещение по работе, установление разрядов, категорий рабочим и служащим, возложение временного исполнения обязанностей, предоставление отпусков, установление неполного рабочего дня, изменение фамилии, увольнение с работы, прекращение работы в связи со смертью.
По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ: "О приеме на работу", "О командировании" и т.д. В организациях, где командировки не носят массовый характер, сведения по ним включаются, как правило, в приказы отдельным пунктом: командировать.
6. Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка, распоряжение и т.д.).
7. В пункте приказа (приказе) о приеме на работу следует указывать, на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости - вид работы (постоянная с испытательным сроком, со стажировкой, временная на срок, по совместительству и т.д.), особые условия работы (с принятием материальной ответственности, с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.).
Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник.
8. При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывается вид и причина перевода, устанавливаемый оклад, в случае временного перевода - его длительность. В основании дается ссылка на заявление работника о переводе на другую работу, в случае перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении работника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания - ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе указывают вид отпуска, общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении работника с работы в приказе указывается причина увольнения со ссылкой на конкретную статью КЗОТа и дата увольнения, в основании к приказу (пункту) дается ссылка на заявление работника об увольнении, при увольнении по инициативе администрации - ссылка на докладную записку руководителя подразделения.
9. Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.
10. Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами к тексту приказа. По личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.
Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.
Приказы вступают в силу с момента их подписания. Но иногда есть пункты со своими сроками вступления в силу.
Нумеруются приказы в течение календарного года.
Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник ОК или работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу: "С приказом ознакомлен", подпись работника, дата ознакомления.
Приказы оформляются на бланках формата А4.
Срок хранения приказов 75 лет.
Состав реквизитов приказа по личному составу:
наименование министерства или ведомства (если есть);
название организации;
ПРИКАЗ- название вида документа;
место издания (город);
дата, номер;
заголовок;
текст (может делиться на пункты).
Первый вариант - пункты могут начинаться с глаголов: ПРИНЯТЬ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПЕРЕВЕСТИ (пишутся крупными буквами, от левого поля, с открытой пунктуацией), затем с красной строки - фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого распространяется действие приказа; текст может быть в формализованном виде.
Второй вариант - оформление текста: распорядительные пункты начинаются фамилией, именем, отчеством сотрудника, затем глагол - перевести, принять, уволить и далее текст пункта:
основания к пунктам;
подпись;
визы согласования заинтересованных лиц;
подписи сотрудников, ознакомленных с приказом;
отметка о направлении в дело.
Часто ИЗ ПРИКАЗА делаются выписки.
Выписка из приказа - копия части подлинного документа.
Реквизиты выписки:
наименование министерства или ведомства, название организации, автора документа, пишется крупно;
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА - название вида документа;
дата и номер подлинного документа (приказа);
место издания (город);
заголовок;
констатирующая часть (если есть);
постановляющая часть - тот пункт приказа, который необходим;
подпись - (наименование должности лица подписавшего ПРИКАЗ, вместо личной росписи - слово подпись, расшифровка подписи: инициалы и фамилия);
заверительная надпись (через 3 интервала ниже реквизита "подпись").
Заверительная надпись состоит из слова "Верно", пишется от начального поля с большой буквы, мелко без кавычек и знаков препинания. Наименование должности сотрудника, заверившего выписку, пишут от начального (левого) поля (не более 28 печатных знаков), личная подпись и расшифровка подписи (после 48 печатных знаков, 61 деление).
Дата заверительной надписи (пишется от начального поля).
Домашнее задание № 8. Составьте
приказ по личному составу для Вашего
предприятия.
Документ 9. Трудовые контракты (договоры)
Контракт – это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.
Трудовой контракт (договор) - соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, с подчинением трудовому распорядку, а учреждение, предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечить условия труда, предусмотренные законодательством, соглашением сторон.
КЗоТ употребляет: термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы. На эти документы распространяется единый правовой режим и стороны сами выбирают наименование.
Различают основные и дополнительные условия трудового договора (контракта).
Основные условия договора (контракта) включают соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), квалификации, месте работы (предприятие, структурное подразделение, их местонахождения), срок действия и вид трудового договора (контракта), условия оплаты труда.
Дополнительные условия могут касаться любых вопросов труда, социально-бытового обслуживания работника. Могут быть включены, например, соблюдение коммерческой тайны, достижение определенных результатов труда,
Контракты заключаются:
- на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу,
- на определенный срок не более пяти лет,
- на время выполнения определенной работы.
Срочный трудовой контракт (договор) заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы, или интересов работника. Срочные договоры заключаются тогда, когда работа не имеет постоянного характера (замещение работника находящегося в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске, в командировке). День выхода такого работника на работу считается днем окончания срочного трудового договора замещающим работником. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договоры о временной и сезонной работе.
По статье КЗоТ трудовой контракт (договор) должен заключаться в письменном виде. Это дает гарантии сторонам в реализации достигнутых договоренностей.
В контрактах (договорах) рекомендуется указывать следующие основные условия:
место работы (предприятие его адрес),
конкретная работа по профессии, должности,
дата начала работы и ее окончание (для срочных договоров),
оплата труда,
обязанности предприятия по охране труда.
Могут быть дополнительные условия сторон:
испытательный срок,
совмещение профессий,
дополнительный отпуск,
повышение квалификации и т.д.
В контракте (договоре) определяются обязанности или дается ссылка на должностную инструкцию.
В контракте (договоре) не могут быть установлены следующие условия: основания увольнения работника, взыскания не предусмотрены законом, полная материальная ответственность, кроме случаев, предусмотренных КЗоТ (ст. 121).
Контракт составляется в 2 экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации (1 экз. - в организации, 2 - у работника). Трудовые контракты включаются в состав личных дел. Если личные дела не заводятся, контракты формируются в отдельное дело по алфавиту.
Трудовые контракты хранятся 75 лет, если отсутствует приказ поличному составу или 5 лет после увольнения при наличии приказа по личному составу.
Домашнее задание № 9. Составьте
договор о приеме на работу сотрудника
на Ваше предприятие.
Документ 10. Личная карточка работающих и служащих
Одним из основных документов по учету личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих.
Форма карточки типовая (форма Т-2). Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. личная карточка
1. Заводится на всех сотрудников, принятых на работу;
2. Состоит из вопросов, и ответов на них.
3. Используется для анализа состава и учета движения кадров. Имеют типовую межведомственную форму, утвержденную органами статистики.
4. Заполняется в одном экземпляре. Все изменения, предусмотренные формой» должны отражаться в личной карточке своевременно.
5. Ставится в алфавитную картотеку работающих.
При использовании компьютеров могут вводиться данные о сотрудниках, затем на их основе распечатываться по форме Т-2.
Личная карточка заполняется сотрудником, ответственном за документы по личному составу после подписания приказа о приеме на работу. Графы, в которых возможно частое внесение изменений, заполняют карандашом.
На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, национальность, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указываются на основании записей в трудовой книжке. В обязательном порядке проставляются дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она заведена. При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа и указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа.
По краям личной карточки предусмотрена зона для кодирования содержащейся в ней информации о работнике, что дает возможность оперативного поиска нужной карточки с помощью соответствующих технических средств.
Домашнее задание № 10. Составьте
образец личной карточки вновь прибывшего
сотрудника.
Документ 11. Трудовая книжка
Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, в которые заносятся общие сведения о работнике, сведения о работе с начала трудовой деятельности, поощрениях и награждениях. Формулировки в трудовых книжках должны соответствовать формулировкам, указанным в КЗоТ РФ.
Трудовая книжка - основной документ подтверждающий стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать ее.
Трудовые книжки на работников ведутся на предприятиях не зависимо от формы собственности. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Поступающие на работу впервые предоставляют документ о последнем занятии уволенные из рядов Вооруженных сил - военный билет.
Оформление трудовой книжки.
Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек изложен в "Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях". Это основной справочный материал для сотрудников, работающих с трудовыми книжками.
Заполнение трудовой книжки, впервые производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
В трудовые книжки вносятся данные:
сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
сведения о работе: прием, перевод, увольнение;
сведения о награждениях и поощрениях;
сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об изобретениях и рационализаторских предложениях.
Взыскания в трудовую книжку не вносятся.
Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа, не позднее недельного срока, при увольнении - в день увольнения. Записи соответствуют тексту приказов; производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой черным, синим или фиолетовым цветом.
Фамилию, имя, отчество пишут полностью, на основании паспорта или свидетельства о рождении.
Образование - на основании диплома, аттестата, удостоверения. Запись о незаконченном образовании подтверждается справкой учебного заведения, зачетной книжкой.
Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. Работник организации своей подписью заверяет правильность внесения сведений, ставит печать.
Вкладыш к трудовой книжке.
Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополняется вкладышем. Без трудовой книжки вкладыш не действителен. О вкладыше на титульном листе трудовой книжке вверху ставиться надпись "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, ведется в том же порядке. С каждой записью в трудовой книжке администрация обязана ознакомить владельца книжки под расписку.
Дубликат трудовой книжки.
Потеряв трудовую книжку или вкладыш, необходимо заявить об этом администрации по месту работы.
Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульного листа. При заполнении дубликата вносятся записи о работе, награждениях, поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов. Если работник уже имел стаж работы до данного предприятия, то при заполнении раздела "Сведения о работе" делается запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами. Общий стаж записывается суммарно (количество лет, месяцев, дней работы без уточнения). Затем общий стаж подтвержденный документами, записывается по периодам работы (наименование предприятия, где работал, цех, отдел), должность, дата увольнения, причина увольнения.
Указывается наименование, дата и номер документа на основании которого произведены записи в дубликате.
Администрация обязана содействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж работы, до поступления в данное учреждение.
Если трудовая книжка пришла в негодность (испачкана, замазана и т.п.), администрация выдает работнику дубликат. На титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, пишут: "Взамен выдан дубликат". Книжку возвращают владельцу. На новом месте работы предъявляют дубликат трудовой книжки.
Внесение изменений в записи трудовой книжки.
Изменение записей (о фамилии, дате рождения, образовании) производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорт, свидетельство о рождении, о браке, об образовании и т.д.) со ссылкой на номер и дату этих документов. Эти изменения пишут на титульном листке книжки.
Ранее внесенная запись должна быть зачеркнута одной чертой, записывается новая.
Ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя или сотрудника, ведущего кадровую документацию, ставится печать организации или отдела кадров.
Обнаруженные неправильные записи о работе, переводе на работу, о поощрениях исправляются администрацией предприятия, где эта запись была сделана. Если организация, сделавшая неправильную запись, ликвидирована, исправление делает организация правопреемник, при ее отсутствии - вышестоящая организация, которой подчинялась ликвидированное предприятие.
Исправленные сведения должны соответствовать подлиннику приказа. В случае утраты приказов исправление вносится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ. В разделах "Сведения о работе", "Сведения о награждениях зачеркивание неточных записей не разрешается. Чтобы внести изменения, после неверной записи в графе 3 пишется: "Запись за №_ недействительна. Принят по профессии маляр". В графе 4 повторяется дата, и номер приказа запись, из которого сделана неправильно. В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую работу, если увольнение или перевод не законны.
Выдача трудовой книжки при увольнении.
Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за время вынужденного прогула. Днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки. Издается новый приказ о новом дне увольнения. При увольнении рабочего, служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях внесенные в трудовую книжку во время работы в организации, фирме заверяются подписью руководителя или начальника отдела Кадров (если он есть) и печатью.
Пересыпка трудовой книжки почтой допускается только с согласия работника.
В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки ближайшим родственникам и под расписку или высылается почтой по их требованию. Если работник отсутствует на работе в день увольнения, администрация в этот день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работника, последний расписывается в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета трудовых книжек, в журнале фиксируется дата выдачи книжки и основание ее выдачи.
Учет трудовых книжек
В организациях ведется документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек. Существует приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Есть книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходную книгу ведут в бухгалтерии предприятия (кассир). Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется кадровой службой предприятия или лицом, ответственным за обеспечение кадровой деятельности документами. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, трудовые книжки и вкладыши выданные вновь.
Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью директора и печатью.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии, как документы строгой отчетности и выдаются по заявке под отчет ответственному за ведение кадровой документации. Сотрудник сам может купить трудовую книжку в канцелярском магазине.
По окончании каждого месяца (квартала) в бухгалтерию предоставляется отчет о наличии бланков и вкладышей, о суммах, полученных за заполнение книжки и вкладыши. На испорченные бланки составляется акт. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров отдельно от остальных трудовых книжек. Затем, невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве 50 лет, по истечении этого срока могут быть уничтожены в установленном порядке.
Домашнее задание № 11. Заведите
трудовую книжку на себя и сделайте
необходимые записи, согласовав их с
преподавателем.
Документ 12. Личное дело
Личное дело - совокупность документов, содержащих, необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.
Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован нормативами, предприятия по разному решают вопросы их ведения. Одни организации заводят личные дела на всех сотрудников, другие - на руководителей и ведущих специалистов.
Каждое дело формируется в отдельной папке. На обложке делают отметки: № дела, фамилия, имя, отчество работника, дата поступления на работу.
Работники, ведущие кадровую документацию, отвечают за правильное оформление личных дел.
Документы рекомендуется включать в личное дело в такой последовательности:
внутренняя опись документов дела,
дополнения к анкете (дополнение к личному листку по учету кадров),
заявление о приеме на работу, ,
анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров),
трудовой договор (если есть),
приказ о приеме на работу (копия),
документы об образовании (копия),
характеристики или рекомендательные письма.
В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельства аттестационные листы и т.п.). Копии приказов о переводах по службе в личное дело не включаются.
На документы личного дела составляется внутренняя опись. Каждый документ дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, указывается дата формирования личного дела. Начальная дата - дата заявления о приеме на работу, конечная - дата увольнения. Личное дело ведется в одном экземпляре. Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается.
Изъятие документов из личного дела может быть проведено лишь с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за кадровую документацию, где указывается с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан, когда будет возвращен.
Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководителя. Выдача учитывается по контрольной карточке, которая ставится на место выданного дела. В ней указано: когда, куда и кому выдано дело и ставится подпись яйца получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения, она вкладывается в дело.
Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении номер дела используется для личного дела вновь принятого работника. Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется акт. Хранятся личные дела в специальных шкафах. Дела располагаются по порядку номеров слева направо, сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или межведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел. Для передачи дел в архив все листы, кроме внутренней описи и листа заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу черным, карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов личного дела нумеруются отдельно. В конце личного дела помещается "заверительная надпись", составленная на "ЛИСТЕ-ЗАВЕРИТЕЛЕ ДЕЛА" (оформляется по установленной форме). "Лист заверитель" - служит для учета количества листов в деле и фиксирует особенности их нумерации и физическое состояние. Заверительная надпись подписывается ее составителем. Все изменения в составе личного дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий документ. Заверительная надпись пишется только на листе-заверителе, но не на обложке дела или на обороте листа последнего документа.
Домашнее задание № 12. Заведите
личное дело на Вашего лучшего друга
(подругу).
Документ 13. Характеристика
Характеристика - документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем.
Характеристику составляет администрация и общественные организации (если они есть), предприятия, по просьбе работника, по запросу других организаций, по инициативе работника.
Характеристика составляется на стандартном листе бумаги в произвольной форме. Реквизиты характеристики:
наименование вида документа;
текст;
подписи;
дата;
печать.
Текст, как правило, состоит из двух частей: вводной, где указывается фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии; основной, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград, поощрений, отношения с сотрудниками. Завершающая фраза: "Характеристика выдана для предоставления...".
Если характеристика утверждается общественной организацией или трудовым коллективом, то дается ссылка на дату и номер протокола заседания, собрания. Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяется печатью. Характеристика составляется в двух экземплярах.
Данные вводной части характеристики могут оформляться после 32 печатных знаков от левого поля (45 деление линейки печатной машинки, 4 положение табулятора), столбиком через I интервал или с красной строки (пять ударов от левого поля), через 1,5 интервала.
Документ 14. Личный листок по учету кадров
Личный листок по учету кадров (анкета) - перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д.
Личный листок по учету кадров заполняется от руки работником при поступлении на работу. Личный листок должен быть проверен сотрудником ответственным за документационное обеспечение кадровой деятельности. Ответы на вопросы даются полностью без сокращений, пропусков, исправлений согласно личных документов (паспорта, трудовой книжки, документов об образовании). Отрицательные ответы пишутся без повторения вопросов - "не знаю", "не имею", "не владею", "не был".
В графе "ОБРАЗОВАНИЕ" указывают: "высшее", "незаконченное высшее", "среднее специальное", "среднее", "неполное среднее", "начальное" согласно документа об образовании работника.
В графе - "ВЫПОЛНЯЕМАЯ РАБОТА С НАЧАЛА ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ" указывают сведения о работе в соответствии с трудовой книжкой. Первой записью в трудовой книжке могут быть сведения об обучении в учебном заведении, эти сведения также отмечаются в данной графе. Здесь же указывается информация о перерывах в работе (учеба, болезнь, иждивение, отпуск).
Работник, занимая различные должности на одном предприятии, должен указать время пребывания в них,
В графе СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ указываются сведения: женат (замужем), вдовец (вдова), холост (не замужем), перечисляются члены семьи, с указанием степени родства, проживающие вместе с работником (отец, мать, жена, сын и т.д.). Надо указать фамилию, имя, отчество, год рождения, чем занимается каждый член семьи.
Анкета - аналогичная форма "Личного листка по учету кадров", содержит те же графы. Могут входить дополнительные сведения (вопрос об изменении фамилии).
Анкета подписывается поступающим на работу и лицом, ответственным за документы по кадрам. Личный листок подписывает поступающий на работу. Заполняются в одном экземпляре. Прилагаются копии документов об образовании, ученой степени и т.д., заверенные подписью и печатью, фотография.
Дополнение к личному листку.
В дополнении к личному листку (анкете) - отмечаются сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка (анкеты). Документ имеет табличную форму. Указывается фамилия, имя отчество работника и два раздела. Первый раздел - фиксирует перемещение по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, указывается соответствующий документ; второй раздел - фиксирует изменения в образовании, изучении иностранных языков, наличии воинского звания, пребывании в загранкомандировках, награждении, участии в выборных органах власти, повышении квалификации.
Bсе изменения подтверждаются документами: приказами по личному составу, документами ЗАГСа, документами учебных заведений и т.д. Дополнение к «личному листку» (анкете) заполняет работник, ведущий документы по кадрам. Обязательным реквизитом "Дополнения к личному листку" является отметка о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметка пишется на оборотной стороне листка, состоит из надписи: "Личное дело проверено", даты и подписи.
Индивидуальное задание № 4.
Каждая подгруппа, занимаясь «созданием» своего предприятия, выполняет все изученные документы по «созданному» предприятию и помещает их в заведенную ранее папку.
Контрольные вопросы:
1. Какие документы относятся к группе документов по личному составу?
2. В чем особенности составления документов по личному составу?
Практическое занятие 4