3. Чинники, які впливають на розвиток форм бухгалтерського обліку

На розвиток форм бухгалтерського обліку впливають наступ­ні чинники [8, С. 238-241]:

• необхідність широкого розподілу праці між обліковими працівниками;

• необхідність ведення детального аналітичного обліку (аналітичний облік пройшов три стадії розвитку: книжкова, карткова, комп’ютеризована);

• необхідність швидкого одержання результатної інформації.

Облікову роботу уповільнюють два моменти: арифметичний підрахунок та переписування. У зв’язку з цим говорять про “проблему ажуру” в бухгалтерії. Ажур – швидкість обробки облікових даних на шляху від реєстрації первинної інформації до формування звітів. Або такий стан облікових записів підприємства, при якому вони не відстають від здійснених господарських операцій і дають правильну картину діяльності та фінансового стану підприємства.

Розрізняють два види ажуру:

а) господарський;

б) технологічний.

Господарський ажур – така організація документування, при якій складання первинних документів відбувається одно­часно зі здійсненням господарських операцій або безпосередньо після їх здійснення. Технологічний ажур – така організація роботи бухгалтерів, при якій первинні документи заносяться в регістри обліку відразу після їх складання.

Повного ажуру досягти неможливо при паперових формах обліку, так як бухгалтерія оперує оформленими і перевіреними документами, для складання яких слід подолати певні перешкоди в часі і просторі.

4. Комп’ютерні форми бухгалтерського обліку

В історії комп’ютерних форм обліку, в залежності від тех­нічних засобів, що використовуються, можна виділити наступні три етапи:

1. Використання перфораційних машин. Вперше новий під­хід до організації бухгалтерського обліку при комплексній його механізації був розроблений в умовах застосування перфора­ційних обчислювальних машин в кінці 50-х років XX століття. Ця форма бухгалтерського обліку отримала назву таблично-пер­фокарткової (В.І. Ісаков, 1955 р). Вона була розроблена для під­приємств, що використовували перфораційні машини, і перед­бачала перенесення даних із кожного документа на машинний носій – перфокартку. По кожній ділянці обліку: обліку виробни­чих запасів, оплати праці, готової продукції тощо, складалися масиви перфокарток. Таблично-перфокарткова форма обліку за послідовністю формування даних не відрізняється від фран­цузької форми обліку і є невдалою спробою її механізації (рис. 12) [8, С. 244].

Рис. 12. Таблично-перфокарткова форма обліку

В основу комплексної механізації бухгалтерського обліку за таблично-перфокартковою формою був покладений принцип безперервності обробки облікової інформації на обчислюваль­них пристроях при повній механізації всіх облікових робіт. При цьому відбувся перерозподіл робіт, і значна частина операцій облікового процесу виконувалася персоналом обчислювального центру. Суттєва особливість цієї форми полягала в тому, що в ній поєднувалося використання двох видів нанесеної на перфокартку інформації – змінної (разової) і постійної (норма­тивно-довідникової). Документи про господарські операції, оформлені в пачки, перевірені і прийняті для обробки, реєстру­валися у спеціальному журналі приймання документів і реєст­рації контрольних чисел, що був призначений для контролю за зберіганням цих документів і для перевірки повноти записів у табуляграмах. Зареєстровані документи передавалися на перфо­ратор для набивання перфокарток. Підготовлені перфокартки направлялися на обчислювальні машини, де відбувалося їх групування. Всі дані, записані за певний період, пропускалися через відповідний зчитувальний пристрій для друку інформації і підрахунку контрольних підсумків, при цьому друкувався Журнал операцій, який служив також контрольною табуляг­рамою. Після перевірки інформаційних масивів друкувалися робочі табуляграми, підсумки яких контролювалися перевірени­ми підсумками Журналу операцій. На підставі даних про сальдо та обороти друкувалася відомість по аналітичних рахунках. Протягом місяця по рахунках з різною періодичністю склада­лися табуляграми-регістри синтетичного обліку. По закінченні звітного періоду друкували табуляграму – оборотну відомість по синтетичних рахунках. Підсумки оборотних відомостей по аналітичних рахунках порівнювали з даними оборотної відомос­ті по синтетичних рахунках. При складанні табуляграми – обо­ротної відомості по синтетичних рахунках автоматично виго­товлялися носії за вихідним сальдо. Після одержання оборотної відомості складали баланс.

2. Використання комп’ютерів третього покоління (великих та середніх) та багатотермінальних обчислювальних систем. Впро­вадження в СРСР в практику облікового процесу електрон­но-обчислювальних машин, типу “Урал”, “Дніпро”, “Мінськ”, ЄС привело до створення таблично-автоматизованої форми обліку (рис. 13).

В цій формі первинні дані, окрім паперових носіїв, можуть одразу фіксуватися на машинних носіях, що дозволяє автома­тизувати збір первинної інформації. На машинних носіях збері­гається також поточна, нормативно-довідкова і вхідна інформа­ція. Оскільки нормативно-довідкова інформація підлягає бага­торазовому використанню, вона заноситься до спеціальних баз даних. В залежності від використання технічних засобів і носіїв інформації розрізняють два способи введення облікової інфор­мації: безпосередній та з використанням периферійної техніки. Одним із найважливіших принципів цього етапу розвитку комп’ютерних форм обліку є використання режиму запиту з метою отримання звітів по необхідних показниках. З цією метою бухгалтер заповнює стандартний документ, в якому вказується вид запиту. Після цього комп’ютер надає необхідну інформацію.

Рис. 13. Таблично-автоматизована форма обліку

3. Використання персональних комп’ютерів та обчислюваль­них мереж.

Можливості обчислювальної техніки забезпечують не лише універсальний характер її застосування, виходячи з загальних методологічних підходів організації бухгалтерського обліку, але й дозволяють використовувати програми, налагоджені на конкретне підприємство з урахуванням пропозицій замовника.

Застосування комп’ютерних мереж характеризує собою новий етап використання обчислювальної техніки. Вони дозво­ляють ефективно поєднувати між собою можливості комп’юте­рів та ліній зв’язку. База даних системи розташовується на одному комп’ютері – сервері локальної мережі. Використання єдиної бази даних потребує комунікацій між всіма комп’юте­рами та сервером. Ці можливості надає локальна обчислюваль­на мережа.

Форма обліку, яка базується на застосуванні комп’ютерів чет­вертого покоління та електронних засобів комунікації називаєть­ся комп’ютерно-комунікаційною формою обліку (рис. 14) [8, С. 251].

Рис. 14. Комп’ютерно-комунікаційна форма обліку

Дослідження особливостей комп’ютерно-комунікаційної фор­ми обліку дозволяє сформулювати основні її принципи.

1. Основою комп’ютерно-комунікаційної форми обліку є електронний обліковий регістр.

2. Бездокументний збір первинних даних за допомогою пери­ферійних пристроїв та їх передача за допомогою засобів кому­нікації дистанційними каналами до комп’ютерів є основним способом здійснення документування господарських операцій.

3. Інформацію, яка відображає відхилення за тими або інши­ми господарськими операціями (наприклад, відхилення від вста­новлених нормативів, планових завдань тощо), можна отримати автоматично за запитом.

4. На підставі вхідних первинних даних, одноразово зафіксо­ваних на електронних носіях інформації, здійснюється інтегро­вана обробка облікових даних з необхідним рівнем деталізації та оперативності. При цьому використовується єдина інформа­ційна база даних, що накопичує всю необхідну для системи обліку інформацію.

5. Одноразове введення даних – обліковий запис перетворю­ється на облікову фразу, що призначена для перенесення даних на комп’ютерні носії та їх обробки в комп’ютеризованій системі обліку.

6. Один журнал хронологічного запису – багато регістрів систематичного запису. За обліковими фразами формується єдиний електронний обліковий регістр – Журнал господарських операцій, хоча більшість програм для комп’ютеризації бухгал­терського обліку дозволяють перегляд інформації у вигляді журналів-ордерів, відомостей тощо.

7. Один синтетичний рахунок – багато аналітичних рахунків. Кількість рахунків аналітичного обліку залежить від мети, що поставлена керівництвом перед обліком, і ніяк не обмежується.

8. Звітна інформація виводиться у визначений строк, а робо­ча (довідки, звіти для управлінців) в будь-який момент може бути одержана за запитом -дані для цих документів одержують шляхом вибірки з Журналу операцій за певними алгоритмами.