Тема 7. Инструментальные средства автоматизации аналитической работы и планирования
Содержание:
1. Инструментальные средства поддержки аналитической работы и их классификация.
2. Аналитические инструментальные средства пакетов прикладных программ широкого применения.
3. Специализированные информационно-аналитические системы.
1. Инструментальные средства поддержки аналитической работы и их классификация.
В реальности, аналитическая работа на современных предприятиях пока ещё носит частично автоматизированный характер ввиду ряда причин:
отсутствия опыта у IT специалистов и знания рынка средств автоматизации поддержки аналитической деятельности и возможностей этих средств;
дороговизна профессиональных средств поддержки аналитической деятельности;
отсутствие формализации бизнес процессов, протекающих на предприятии, что делает невозможным регламентный сбор информации;
сильная децентрализация собираемой первичной информации по отдельным системам;
отсутствие интеграции между информационными системами, работающими в рамках разных предметных технологий внутри одного предприятия;
и др.
Поэтому до сих пор разрабатываются и пользуются большой популярностью отдельные информационные системы, автоматизирующие части общей аналитической технологии. Исходя из понятия и содержания аналитической работы можно выделить следующие направления инструментов поддержки аналитической работы, автоматизирующих её в различных пределах:
универсальные программные продукты, которые можно использовать для сбора и просмотра данных (excel, Access и др.);
универсальные программные продукты, которые могут производить групповые действия с произвольными наборами данных (Excel, Statistica, Mathcad) – отсутствие мета-моделей предметной области и заранее подготовленного набора отчётов;
отдельные программные продукты, которые могут автоматизировать не профильные для аналитической работы операции (например, копирование данных, рассылка подготовленных отчётов и т.д.);
специализированные аналитические системы, поддерживающие ведение мета-моделей предметной области и содержащие репозиторий заранее подготовленных к использованию отчётов, но автоматизирующие лишь часть из общей концепции BI;
полноценные профессиональные ИАС, автоматизирующие большинство аспектов и задач аналитической деятельности на предприятии.
Остановимся более детально на некоторых системах.
2 Аналитические инструментальные средства пакетов прикладных программ широкого применения.
Скорее всего, никто не будет возражать против того, что пакет программ Microsoft Office является самым распространённым среди большинства пользователей ПК – все пользуются текстовым редактором Word для составления бланков, рефератов, дипломов, договоров, отчётов и других документов. Все также пользуются электронной таблице Excel для создания таблиц, отчётов, диаграмм и проведения расчётов. Но, умея пользовать базовой функциональностью Excel, лишь немногие знают, что в их руках находится гибкий аналитический инструментарий. Остановимся более подробно на его аналитических возможностях.
Основным инструментом анализа внутри Excel являются сводные таблицы. Сводная таблица Excel (PivotTable) представляет собой интерактивную таблицу, применяемую для суммирования или статистического анализа большого количества исходных данных, обычно содержащихся в одном из диапазонов ячеек Excel, либо являющихся результатом запроса к какой–либо базе данных. Строки и столбцы подобной интерактивной таблицы базируются на данных из нескольких столбцов исходной таблицы. Ячейки сводной таблицы представляют собой суммы значений одного из числовых полей исходной таблицы. При этом суммирование производиться для тех строк исходной таблицы, в которых значения столбцов, образовавших столбцы и строки сводной таблицы, совпадают с именами строк и столбцов сводной таблицы, на пересечении которых находится данная ячейка. В некоторых источниках сводные таблицы называют перекрестными таблицами или кросс-таблицами.
В Excel поля сводной таблицы можно менять местами, добавлять или удалять, а сами суммируемые данные можно фильтровать по значению других наборов столбцов исходной таблицы с целью более подробного рассмотрения какой-либо конкретной области этих значений. Это позволяет создавать различные способы отображения суммарных значений для одной и той же исходной таблицы. Структура сводной таблицы изображена на рисунке 1.
Поля фильтров |
|
|
Поля столбцов |
Поля строк |
Поля данных и итогов |
Рисунок 1. Структура сводной таблицы
Пользователь может изменить вид сводной таблицы, перемещая имена полей с панели инструментов сводной таблицы (PivotTable) на сводную таблицу или возвращая их обратно на инструментальную панель. Список полей исходной таблицы появляется на панели инструментов PivotTable в момент начала редактирования сводной таблицы и исчезает после прекращения ее редактирования.
Следует заметить, что сводная таблица Excel может быть построена на основании данных любого ODBC- или OLE DB-источника данных, а том числе данных OLAP – кубов, доступных с помощью соответствующих OLE DB-провайдеров. Помимо того Excel допускает использование более одного поля исходной таблицы для формирования строк, столбцов и фильтров, что позволяет создавать сводные таблицы с иерархическими метаданными.
При необходимости в Excel можно построить сводную диаграмму, синхронизированную со сводной таблицей. Для этого достаточно нажать соответствующую кнопку на панели инструментов PivotTable, и, если нужно отредактировать внешний вид диаграммы. Отметим, что с помощью панелей инструментов, а также выпадающих списков на осях диаграммы и легенде, можно управлять отображением данных на сводной диаграмме, например, выполнять операцию drill-down, при этом сводная таблица будет меняться синхронно с диаграммой.
Для того, чтобы начать пользоваться аналитическими возможностями необходимо, чтобы в распоряжении Excel стали доступны какие-либо исходные данные. Источником данных может быть как собственный лист Excel, так и любой внешний источник (файлы с данными или СУБД, доступ к которым можно получить с использованием стандартных драйверов ODBC). Для упрощения знакомства будем использовать данные из собственного листа Excel (рис.2). На рисунке приведены данные о продаже компьютеров в салоне.
Рисунок 2. Данные на листе Excel
Первое, что требуется рассчитать – это количество проданных компьютеров каждым из менеджеров. Вы наверняка скажите: «что тут считать». Всего лишь 30 строк – легко вручную пересчитать. А если строк будет не 30, а 30000 – что тогда делать? Для решения этой простейшей задачи можно воспользоваться функцией расчёта итогов (пункт меню Данные-> Итоги):
выделяем все столбцы с данными;
выполняем сортировку данных по полю менеджер:
- пункт меню Данные-> Сортировка;
- в выпадающем списке «сортировать по» выбираем «менеджер»;
- нажимаем кнопку «ОК».
снимаем выделение, установив курсор на любую ячейку с данными;
выбираем пункт Данные -> Итоги:
- выбираем в списке «При каждом изменении в:» поле «менеджер». (данная опция необходима для того, чтобы при построчном анализе исходных данных счётчик обнулялся при каждом изменении значения выбранного поля);
- в поле «операция» выбираем «количество», т.к. цель – посчитать количество проданных каждым менеджером компьютеров. Помимо количества возможно также использование операций сумма, среднее, максимум, минимум, произведение, количество чисел, смещённое отклонение, несмещённое отклонение, смещённая дисперсия, несмещённая дисперсия;
- нажимаем кнопку «ОК».
В результате выполнения описанных действий на листе посчитаются итоги (рис. 3).
Рисунок 3. Количественные итоги продаж компьютеров по менеджерам
Так можно решить простейшую задачу подсчёта итогов. Немного усложним задачу и попытаемся рассчитать на какую сумму каждый из менеджеров продал компьютеров различных производителей. Её решение использованием базовой функциональности итогов крайне сложно и будет требовать от пользователя помимо расчёта итогов выполнения ручных операций. Здесь на помощь приходит такой инструмент как «сводная таблица». Итак, возвращаем данные в исходное состояние и выполняем следующую последовательность действий:
выбираем пункт меню Данные -> Сводная таблица;
из первого списка выбираем «в списке или базе данных Microsoft Excel», а из второго «сводная таблица» и нажимаем кнопку «Далее>»;
выделяем диапазон, в котором находятся данные для анализа. Диапазон должен включать и стоку заголовка с названиями колонок. Нажимаем кнопку «Далее>»;
выбираем поместить таблицу в «новый лист» и нажимаем кнопку «Готово».
Результат представлен на рисунке 4.
Рисунок 4. Результат работы мастера сводных таблиц
Теперь можно заняться построением отчётов. Для этого необходимо перенести требуемые поля из списка полей сводной таблицы (правая часть) в соответствующие зоны сводной таблицы (левая часть). Узнаем, на какую сумму каждый из менеджеров продал ПК с процессором Intel в зависимости от объёма жёсткого диска. Для этого выполним следующие действия:
перенесём поле «менеджер» в зону поля столбцов;
перенесём поле «объём жёсткого диска» в зону поля строк;
перенесём поле «сумма» в зону элементов данных.
В результате выполнения данных действий получится общая информация по продажам в разрезе менеджеров и объёма жёсткого диска ПК (рис. 5).
Рисунок 5. Продажи ПК
Теперь добавим условие на процессоры Intel:
перенесём поле «тип процессора» в поля страниц;
выберем тип процессоров Intel, нажав на выпадающий список рядом с полем и выбрав соответствующее значение.
Результат представлен на рисунке 6.
Рисунок 6. Результат построения отчёта (сводная таблица)
Помимо сводной таблицы в Excel имеется аналогичная возможность построения сводных диаграмм (рис. 7).
Рисунок 7. Результат построения отчёта (сводная диаграмма)
Таким образом, при помощи средства MS Excel подготовленный пользователь сможет без труда сформировать достаточно сложные аналитические таблицы и диаграммы и использовать их в процессе принятия решений.
Помимо Excel существуют также более специализированные инструменты, которые предназначены именно для анализа, но не имеют привязки к конкретной предметной области.